Kebijakan Privasi

1. Peran kami

Untuk data akun dan penagihan, kami adalah pengendali data pribadi. Untuk konten yang dimasukkan organisasi pelanggan (“Ruang Kerja”) ke dalam Layanan — pesan, file, tugas, pengumuman, dan halaman wiki — Ruang Kerja adalah pengendali, dan kami memprosesnya sebagai prosesor atas instruksi Ruang Kerja. Data SDM (data karyawan, surat keputusan kepegawaian, slip gaji, pemberitahuan cuti tahunan, surat keterangan, dan sejenisnya) diproses oleh Ruang Kerja sebagai pemberi kerja dan pengendali untuk mengelola hubungan kerja; Perusahaan memprosesnya atas nama pemberi kerja sebagai prosesor. Nomor rekening bank, nomor identitas nasional seperti NIK (hanya jika Ruang Kerja mengizinkan penyimpanannya), dan nominal gaji dienkripsi per kolom, tidak pernah dipakai untuk pencarian, AI, atau integrasi eksternal (MCP), dan hanya dapat dilihat oleh staf SDM yang berwenang dan karyawan yang bersangkutan, dengan setiap akses dicatat. Ajukan permintaan terkait data SDM Anda kepada Ruang Kerja (pemberi kerja); pertanyaan tentang Layanan ke [email protected]. Jika Anda memakai integrasi email kantor, salinan email dari kotak surat yang dihubungkan anggota (Google Workspace/Gmail, Microsoft 365/Outlook, atau layanan IMAP/SMTP seperti Naver Works, Daum, dan Hiworks) — pengirim, penerima, subjek, tanggal, isi, dan daftar lampiran — diproses dengan Ruang Kerja sebagai pengendali dan Perusahaan sebagai prosesor. Perusahaan tidak mengoperasikan server email (MX); Layanan hanya berfungsi sebagai aplikasi email yang terhubung ke kotak surat yang sudah ada. Email yang terhubung hanya dapat dibaca oleh anggota yang menghubungkannya, tidak oleh admin Ruang Kerja atau anggota lain. Token OAuth dan kata sandi aplikasi disimpan terenkripsi (AES-256-GCM), dan email dikecualikan dari pencarian Ruang Kerja dan pengambilan oleh Crane AI. Saat anggota mengubah email menjadi tugas, draf persetujuan, atau unggahan kanal, hanya bagian yang dipilih anggota yang dibagikan, dan isi email hanya dikirim ke penyedia AI Ruang Kerja ketika anggota menekan tombol AI. Gambar eksternal diblokir secara default dan hanya dimuat melalui server kami bila anggota memilih untuk menampilkannya. Integrasi email (jika dipakai): alamat email yang terhubung, salinan header dan isi email, daftar lampiran (isi lampiran tidak disimpan; diambil dari server email saat dibuka), token OAuth atau kata sandi aplikasi terenkripsi, dan log pengiriman (hanya waktu dan jumlah penerima — tanpa alamat, subjek, atau isi). Salinan email: dihapus segera saat kotak surat diputus atau anggota keluar atau dinonaktifkan, dan setelah masa retensi jika Ruang Kerja menetapkannya. Email di kotak surat asli tidak pernah dihapus. Layanan email yang Anda hubungkan (mis. Google LLC (AS), Microsoft Corporation (AS), penyedia email Korea): hanya saat anggota menghubungkan kotak surat, kami terhubung melalui Gmail API, Microsoft Graph, atau IMAP/SMTP (TLS) untuk menyinkronkan dan mengirim email. Layanan tersebut memproses email berdasarkan kontrak mereka dengan Anda atau Ruang Kerja Anda.

2. Informasi yang kami kumpulkan

• Akun: alamat email, nama tampilan, kata sandi (hanya disimpan sebagai hash Argon2id), bahasa, dan zona waktu.
• Ruang Kerja: nama perusahaan, departemen, jabatan, dan peran yang dimasukkan oleh administrator.
• Konten: pesan, berkas, tugas, komentar, pengumuman, dan halaman wiki yang Anda buat. Jika Ruang Kerja memakai fitur terkait, kami juga memproses: catatan SDM (nomor identitas, slip gaji, dan rekening bank disimpan terenkripsi), catatan absensi dan cuti, penilaian kinerja dan catatan pertemuan 1:1, catatan penyelesaian pelatihan, kotak surat kerja yang terhubung, pelanggan layanan bantuan dan pengunjung situs web, serta nama, kontak (terenkripsi), dan catatan persetujuan tamu di kios resepsionis.
• Log penggunaan dan keamanan: waktu masuk, alamat IP (disimpan sebagai hash bila memungkinkan), jenis peramban, halaman yang dikunjungi, dan log kesalahan.
• Analitik situs web: jalur halaman, perujuk, bahasa, dan perkiraan negara. Kami tidak menggunakan cookie iklan.

