개인정보처리방침

1. 회사의 역할

회사는 계정 및 결제 정보에 대해서는 개인정보처리자로서 개인정보를 처리합니다. 고객 조직(이하 "워크스페이스")이 서비스에 입력한 콘텐츠(메시지, 파일, 업무, 공지, 위키 문서 등)에 대해서는 워크스페이스가 개인정보처리자이며, 회사는 워크스페이스의 지시에 따라 이를 처리하는 수탁자의 지위에 있습니다. 인사 정보(인사카드, 발령, 급여명세서, 연차 촉진 기록, 증명서 등)는 고용주인 워크스페이스가 「개인정보 보호법」상 개인정보처리자로서 근로관계 관리를 위해 처리하며, 회사는 워크스페이스를 대신하여 이를 처리하는 수탁자입니다. 계좌번호·주민등록번호(워크스페이스가 저장을 허용한 경우에 한함)·급여 금액은 항목별로 암호화하여 저장하고, 검색·AI·외부 연동(MCP)에는 사용하지 않으며, 열람은 권한이 있는 인사 담당자와 본인으로 제한되고 기록됩니다. 인사 정보의 열람·정정 등은 소속 워크스페이스(고용주)에 요청하시고, 서비스 관련 문의는 [email protected] 으로 연락해 주십시오. 회사 메일 연동을 사용하는 경우, 구성원이 직접 연결한 메일함(Google Workspace·Gmail, Microsoft 365·Outlook, 네이버웍스·다음·하이웍스 등 IMAP/SMTP 메일 서비스)의 메일 사본(보낸 사람·받는 사람·제목·날짜, 본문, 첨부 파일 목록)은 워크스페이스가 개인정보처리자로서, 회사는 수탁자로서 처리합니다. 회사는 메일 서버(MX)를 운영하지 않고 이용자의 기존 메일함에 접속하는 메일 앱으로만 동작합니다. 연결한 메일은 연결한 구성원 본인만 열람할 수 있으며 워크스페이스 관리자와 다른 구성원은 열람할 수 없습니다. OAuth 토큰과 앱 비밀번호는 AES-256-GCM으로 암호화해 저장하고, 메일은 통합 검색·Crane AI 검색 대상에 포함되지 않습니다. 메일을 업무·결재·채널로 보낼 때에는 구성원이 선택한 항목만 전달되며, 메일 내용은 구성원이 AI 버튼을 누른 경우에만 워크스페이스가 설정한 AI 제공업체로 전송됩니다. 외부 이미지는 기본적으로 차단되고, 구성원이 표시를 선택한 경우에만 회사 서버를 거쳐 불러옵니다. 메일 연동(사용하는 경우): 연결한 메일 주소, 메일 헤더와 본문의 사본, 첨부 파일 목록(첨부 파일 내용은 저장하지 않고 열람할 때 메일 서버에서 가져옵니다), 암호화된 OAuth 토큰 또는 앱 비밀번호, 보낸 메일 발송 기록(받는 사람 수와 시각만, 주소·제목·본문 제외) 메일 사본: 메일함 연결 해제, 워크스페이스 탈퇴·비활성화 시 즉시 삭제하며, 워크스페이스가 보관 기간을 정한 경우 그 기간이 지나면 삭제합니다. 원래 메일함의 메일은 삭제하지 않습니다. 이용자가 연결한 메일 서비스(Google LLC(미국), Microsoft Corporation(미국), 국내 메일 서비스 등): 구성원이 직접 연결한 경우에 한해 메일을 동기화하고 발송하기 위해 Gmail API, Microsoft Graph 또는 IMAP/SMTP(TLS 암호화)로 접속합니다. 이 서비스들은 이용자 또는 워크스페이스와의 계약에 따라 메일을 처리합니다.

