Chính sách quyền riêng tư

1. Vai trò của chúng tôi

Đối với thông tin tài khoản và thanh toán, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu. Đối với nội dung mà tổ chức khách hàng (“Không gian làm việc”) đưa vào Dịch vụ — tin nhắn, tệp, công việc, thông báo và trang wiki — Không gian làm việc là bên kiểm soát và chúng tôi xử lý theo chỉ dẫn của Không gian làm việc. Dữ liệu nhân sự (hồ sơ nhân viên, quyết định nhân sự, phiếu lương, thông báo nghỉ phép năm, giấy xác nhận và tương tự) do Không gian làm việc với tư cách người sử dụng lao động và bên kiểm soát xử lý để quản lý quan hệ lao động; Công ty xử lý thay mặt người sử dụng lao động với tư cách bên xử lý. Số tài khoản ngân hàng, số định danh cá nhân như số CCCD (chỉ khi Không gian làm việc cho phép lưu) và số tiền lương được mã hóa theo từng trường, không bao giờ được dùng cho tìm kiếm, AI hay tích hợp bên ngoài (MCP), chỉ nhân viên nhân sự được ủy quyền và chính người lao động mới xem được, và mọi lượt truy cập đều được ghi lại. Vui lòng gửi yêu cầu về dữ liệu nhân sự tới Không gian làm việc (người sử dụng lao động); câu hỏi về Dịch vụ xin gửi tới [email protected]. Nếu bạn dùng tích hợp email công ty, bản sao thư từ hộp thư mà thành viên kết nối (Google Workspace/Gmail, Microsoft 365/Outlook, hoặc dịch vụ IMAP/SMTP như Naver Works, Daum và Hiworks) — người gửi, người nhận, tiêu đề, ngày, nội dung và danh sách tệp đính kèm — được xử lý với Không gian làm việc là bên kiểm soát và Công ty là bên xử lý. Công ty không vận hành máy chủ thư (MX); Dịch vụ chỉ đóng vai trò ứng dụng thư kết nối tới hộp thư hiện có. Thư đã kết nối chỉ thành viên đã kết nối mới đọc được, quản trị viên Không gian làm việc và thành viên khác không đọc được. Token OAuth và mật khẩu ứng dụng được lưu mã hóa (AES-256-GCM), và thư bị loại khỏi tìm kiếm của Không gian làm việc và truy xuất của Crane AI. Khi thành viên chuyển một thư thành công việc, bản nháp phê duyệt hoặc bài đăng trong kênh, chỉ những phần thành viên chọn mới được chia sẻ, và nội dung thư chỉ được gửi tới nhà cung cấp AI của Không gian làm việc khi thành viên bấm nút AI. Hình ảnh từ xa bị chặn theo mặc định và chỉ được tải qua máy chủ của chúng tôi khi thành viên chọn hiển thị. Tích hợp email (nếu dùng): địa chỉ thư đã kết nối, bản sao tiêu đề và nội dung thư, danh sách tệp đính kèm (không lưu nội dung tệp đính kèm; tệp được lấy từ máy chủ thư khi mở), token OAuth hoặc mật khẩu ứng dụng đã mã hóa, và nhật ký gửi (chỉ thời điểm và số người nhận — không có địa chỉ, tiêu đề hay nội dung). Bản sao thư: bị xóa ngay khi ngắt kết nối hộp thư hoặc khi thành viên nghỉ việc hay bị vô hiệu hóa, và sau thời hạn lưu giữ nếu Không gian làm việc đặt thời hạn. Thư trong hộp thư gốc không bao giờ bị xóa. Dịch vụ thư bạn kết nối (ví dụ Google LLC (Hoa Kỳ), Microsoft Corporation (Hoa Kỳ), nhà cung cấp thư Hàn Quốc): chỉ khi thành viên kết nối hộp thư, chúng tôi kết nối qua Gmail API, Microsoft Graph hoặc IMAP/SMTP (TLS) để đồng bộ và gửi thư. Các dịch vụ này xử lý thư theo hợp đồng giữa họ với bạn hoặc Không gian làm việc của bạn.

2. Thông tin chúng tôi thu thập

• Tài khoản: địa chỉ email, tên hiển thị, mật khẩu (chỉ được lưu dưới dạng giá trị băm Argon2id), ngôn ngữ và múi giờ.
• Không gian làm việc: tên công ty, phòng ban, chức danh và vai trò do quản trị viên nhập.
• Nội dung: tin nhắn, tệp, công việc, bình luận, thông báo và trang wiki do bạn tạo. Khi Không gian làm việc dùng các tính năng liên quan, chúng tôi còn xử lý: hồ sơ nhân sự (số định danh cá nhân, phiếu lương và tài khoản ngân hàng được lưu mã hóa), dữ liệu chấm công và nghỉ phép, đánh giá hiệu suất và ghi chép trao đổi 1:1, hồ sơ hoàn thành đào tạo, hộp thư công việc đã kết nối, khách hàng của bộ phận hỗ trợ và khách truy cập website, cùng họ tên, thông tin liên hệ (mã hóa) và hồ sơ đồng ý của khách đến tại ki-ốt lễ tân.
• Nhật ký sử dụng và bảo mật: thời điểm đăng nhập, địa chỉ IP (lưu dưới dạng giá trị băm khi có thể), loại trình duyệt, các trang đã truy cập và nhật ký lỗi.
• Phân tích trang web: đường dẫn trang, trang giới thiệu, ngôn ngữ và quốc gia ước tính. Chúng tôi không sử dụng cookie quảng cáo.

