Datenschutzerklärung

1. Unsere Rolle

Für Konto- und Abrechnungsdaten sind wir Verantwortlicher. Für Inhalte, die eine Kundenorganisation (der „Arbeitsbereich“) in den Dienst einstellt — Nachrichten, Dateien, Aufgaben, Ankündigungen und Wiki-Seiten —, ist der Arbeitsbereich Verantwortlicher, und wir verarbeiten sie nach dessen Weisung als Auftragsverarbeiter. Personaldaten (Personalakten, Personalmaßnahmen, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsmitteilungen, Bescheinigungen und Ähnliches) verarbeitet der Arbeitsbereich als Arbeitgeber und Verantwortlicher zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses; das Unternehmen verarbeitet sie im Auftrag des Arbeitgebers. Kontonummern, nationale Identifikationsnummern (nur wenn der Arbeitsbereich deren Speicherung erlaubt) und Gehaltsbeträge werden feldweise verschlüsselt, nie für Suche, KI oder externe Integrationen (MCP) verwendet und sind nur für berechtigtes Personalpersonal und die betroffene beschäftigte Person sichtbar; jeder Zugriff wird protokolliert. Anfragen zu Ihren Personaldaten richten Sie bitte an Ihren Arbeitsbereich (Arbeitgeber); Fragen zum Dienst an [email protected]. Wenn Sie die E-Mail-Integration nutzen, werden Kopien der E-Mails aus Postfächern, die ein Mitglied verbindet (Google Workspace/Gmail, Microsoft 365/Outlook oder IMAP/SMTP-Dienste wie Naver Works, Daum und Hiworks) — Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Text und Liste der Anhänge —, mit dem Arbeitsbereich als Verantwortlichem und dem Unternehmen als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Das Unternehmen betreibt keinen Mailserver (MX); der Dienst ist nur eine E-Mail-App, die sich mit dem bestehenden Postfach verbindet. Verbundene E-Mails kann nur das Mitglied lesen, das sie verbunden hat, nicht aber Admins des Arbeitsbereichs oder andere Mitglieder. OAuth-Tokens und App-Passwörter werden verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert, und E-Mails sind von der Suche im Arbeitsbereich und vom Abruf durch Crane AI ausgeschlossen. Macht ein Mitglied aus einer E-Mail eine Aufgabe, einen Freigabeentwurf oder einen Kanalbeitrag, werden nur die ausgewählten Teile geteilt; E-Mail-Inhalte gehen nur dann an den KI-Anbieter des Arbeitsbereichs, wenn das Mitglied eine KI-Schaltfläche drückt. Externe Bilder sind standardmäßig blockiert und werden nur über unsere Server geladen, wenn das Mitglied sie anzeigen lässt. E-Mail-Integration (falls genutzt): verbundene E-Mail-Adresse, Kopien von Kopfzeilen und Texten, Liste der Anhänge (Inhalte der Anhänge werden nicht gespeichert, sondern beim Öffnen vom Mailserver abgerufen), verschlüsselte OAuth-Tokens oder App-Passwörter und ein Versandprotokoll (nur Zeitpunkt und Zahl der Empfänger — keine Adressen, Betreffzeilen oder Texte). E-Mail-Kopien: sofortige Löschung, wenn das Postfach getrennt wird oder das Mitglied ausscheidet bzw. deaktiviert wird, sowie nach Ablauf einer vom Arbeitsbereich festgelegten Aufbewahrungsfrist. E-Mails im ursprünglichen Postfach werden nie gelöscht. Von Ihnen verbundene E-Mail-Dienste (z. B. Google LLC (USA), Microsoft Corporation (USA), koreanische E-Mail-Anbieter): Nur wenn ein Mitglied ein Postfach verbindet, verbinden wir uns über die Gmail API, Microsoft Graph oder IMAP/SMTP (TLS), um E-Mails zu synchronisieren und zu senden. Diese Dienste verarbeiten E-Mails nach ihrem Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitsbereich.