2. 수집하는 개인정보 항목

• 계정 정보: 이메일 주소, 표시 이름, 비밀번호(Argon2id 해시값으로만 저장), 언어 및 시간대
• 워크스페이스 정보: 관리자가 입력한 회사명, 부서, 직책 및 역할
• 콘텐츠: 이용자가 작성한 메시지, 파일, 업무, 댓글, 공지 및 위키 문서 워크스페이스가 해당 기능을 사용하는 경우 다음 정보도 처리됩니다: 인사 기록(주민등록번호·급여·계좌번호는 암호화하여 저장), 근태·휴가 기록, 인사평가·1:1 미팅 기록, 사내교육 이수 기록, 연동한 업무 메일, 고객센터에 문의한 고객과 웹사이트 방문자 정보, 방문객 키오스크의 성명·연락처(암호화)·동의 기록.
• 이용 및 보안 기록: 로그인 일시, IP 주소(가능한 경우 해시값으로 저장), 브라우저 종류, 방문 페이지 및 오류 로그 검색 품질 개선과 맞춤 추천을 위해 정규화된 검색어, 연 검색 결과와 그 순위·체류 시간, Crane AI가 답하지 못한 질문, 관련 자료 추천에 대한 반응, 본인의 활동으로만 계산한 관심사(자주 쓰는 기능·참여하는 곳·함께 일하는 사람)를 워크스페이스 안에서 처리하며, 구성원은 설정에서, 관리자는 워크스페이스 전체에 대해 끌 수 있습니다.
• 웹사이트 분석 정보: 페이지 경로, 유입 경로(referrer), 언어 및 대략적인 국가. 회사는 광고 목적의 쿠키를 사용하지 않습니다.

3. 개인정보의 처리 목적

• 서비스 제공, 이용자 인증 및 접근 권한 관리 워크스페이스가 활성화한 인사·급여·근태 관리, 인사평가, 법정의무교육 관리, 업무 메일 연동, 고객 문의 응대, 방문객 출입 관리 기능의 제공을 포함합니다.
• 초대, 비밀번호 재설정 및 이용자가 설정한 알림의 발송
• 보안 유지, 부정 이용 방지, 감사 기록 및 침해사고 대응
• 통계 정보를 활용한 서비스 개선
• 문의 응대 및 법적 의무의 이행

4. 개인정보의 보유기간 및 파기

• 계정 정보: 회원 탈퇴 시까지 보유하며, 탈퇴 후 30일 이내에 파기합니다.
• 워크스페이스 콘텐츠: 워크스페이스 해지 시 또는 워크스페이스의 보존 정책에 따라 삭제될 때까지 보유하며, 이후 30일 이내에 파기합니다. 워크스페이스 삭제를 요청하면 30일의 유예기간(취소 가능) 후 모든 데이터와 파일을 파기하고 남은 데이터가 없는지 검증합니다. 구성원의 탈퇴 또는 개인정보 파기 요청 시 개인 전용 데이터는 즉시 파기하고 작성한 공유 콘텐츠는 익명 처리하며, 법령상 보존 의무가 있는 기록(근로기준법에 따른 근로자명부·임금대장·근태 기록 3년, 세법에 따른 증빙 5년, 법정의무교육 기록 3년 등)은 해당 기간 동안만 보관한 후 파기합니다. 방문객 정보는 워크스페이스가 정한 기간이 지나면 자동으로 파기합니다.
• 백업: 최대 35일 주기로 순차적으로 덮어쓰기 됩니다. 파일 저장소의 별도 백업 사본을 두는 경우 30일 이내에 삭제됩니다.
• 접속 기록: 최소 1년간 보관하며(개인정보의 안전성 확보조치 기준에 따른 최소 보관기간), 법령에서 더 긴 기간을 정한 경우 그에 따릅니다. 검색·추천 학습에 쓰는 원본 신호는 워크스페이스가 정한 기간(기본 90일)이 지나면 자동 파기하고, 구성원의 개인정보 파기·학습 거부 시 즉시 파기합니다. 다른 구성원의 검색어는 5명 이상이 같은 검색을 한 경우에만 묶음 형태로 이용합니다.

