Politique de confidentialité

1. Notre rôle

Pour les données de compte et de facturation, nous sommes responsable du traitement. Pour les contenus qu'une organisation cliente (l'« Espace de travail ») place dans le Service — messages, fichiers, tâches, annonces et pages wiki —, l'Espace de travail est responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant selon ses instructions. Les données RH (dossiers du personnel, actes de gestion, bulletins de paie, avis de congés, attestations, etc.) sont traitées par l'Espace de travail en tant qu'employeur et responsable du traitement pour la gestion de la relation de travail ; la Société les traite pour le compte de l'employeur en tant que sous-traitant. Les numéros de compte bancaire, numéros d'identification nationaux (uniquement si l'Espace de travail autorise leur conservation) et montants de salaire sont chiffrés champ par champ, ne sont jamais utilisés pour la recherche, l'IA ou les intégrations externes (MCP), et ne sont visibles que par le personnel RH habilité et le salarié concerné, chaque accès étant journalisé. Adressez vos demandes relatives à vos données RH à votre Espace de travail (employeur) ; pour toute question sur le Service, écrivez à [email protected]. Si vous utilisez l'intégration de messagerie professionnelle, les copies des e-mails des boîtes qu'un membre connecte (Google Workspace/Gmail, Microsoft 365/Outlook ou services IMAP/SMTP tels que Naver Works, Daum et Hiworks) — expéditeur, destinataires, objet, date, corps et liste des pièces jointes — sont traitées avec l'Espace de travail comme responsable du traitement et la Société comme sous-traitant. La Société n'exploite pas de serveur de messagerie (MX) ; le Service agit uniquement comme une application de messagerie connectée à la boîte existante. Les e-mails connectés ne peuvent être lus que par le membre qui les a connectés, ni par les administrateurs de l'Espace de travail ni par les autres membres. Les jetons OAuth et mots de passe d'application sont stockés chiffrés (AES-256-GCM), et les e-mails sont exclus de la recherche de l'Espace de travail et de la recherche de Crane AI. Lorsqu'un membre transforme un e-mail en tâche, en brouillon de validation ou en publication de canal, seules les parties qu'il sélectionne sont partagées, et le contenu d'un e-mail n'est envoyé au fournisseur d'IA de l'Espace de travail que si le membre appuie sur un bouton IA. Les images distantes sont bloquées par défaut et ne sont chargées via nos serveurs que si le membre choisit de les afficher. Intégration de messagerie (si utilisée) : adresse connectée, copies des en-têtes et du corps des e-mails, liste des pièces jointes (leur contenu n'est pas stocké ; il est récupéré auprès du serveur de messagerie à l'ouverture), jetons OAuth ou mots de passe d'application chiffrés et journal d'envoi (heure et nombre de destinataires uniquement — ni adresses, ni objets, ni corps). Copies des e-mails : supprimées immédiatement lorsque la boîte est déconnectée ou que le membre quitte l'organisation ou est désactivé, ainsi qu'à l'issue de la durée de conservation fixée par l'Espace de travail le cas échéant. Les e-mails de la boîte d'origine ne sont jamais supprimés. Services de messagerie que vous connectez (p. ex. Google LLC (États-Unis), Microsoft Corporation (États-Unis), fournisseurs coréens) : uniquement lorsqu'un membre connecte une boîte, nous nous connectons via l'API Gmail, Microsoft Graph ou IMAP/SMTP (TLS) pour synchroniser et envoyer les e-mails. Ces services traitent les e-mails selon leur contrat avec vous ou votre Espace de travail.

2. Données collectées

• Compte : adresse e-mail, nom d'affichage, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage Argon2id), langue et fuseau horaire.
• Espace de travail : nom de l'entreprise, services, intitulés de poste et rôles saisis par les administrateurs.
• Contenu : messages, fichiers, tâches, commentaires, annonces et pages wiki que vous créez. Lorsque l'Espace de travail utilise les fonctionnalités correspondantes, nous traitons également : dossiers RH (numéros d'identification nationaux, bulletins de paie et coordonnées bancaires stockés chiffrés), données de temps de travail et de congés, évaluations et comptes rendus d'entretiens individuels, attestations de formation, boîtes e-mail professionnelles connectées, clients du support et visiteurs du site, ainsi que les noms, coordonnées (chiffrées) et preuves de consentement des visiteurs enregistrés à la borne d'accueil.
• Journaux d'utilisation et de sécurité : heure de connexion, adresse IP (conservée sous forme hachée dans la mesure du possible), type de navigateur, pages consultées et journaux d'erreurs.
• Statistiques du site web : chemin de la page, site référent, langue et pays approximatif. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires.

3. Finalités

• Fournir le Service, authentifier les utilisateurs et appliquer les droits d'accès. Cela inclut les fonctionnalités activées par l'Espace de travail : gestion RH, paie et temps de travail, évaluations, formations obligatoires, intégration de la messagerie professionnelle, support client et gestion des visiteurs.
• Envoyer les invitations, les réinitialisations de mot de passe et les notifications que vous avez activées.
• Sécurité, prévention de la fraude, journalisation d'audit et gestion des incidents.
• Améliorer le Service à l'aide de statistiques agrégées.
• Répondre aux demandes et respecter nos obligations légales.