2. Welche Daten wir erheben

• Konto: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort (ausschließlich als Argon2id-Hash gespeichert), Sprache und Zeitzone.
• Arbeitsbereich: Firmenname, Abteilungen, Stellenbezeichnungen und Rollen, die von Administratoren eingegeben werden.
• Inhalte: Nachrichten, Dateien, Aufgaben, Kommentare, Ankündigungen und Wiki-Seiten, die Sie erstellen. Nutzt der Arbeitsbereich die entsprechenden Funktionen, verarbeiten wir außerdem: Personaldaten (nationale Identifikationsnummern, Gehaltsabrechnungen und Bankverbindungen verschlüsselt gespeichert), Arbeitszeit- und Urlaubsdaten, Leistungsbeurteilungen und 1:1-Notizen, Schulungsnachweise, verbundene dienstliche Postfächer, Helpdesk-Kundinnen und -Kunden sowie Website-Besuchende und am Empfangs-Kiosk erfasste Namen, Kontaktdaten (verschlüsselt) und Einwilligungsnachweise von Besuchenden.
• Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle: Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse (soweit möglich als Hash gespeichert), Browsertyp, aufgerufene Seiten und Fehlerprotokolle.
• Website-Analyse: Seitenpfad, Referrer, Sprache und ungefähres Land. Wir verwenden keine Werbe-Cookies.

3. Zwecke

• Bereitstellung des Dienstes, Authentifizierung der Nutzer und Durchsetzung von Berechtigungen. Dazu gehören die vom Arbeitsbereich aktivierten Funktionen: Personal-, Gehalts- und Arbeitszeitverwaltung, Leistungsbeurteilungen, Pflichtschulungen, E-Mail-Integration, Kundensupport und Besucherverwaltung.
• Versand von Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen und den von Ihnen aktivierten Benachrichtigungen.
• Sicherheit, Betrugsprävention, Audit-Protokollierung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.
• Verbesserung des Dienstes anhand aggregierter Statistiken.
• Beantwortung von Anfragen und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Speicherdauer und Löschung

• Kontodaten: bis zur Löschung Ihres Kontos, anschließend Löschung innerhalb von 30 Tagen.
• Inhalte des Arbeitsbereichs: bis zur Kündigung des Arbeitsbereichs oder bis zur Löschung der Inhalte gemäß dessen Aufbewahrungsrichtlinie, anschließend Löschung innerhalb von 30 Tagen. Wird die Löschung eines Arbeitsbereichs beantragt, werden nach einer Karenzzeit von 30 Tagen (stornierbar) alle Daten und Dateien vernichtet, und wir prüfen, dass nichts zurückbleibt. Scheidet ein Mitglied aus oder werden seine personenbezogenen Daten gelöscht, werden rein persönliche Daten sofort vernichtet, geteilte Inhalte der Person anonymisiert und gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen (z. B. nach koreanischem Recht Personalverzeichnis, Lohnkonto und Arbeitszeitnachweise 3 Jahre, steuerliche Belege 5 Jahre, Nachweise über Pflichtschulungen 3 Jahre, oder die Fristen des für den Arbeitgeber geltenden Rechts) nur für diese Dauer aufbewahrt und dann vernichtet. Besucherdaten werden nach der vom Arbeitsbereich festgelegten Frist automatisch gelöscht.
• Backups: werden in einem rollierenden Zyklus von bis zu 35 Tagen überschrieben. Wird eine separate Kopie des Dateispeichers vorgehalten, wird sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
• Zugriffsprotokolle: mindestens 1 Jahr (gesetzliche Mindestfrist für Zugriffsprotokolle nach koreanischem Recht) oder länger, wenn das Gesetz es verlangt.

Gelöschte Daten werden so vernichtet, dass sie nicht wiederhergestellt werden können; etwaige Papierunterlagen werden geschreddert.

5. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur mit Ihrer Einwilligung, auf Weisung des Arbeitsbereichs oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung an Dritte weiter.

6. Auftragsverarbeiter und Übermittlung ins Ausland

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Bei der Nutzung des Dienstes werden Daten über verschlüsselte Netzwerke übertragen.