전자적 파일 형태의 정보는 복구할 수 없는 방법으로 파기하며, 종이 문서가 있는 경우 분쇄하여 파기합니다.

5. 개인정보의 제3자 제공

회사는 개인정보를 판매하지 않습니다. 회사는 정보주체의 동의가 있거나, 워크스페이스의 지시가 있거나, 법령에 따라 요구되는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다.

6. 개인정보 처리위탁 및 국외 이전

회사는 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다. 개인정보는 서비스 이용 시 암호화된 네트워크를 통해 이전됩니다.

• Cloudflare, Inc.(미국, 글로벌 네트워크): 웹사이트 전송, 보안 및 프록시
• Railway Corporation(미국): 애플리케이션 서버 및 데이터베이스 호스팅
• Anthropic PBC 또는 OpenAI, L.L.C. 등 AI 제공업체(미국): 워크스페이스가 AI 기능을 활성화한 경우에 한하며, 질문과 이용자가 접근 권한을 가진 발췌 내용만 전송됩니다. 계약에 따라 해당 정보는 모델 학습에 사용되지 않습니다.
• 이메일 발송 업체(미국): 초대, 비밀번호 재설정 및 알림 이메일 발송

이전 항목: 제2조에 기재된 정보 중 각 기능 수행에 필요한 정보. 보유기간: 제4조에 따릅니다. 정보주체는 관련 기능을 이용하지 않거나 회원 탈퇴를 함으로써 국외 이전을 거부할 수 있으나, 이 경우 일부 기능을 이용하지 못할 수 있습니다.

7. 정보주체의 권리와 행사 방법

정보주체는 언제든지 앱 설정 또는 이메일을 통해 개인정보의 열람, 정정, 삭제, 처리정지 또는 사본 제공을 요구할 수 있습니다. 해당 개인정보가 워크스페이스에 속한 경우, 회사는 요청을 해당 워크스페이스의 관리자에게 전달할 수 있습니다. 회사는 지체 없이, 법령에서 정한 기간 내에 조치합니다.

8. 개인정보의 안전성 확보 조치

• 전송 구간 암호화(HTTPS/TLS) 및 비밀번호 해시 저장
• 엄격한 테넌트 격리, 역할 기반 접근 통제 및 모든 요청에 대한 권한 확인
• 단기 유효 다운로드 링크, 업로드 파일 시그니처 검사 및 요청 횟수 제한
• 관리 작업에 대한 감사 기록 및 직원 접근 최소화

9. 쿠키의 사용

회사는 로그인 세션 유지와 CSRF 방어를 위해 반드시 필요한 쿠키만 사용합니다. 웹사이트 분석에는 쿠키를 사용하지 않으며, 방문자는 매일 변경되는 익명 해시값으로 집계됩니다. 브라우저에서 쿠키를 차단할 수 있으나, 이 경우 로그인할 수 없습니다.

10. 아동의 개인정보

서비스는 업무용으로 제공되며, 만 14세 미만 아동을 대상으로 하지 않습니다.

11. 개인정보 보호책임자 및 문의처

개인정보 보호책임자: WorkHub 개인정보보호팀

이메일: [email protected]

개인정보 침해에 대한 신고나 상담이 필요한 경우 개인정보침해신고센터(privacy.kisa.or.kr, 국번 없이 118) 또는 개인정보분쟁조정위원회(www.kopico.go.kr, 1833-6972)에 문의하실 수 있습니다.

12. 국외 이용자를 위한 추가 안내

이 조항은 특정 국가·지역의 법령이 요구하는 사항을 추가로 안내합니다. 이 조항이 본 방침의 다른 부분보다 정보주체에게 더 유리한 경우, 해당 지역에 거주하는 정보주체에게 이 조항이 적용됩니다. 각 언어판에는 해당 언어 주요 시장의 상세 안내가 포함되어 있습니다.