3. Mục đích

• Cung cấp Dịch vụ, xác thực người dùng và thực thi phân quyền. Bao gồm các tính năng mà Không gian làm việc bật: quản lý nhân sự, tiền lương và chấm công, đánh giá hiệu suất, đào tạo bắt buộc, tích hợp email công việc, hỗ trợ khách hàng và quản lý khách đến.
• Gửi lời mời, đặt lại mật khẩu và các thông báo bạn đã bật.
• Bảo mật, phòng chống gian lận, ghi nhật ký kiểm tra và ứng phó sự cố.
• Cải thiện Dịch vụ bằng số liệu thống kê tổng hợp.
• Trả lời yêu cầu và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

4. Lưu giữ và xóa

• Thông tin tài khoản: cho đến khi bạn xóa tài khoản, sau đó được xóa trong vòng 30 ngày.
• Nội dung Không gian làm việc: cho đến khi Không gian làm việc chấm dứt hoặc nội dung bị xóa theo chính sách lưu giữ của Không gian làm việc, sau đó được xóa trong vòng 30 ngày. Khi có yêu cầu xóa Không gian làm việc, toàn bộ dữ liệu và tệp được tiêu hủy sau thời gian ân hạn 30 ngày (có thể hủy yêu cầu) và chúng tôi kiểm tra để bảo đảm không còn sót lại. Khi thành viên nghỉ việc hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, dữ liệu chỉ thuộc về cá nhân được tiêu hủy ngay, nội dung dùng chung do họ viết được ẩn danh hóa, và các hồ sơ pháp luật yêu cầu lưu giữ (ví dụ theo pháp luật Hàn Quốc: sổ quản lý lao động, sổ lương và dữ liệu chấm công 3 năm, chứng từ thuế 5 năm, hồ sơ đào tạo bắt buộc 3 năm; hoặc thời hạn theo pháp luật áp dụng cho người sử dụng lao động) chỉ được lưu trong thời hạn đó rồi tiêu hủy. Thông tin khách đến được tự động tiêu hủy sau thời hạn do Không gian làm việc đặt.
• Bản sao lưu: được ghi đè theo chu kỳ luân phiên tối đa 35 ngày. Nếu có bản sao riêng của kho lưu trữ tệp, bản sao đó được xóa trong vòng 30 ngày.
• Nhật ký truy cập: lưu tối thiểu 1 năm (thời hạn tối thiểu đối với nhật ký truy cập theo pháp luật Hàn Quốc), hoặc lâu hơn nếu pháp luật yêu cầu.

Dữ liệu đã xóa được tiêu hủy theo cách không thể khôi phục; hồ sơ giấy, nếu có, sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu.

5. Cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi không bán thông tin cá nhân. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin cho bên thứ ba khi có sự đồng ý của bạn, theo chỉ thị của Không gian làm việc, hoặc khi pháp luật yêu cầu.

6. Bên xử lý và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Chúng tôi sử dụng các bên xử lý sau. Dữ liệu được truyền qua mạng mã hóa khi bạn sử dụng Dịch vụ.

• Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ, mạng lưới toàn cầu): phân phối trang web, bảo mật và proxy.
• Railway Corporation (Hoa Kỳ): máy chủ ứng dụng và lưu trữ cơ sở dữ liệu.
• Các nhà cung cấp AI như Anthropic PBC hoặc OpenAI, L.L.C. (Hoa Kỳ): chỉ khi Không gian làm việc bật tính năng AI; chỉ câu hỏi và các đoạn trích mà người dùng có quyền truy cập được gửi đi, và theo thỏa thuận của chúng tôi, chúng không được dùng để huấn luyện mô hình.
• Nhà cung cấp dịch vụ gửi email (Hoa Kỳ): email mời, đặt lại mật khẩu và thông báo.

Hạng mục được chuyển: dữ liệu nêu tại mục 2 cần thiết cho từng chức năng. Thời gian lưu giữ: như mô tả tại mục 4. Bạn có thể từ chối việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài bằng cách không sử dụng tính năng liên quan hoặc xóa tài khoản, tuy nhiên khi đó một số tính năng có thể không khả dụng.

7. Quyền của bạn

Bạn có thể yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, tạm ngừng xử lý hoặc nhận bản sao thông tin cá nhân của mình bất kỳ lúc nào, trong phần cài đặt ứng dụng hoặc qua email. Nếu dữ liệu của bạn thuộc về một Không gian làm việc, chúng tôi có thể chuyển yêu cầu của bạn đến quản trị viên của Không gian làm việc đó. Chúng tôi phản hồi không chậm trễ quá mức cần thiết và trong thời hạn pháp luật quy định.