• Cloudflare, Inc. (USA, globales Netzwerk): Auslieferung der Website, Sicherheit und Proxy-Dienste.
• Railway Corporation (USA): Anwendungsserver und Datenbank-Hosting.
• KI-Anbieter wie Anthropic PBC oder OpenAI, L.L.C. (USA): nur wenn ein Arbeitsbereich KI-Funktionen aktiviert; übermittelt werden ausschließlich die Frage und die Auszüge, auf die der Nutzer Zugriff hat, und diese werden gemäß unseren Verträgen nicht zum Training von Modellen verwendet.
• E-Mail-Versanddienstleister (USA): Einladungs-, Passwort-Zurücksetzungs- und Benachrichtigungs-E-Mails.

Übermittelte Daten: die in Abschnitt 2 aufgeführten Daten, soweit sie für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Speicherdauer: wie in Abschnitt 4 beschrieben. Sie können einer Übermittlung ins Ausland widersprechen, indem Sie die betreffende Funktion nicht nutzen oder Ihr Konto löschen; einige Funktionen stehen dann jedoch möglicherweise nicht zur Verfügung.

7. Ihre Rechte

Sie können jederzeit in den App-Einstellungen oder per E-Mail Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Gehören Ihre Daten zu einem Arbeitsbereich, können wir Ihre Anfrage an dessen Administrator weiterleiten. Wir antworten unverzüglich und innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

8. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS) und gehashte Passwörter.
• Strikte Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Berechtigungsprüfung bei jeder Anfrage.
• Kurzlebige Download-Links, Signaturprüfung bei Uploads und Rate-Limiting.
• Audit-Protokolle für administrative Aktionen und minimaler Zugriff durch Mitarbeitende.

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Anmeldesitzungen und den CSRF-Schutz. Die Website-Analyse kommt ohne Cookies aus; Besucher werden mithilfe eines täglich wechselnden anonymen Hashs gezählt. Sie können Cookies in Ihrem Browser blockieren, können sich dann aber nicht anmelden.

10. Kinder

Der Dienst ist für die geschäftliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Kinder unter 14 Jahren.

11. Datenschutzbeauftragter und Kontakt

Datenschutzbeauftragter: Workbami-Datenschutzteam

E-Mail: [email protected]

Sie können sich außerdem an das Meldezentrum für Verletzungen personenbezogener Daten (privacy.kisa.or.kr, 118) oder an den Schlichtungsausschuss für Streitigkeiten über personenbezogene Daten (www.kopico.go.kr, 1833-6972) wenden.

12. Informationen nach der DSGVO (EU/EWR) und Hinweise für die Schweiz

Dieser Abschnitt gilt für Personen in der EU bzw. im EWR. Verantwortlicher für Konto- und Abrechnungsdaten ist das Workbami-Team, erreichbar unter [email protected]. Soweit dieser Abschnitt Sie besser schützt als der Rest dieser Erklärung, geht er vor.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Bereitstellung des Dienstes und Konten; berechtigte Interessen (lit. f) für Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Audit-Logs, aggregierte Statistiken und Verbesserung des Dienstes; rechtliche Verpflichtungen (lit. c); Einwilligung (lit. a), wo wir sie einholen. Für Inhalte des Arbeitsbereichs bestimmt der Arbeitsbereich als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage, bei Beschäftigtendaten insbesondere nach dem jeweiligen Beschäftigtendatenschutzrecht.

Ihre Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

Drittlandübermittlung: Das Unternehmen sitzt in der Republik Korea, der Dienst wird in den USA gehostet. Übermittlungen stützen sich je nach Empfänger auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die Republik Korea, das EU-U.S. Data Privacy Framework (bei zertifizierten Empfängern) oder Standardvertragsklauseln. Informationen zu den Garantien erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail.

Vertreter und Datenschutzbeauftragter: Einen Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO und eine bzw. einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt. Anfragen bearbeitet das Workbami-Datenschutzteam.

Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen: Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir kein Konto anlegen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Schweiz: Für Personen in der Schweiz gelten die Rechte nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) entsprechend; Beschwerden können an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gerichtet werden.

Speicherort: Anwendungsserver, Datenbank und hochgeladene Dateien werden derzeit in den USA (Railway) betrieben; Auslieferung der Website, Sicherheit und Proxy laufen über das globale Netzwerk von Cloudflare. Ein Hosting in der EU bieten wir derzeit nicht an.

13. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung kündigen wir mindestens 7 Tage im Voraus (bei wesentlichen Änderungen 30 Tage) auf dieser Seite oder im Dienst an.