3. Tujuan

• Menyediakan Layanan, mengautentikasi pengguna, dan menerapkan hak akses. Termasuk fitur yang diaktifkan Ruang Kerja: manajemen SDM, penggajian dan absensi, penilaian kinerja, pelatihan wajib, integrasi email kerja, dukungan pelanggan, dan manajemen tamu.
• Mengirim undangan, pengaturan ulang kata sandi, dan notifikasi yang Anda aktifkan.
• Keamanan, pencegahan penipuan, pencatatan audit, dan penanganan insiden.
• Meningkatkan Layanan dengan statistik agregat.
• Menjawab pertanyaan dan memenuhi kewajiban hukum.

4. Retensi dan penghapusan

• Informasi akun: hingga Anda menghapus akun, lalu dihapus dalam waktu 30 hari.
• Konten Ruang Kerja: hingga Ruang Kerja diakhiri atau konten dihapus sesuai kebijakan retensinya, lalu dihapus dalam waktu 30 hari. Jika penghapusan Ruang Kerja diminta, semua data dan file dimusnahkan setelah masa tenggang 30 hari (dapat dibatalkan), dan kami memverifikasi tidak ada yang tersisa. Saat anggota keluar atau data pribadinya dihapus, data yang hanya milik pribadi dimusnahkan segera, konten bersama yang ditulisnya dianonimkan, dan catatan yang wajib disimpan menurut hukum (mis. menurut hukum Korea: daftar karyawan, buku upah, dan catatan kehadiran 3 tahun, bukti perpajakan 5 tahun, catatan pelatihan wajib 3 tahun; atau jangka waktu menurut hukum yang berlaku bagi pemberi kerja) hanya disimpan selama jangka waktu itu lalu dimusnahkan. Data tamu dimusnahkan otomatis setelah jangka waktu yang ditetapkan Ruang Kerja.
• Cadangan: ditimpa dalam siklus bergulir hingga 35 hari. Jika salinan terpisah dari penyimpanan file disimpan, salinan itu dihapus dalam 30 hari.
• Log akses: sekurang-kurangnya 1 tahun (jangka waktu minimum log akses menurut hukum Korea), atau lebih lama jika diwajibkan hukum.

Data yang dihapus dimusnahkan dengan cara yang tidak dapat dipulihkan; catatan kertas, jika ada, dihancurkan dengan mesin penghancur kertas.

5. Pengungkapan kepada pihak ketiga

Kami tidak menjual informasi pribadi. Kami hanya mengungkapkannya kepada pihak ketiga dengan persetujuan Anda, atas instruksi Ruang Kerja, atau apabila diwajibkan oleh hukum.

6. Pemroses dan transfer ke luar negeri

Kami menggunakan pemroses berikut. Data ditransfer melalui jaringan terenkripsi saat Anda menggunakan Layanan.

• Cloudflare, Inc. (AS, jaringan global): pengiriman situs web, keamanan, dan proksi.
• Railway Corporation (AS): server aplikasi dan hosting basis data.
• Penyedia AI seperti Anthropic PBC atau OpenAI, L.L.C. (AS): hanya apabila Ruang Kerja mengaktifkan fitur AI; hanya pertanyaan dan kutipan yang boleh diakses pengguna yang dikirim, dan berdasarkan perjanjian kami, data tersebut tidak digunakan untuk melatih model.
• Penyedia layanan pengiriman email (AS): email undangan, pengaturan ulang kata sandi, dan notifikasi.

Item yang ditransfer: data yang tercantum di bagian 2 yang diperlukan untuk setiap fungsi. Retensi: sebagaimana dijelaskan di bagian 4. Anda dapat menolak transfer ke luar negeri dengan tidak menggunakan fitur terkait atau dengan menghapus akun Anda, tetapi beberapa fitur mungkin tidak dapat digunakan.

7. Hak-hak Anda

Anda dapat meminta akses, perbaikan, penghapusan, penghentian sementara pemrosesan, atau salinan informasi pribadi Anda kapan saja, melalui pengaturan aplikasi atau email. Jika data Anda milik suatu Ruang Kerja, kami dapat meneruskan permintaan Anda kepada administratornya. Kami akan menanggapi tanpa penundaan yang tidak semestinya dan dalam jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum.