8. Biện pháp bảo mật

• Mã hóa khi truyền tải (HTTPS/TLS) và băm mật khẩu.
• Cách ly nghiêm ngặt giữa các tổ chức, kiểm soát truy cập theo vai trò và kiểm tra quyền trên mọi yêu cầu.
• Liên kết tải xuống ngắn hạn, kiểm tra chữ ký tệp tải lên và giới hạn tần suất.
• Nhật ký kiểm tra cho các thao tác quản trị và hạn chế tối đa quyền truy cập của nhân viên.

9. Cookie

Chúng tôi sử dụng các cookie thực sự cần thiết cho phiên đăng nhập và chống tấn công CSRF. Phân tích trang web không sử dụng cookie; khách truy cập được đếm bằng một giá trị băm ẩn danh thay đổi hằng ngày. Bạn có thể chặn cookie trong trình duyệt, nhưng khi đó bạn sẽ không thể đăng nhập.

10. Trẻ em

Dịch vụ dành cho mục đích kinh doanh và không hướng đến trẻ em dưới 14 tuổi.

11. Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân và liên hệ

Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân: Nhóm Quyền riêng tư Workbami

Email: [email protected]

Bạn cũng có thể liên hệ Trung tâm Tiếp nhận báo cáo xâm phạm thông tin cá nhân (privacy.kisa.or.kr, 118) hoặc Ủy ban Hòa giải tranh chấp thông tin cá nhân (www.kopico.go.kr, 1833-6972).

12. Thông tin bổ sung cho người dùng tại Việt Nam

Mục này áp dụng cho chủ thể dữ liệu tại Việt Nam theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân (bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, các văn bản hướng dẫn và Nghị định 13/2023/NĐ-CP trong phạm vi còn hiệu lực). Khi mục này có lợi hơn cho bạn so với các phần khác của chính sách, mục này được ưu tiên áp dụng.

Vai trò: đối với dữ liệu tài khoản và thanh toán, Công ty (đội ngũ Workbami) là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Đối với nội dung trong Không gian làm việc, Không gian làm việc (doanh nghiệp khách hàng) là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và Công ty là bên xử lý dữ liệu cá nhân.

Sự đồng ý: chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn trên cơ sở sự đồng ý bạn đưa ra khi đăng ký (đồng ý với Điều khoản và Chính sách này), hoặc trong các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần đồng ý, như thực hiện hợp đồng hay nghĩa vụ pháp lý. Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào; việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý trước đó, nhưng có thể khiến bạn không dùng được Dịch vụ.

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: số tài khoản ngân hàng, số định danh cá nhân và thông tin tiền lương trong tính năng nhân sự chỉ được thu thập khi Không gian làm việc bật tính năng đó; chúng tôi mã hóa và giới hạn chặt chẽ quyền truy cập.

Quyền của bạn: quyền được biết, quyền đồng ý, quyền truy cập, quyền rút lại sự đồng ý, quyền xóa dữ liệu, quyền hạn chế xử lý dữ liệu, quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu, quyền phản đối xử lý dữ liệu, quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại và quyền tự bảo vệ, theo quy định của pháp luật.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: dữ liệu cá nhân của bạn được chuyển ra nước ngoài và lưu trữ, xử lý tại Hoa Kỳ bởi Công ty và các bên được nêu tại mục 6 (Railway Corporation, Cloudflare, Inc., nhà cung cấp AI khi bật tính năng AI và nhà cung cấp dịch vụ gửi email), cho các mục đích tại mục 3.

Thời hạn phản hồi: gửi yêu cầu từ địa chỉ email gắn với tài khoản tới [email protected]; sau khi xác minh danh tính, chúng tôi thực hiện yêu cầu trong thời hạn pháp luật Việt Nam quy định.

Đại diện: Công ty không có pháp nhân, chi nhánh hay người đại diện tại Việt Nam. Mọi yêu cầu về dữ liệu cá nhân được Nhóm bảo vệ quyền riêng tư của Workbami xử lý qua email trên.

Khiếu nại: bạn có thể khiếu nại với chúng tôi qua email trên, hoặc gửi phản ánh tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an.

Vị trí lưu trữ dữ liệu: máy chủ ứng dụng, cơ sở dữ liệu và tệp tải lên hiện được lưu trữ tại Hoa Kỳ (Railway); việc phân phối website, bảo mật và proxy được xử lý trên mạng toàn cầu của Cloudflare. Hiện chúng tôi chưa có lựa chọn lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam.

13. Thay đổi chính sách

Chúng tôi sẽ thông báo các thay đổi đối với chính sách này ít nhất 7 ngày trước (30 ngày đối với thay đổi quan trọng) trên trang này hoặc trong Dịch vụ.