유럽경제지역(GDPR): 회사가 컨트롤러(개인정보처리자)로서 처리하는 정보의 처리 근거는 계약 이행(서비스·계정 제공), 정당한 이익(보안, 부정 이용 방지, 감사 기록, 통계·서비스 개선), 법적 의무 준수, 회사가 요청한 경우의 동의(언제든지 철회 가능)입니다. 워크스페이스 콘텐츠의 처리 근거는 컨트롤러인 워크스페이스가 정합니다.

GDPR상 권리: 열람, 정정, 삭제, 처리 제한, 이동, 정당한 이익에 근거한 처리에 대한 반대, 동의 철회. 거주지 또는 근무지 국가의 감독기관에 민원을 제기할 수 있습니다. 회사는 정보주체에게 법적 효과 또는 이와 유사한 중대한 영향을 미치는 자동화된 결정만으로 처리하지 않습니다.

국외 이전(EEA·영국): 회사는 대한민국에 소재하고 서비스는 미국에서 호스팅되므로 EEA·영국의 개인정보가 역외로 이전됩니다. 이전은 수령자별로 대한민국에 대한 적정성 결정, EU–미국 데이터 프라이버시 프레임워크(인증된 수령자의 경우) 또는 표준계약조항(영국은 UK Addendum 등)에 근거합니다. 회사는 GDPR 제27조에 따른 EU 대리인, 영국 대리인 및 데이터 보호 책임자(DPO)를 지정하지 않았으며, 요청은 WorkHub 개인정보보호팀이 처리합니다. 영국 이용자는 ICO(ico.org.uk)에 민원을 제기할 수 있습니다.

미국 캘리포니아(CCPA/CPRA, 적용되는 범위에서): 회사는 개인정보를 판매하거나 맞춤형 광고 목적으로 공유하지 않으며, 민감정보로 개인의 특성을 추론하지 않습니다. 캘리포니아 거주자는 알 권리·열람, 삭제, 정정 및 권리 행사를 이유로 차별받지 않을 권리가 있으며, 본인 또는 대리인이 이메일로 요청하면 본인 확인 후 45일 이내에 답변합니다.

일본(개인정보 보호법): 회사는 계정 정보에 관하여 개인정보취급사업자이며, 미국 소재 위탁처로의 이전(외국에 있는 제3자 제공), 보유개인데이터의 공표 사항과 개시 등 청구 절차는 일본어판에 안내합니다. 중국(개인정보보호법): 서버가 중국 본토 밖에 있다는 사실과 국외 처리에 관한 사항, 대만(개인자료보호법)의 고지 사항은 중국어 간체·번체판에 안내합니다.

베트남(개인정보 보호법 및 시행령 제13/2023/NĐ-CP), 태국(PDPA), 인도네시아(2022년 법률 제27호), 브라질(LGPD): 각 법령에 따른 처리 근거, 정보주체의 권리, 국외 이전 및 대리인·책임자 지정 현황은 각각 베트남어, 태국어, 인도네시아어, 포르투갈어(브라질)판에 안내합니다. 해당 국가 거주자에게는 읽는 언어와 관계없이 그 안내가 적용됩니다.

데이터 보관 위치: 애플리케이션 서버, 데이터베이스와 업로드 파일은 현재 미국(Railway)에서 호스팅되며, 웹사이트 전송·보안·프록시는 Cloudflare 글로벌 네트워크에서 처리됩니다. 현재 특정 국가·지역을 선택해 데이터를 보관하는 옵션은 제공하지 않습니다.

회사는 각국에 현지 법인이나 사업장을 두고 있지 않으며, 법령상 현지 대리인 지정이 필요한 경우 그 현황을 해당 언어판에 사실대로 안내합니다.

권리 행사: 계정에 연결된 이메일 주소로 [email protected]에 요청해 주시면 지체 없이, 늦어도 정보주체에게 적용되는 법령이 정한 기한(예: GDPR 1개월, CCPA 45일) 안에 답변합니다.

13. 개인정보처리방침의 변경

본 개인정보처리방침이 변경되는 경우 시행 최소 7일 전(중요한 변경의 경우 30일 전)부터 이 페이지 또는 서비스 내에서 공지합니다.