8. Langkah-langkah keamanan

• Enkripsi saat transmisi (HTTPS/TLS) dan kata sandi yang di-hash.
• Isolasi tenant yang ketat, kontrol akses berbasis peran, dan pemeriksaan hak akses pada setiap permintaan.
• Tautan unduhan berumur pendek, pemeriksaan tanda tangan unggahan, dan pembatasan laju.
• Log audit untuk tindakan administratif dan akses staf yang seminimal mungkin.

9. Cookie

Kami menggunakan cookie yang mutlak diperlukan untuk sesi masuk dan perlindungan CSRF. Analitik situs web tidak menggunakan cookie; pengunjung dihitung dengan hash anonim yang berganti setiap hari. Anda dapat memblokir cookie di peramban, tetapi Anda tidak akan dapat masuk.

10. Anak-anak

Layanan ini ditujukan untuk penggunaan bisnis dan tidak ditujukan bagi anak-anak di bawah usia 14 tahun.

11. Petugas privasi dan kontak

Petugas privasi: Tim Privasi Workbami

Email: [email protected]

Anda juga dapat menghubungi Pusat Pelaporan Pelanggaran Informasi Pribadi (privacy.kisa.or.kr, 118) atau Komite Mediasi Sengketa Informasi Pribadi (www.kopico.go.kr, 1833-6972).

12. Informasi tambahan untuk pengguna di Indonesia (UU PDP)

Bagian ini berlaku bagi subjek data pribadi di Indonesia berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Jika bagian ini memberi perlindungan lebih besar daripada bagian lain kebijakan ini, bagian ini yang berlaku.

Peran: untuk data akun dan penagihan, Perusahaan (tim Workbami) adalah Pengendali Data Pribadi. Untuk konten di Ruang Kerja, Ruang Kerja (perusahaan pelanggan) adalah Pengendali Data Pribadi dan Perusahaan adalah Prosesor Data Pribadi.

Dasar pemrosesan (Pasal 20 UU PDP): pemenuhan kewajiban perjanjian untuk menyediakan Layanan dan mengelola akun; kepentingan yang sah untuk keamanan, pencegahan penyalahgunaan, log audit, statistik agregat, dan peningkatan Layanan; pemenuhan kewajiban hukum; dan persetujuan yang sah dan eksplisit jika kami memintanya.

Hak Anda: mendapatkan informasi tentang pemrosesan; melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki data; mengakses dan memperoleh salinan; mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan data; menarik kembali persetujuan; mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis; menunda atau membatasi pemrosesan; menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran; serta memperoleh dan menggunakan data dalam format yang umum digunakan dan dapat dibaca sistem elektronik.

Data pribadi yang bersifat spesifik: data keuangan pribadi (seperti rekening bank dan gaji) dalam fitur SDM hanya dikumpulkan jika Ruang Kerja mengaktifkan fitur tersebut; kami mengenkripsi dan membatasi aksesnya dengan ketat.

Transfer ke luar wilayah hukum Indonesia (Pasal 56 UU PDP): data pribadi Anda ditransfer ke dan disimpan serta diproses di Amerika Serikat oleh Perusahaan dan prosesor di bagian 6 (Railway Corporation, Cloudflare, Inc., penyedia AI bila fitur AI diaktifkan, dan penyedia pengiriman email), serta ke Republik Korea tempat Perusahaan berkedudukan. Kami mewajibkan pelindungan data yang memadai melalui perjanjian dengan prosesor; jika ketentuan tersebut tidak terpenuhi, transfer dilakukan berdasarkan persetujuan Anda.

Pejabat pelindungan data pribadi: kami belum menunjuk pejabat atau petugas pelindungan data pribadi. Permintaan ditangani oleh tim privasi Workbami melalui [email protected].

Cara menggunakan hak: kirim permintaan dari alamat email akun Anda ke [email protected]. Setelah verifikasi identitas, kami menanggapinya tanpa biaya dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP dan peraturan pelaksananya.

Pengaduan: Anda dapat mengajukan pengaduan kepada kami melalui email di atas, atau kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Lokasi penyimpanan data: server aplikasi, basis data, dan file yang diunggah saat ini di-hosting di Amerika Serikat (Railway); pengiriman situs web, keamanan, dan proksi berjalan di jaringan global Cloudflare. Kami belum menyediakan opsi penyimpanan data di Indonesia.

13. Perubahan

Kami akan mengumumkan perubahan atas kebijakan ini paling lambat 7 hari sebelumnya (30 hari untuk perubahan material) di halaman ini atau di dalam Layanan.