4. Conservation et suppression

• Informations de compte : jusqu'à la suppression de votre compte, puis suppression sous 30 jours.
• Contenu de l'Espace de travail : jusqu'à la résiliation de l'Espace de travail ou la suppression du contenu conformément à sa politique de conservation, puis suppression sous 30 jours. En cas de demande de suppression d'un Espace de travail, toutes les données et tous les fichiers sont détruits après un délai de grâce de 30 jours (annulable), et nous vérifions qu'il ne reste rien. Lorsqu'un membre quitte l'organisation ou que ses données personnelles sont effacées, les données strictement personnelles sont détruites immédiatement, les contenus partagés qu'il a rédigés sont anonymisés, et les documents dont la loi impose la conservation (p. ex. en droit coréen : registre du personnel, livre de paie et relevés de temps 3 ans, pièces fiscales 5 ans, attestations de formations obligatoires 3 ans ; ou les durées prévues par le droit applicable à l'employeur) ne sont conservés que pendant cette durée puis détruits. Les données des visiteurs sont détruites automatiquement à l'issue de la durée fixée par l'Espace de travail.
• Sauvegardes : écrasées selon un cycle glissant de 35 jours maximum. Lorsqu'une copie distincte du stockage de fichiers est conservée, elle est supprimée sous 30 jours.
• Journaux d'accès : au moins 1 an (durée minimale imposée par le droit coréen pour les journaux d'accès), ou plus longtemps si la loi l'exige.

Les données supprimées sont détruites de manière irréversible ; les éventuels documents papier sont broyés.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les communiquons à des tiers qu'avec votre consentement, sur instruction de l'Espace de travail ou lorsque la loi l'exige.

6. Sous-traitants et transferts hors de Corée

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants. Les données sont transférées via des réseaux chiffrés lorsque vous utilisez le Service.

• Cloudflare, Inc. (États-Unis, réseau mondial) : diffusion du site web, sécurité et proxy.
• Railway Corporation (États-Unis) : serveurs applicatifs et hébergement de bases de données.
• Fournisseurs d'IA tels qu'Anthropic PBC ou OpenAI, L.L.C. (États-Unis) : uniquement lorsqu'un Espace de travail active les fonctionnalités d'IA ; seuls la question et les extraits auxquels l'utilisateur a accès sont transmis et, en vertu de nos contrats, ils ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles.
• Prestataire d'envoi d'e-mails (États-Unis) : e-mails d'invitation, de réinitialisation de mot de passe et de notification.

Données transférées : les données énumérées à la section 2 qui sont nécessaires à chaque fonctionnalité. Durée de conservation : telle que décrite à la section 4. Vous pouvez refuser un transfert à l'étranger en n'utilisant pas la fonctionnalité concernée ou en supprimant votre compte ; certaines fonctionnalités pourront alors ne pas être disponibles.

7. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou une copie de celles-ci, depuis les paramètres de l'application ou par e-mail. Si vos données relèvent d'un Espace de travail, nous pouvons transmettre votre demande à son administrateur. Nous répondons dans les meilleurs délais et dans le délai prévu par la loi.

8. Mesures de sécurité

• Chiffrement en transit (HTTPS/TLS) et mots de passe hachés.
• Isolation stricte des clients, contrôle d'accès basé sur les rôles et vérification des droits à chaque requête.
• Liens de téléchargement à durée limitée, vérification de la signature des fichiers téléversés et limitation du débit.
• Journaux d'audit des actions d'administration et accès minimal du personnel.

9. Cookies

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires aux sessions de connexion et à la protection CSRF. Les statistiques du site web n'utilisent pas de cookies : les visiteurs sont comptabilisés au moyen d'un hachage anonyme renouvelé chaque jour. Vous pouvez bloquer les cookies dans votre navigateur, mais vous ne pourrez alors plus vous connecter.

10. Enfants

Le Service est destiné à un usage professionnel et ne s'adresse pas aux enfants de moins de 14 ans.

11. Responsable de la protection des données et contact

Responsable de la protection des données : équipe Confidentialité de Workbami

E-mail : [email protected]

Vous pouvez également contacter le Centre de signalement des atteintes aux informations personnelles (privacy.kisa.or.kr, 118) ou le Comité de médiation des litiges relatifs aux informations personnelles (www.kopico.go.kr, 1833-6972).

12. Informations au titre du RGPD (UE/EEE) et pour la Suisse

Cette section s'applique aux personnes situées dans l'Union européenne ou l'EEE. Le responsable du traitement des données de compte et de facturation est l'équipe Workbami, joignable à [email protected]. Lorsque cette section vous protège davantage que le reste de la politique, elle prévaut.

Bases légales : exécution du contrat (art. 6, par. 1, b) du RGPD) pour la fourniture du Service et des comptes ; intérêt légitime (f) pour la sécurité, la prévention des abus, les journaux d'audit, les statistiques agrégées et l'amélioration du Service ; obligations légales (c) ; consentement (a) lorsque nous le demandons. Pour les contenus de l'Espace de travail, celui-ci, en tant que responsable du traitement, détermine la base légale, notamment pour les données de ses salariés.

Vos droits : accès (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation du traitement (art. 18), portabilité (art. 20) et retrait du consentement à tout moment, sans effet rétroactif (art. 7, par. 3). En France, vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Droit d'opposition (art. 21 du RGPD) : vous pouvez à tout moment vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement fondé sur l'intérêt légitime.

Réclamation (art. 77 du RGPD) : vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment celle de l'État membre de votre résidence ou de votre lieu de travail — en France, la CNIL (www.cnil.fr) ; en Belgique, l'Autorité de protection des données.

Transferts hors UE : la Société est établie en République de Corée et le Service est hébergé aux États-Unis. Selon le destinataire, les transferts reposent sur la décision d'adéquation de la Commission européenne concernant la République de Corée, le Data Privacy Framework UE–États-Unis (destinataires certifiés) ou les clauses contractuelles types. Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties par e-mail.

Représentant et DPO : nous n'avons pas désigné de représentant dans l'Union au sens de l'article 27 du RGPD ni de délégué à la protection des données. Les demandes sont traitées par l'équipe confidentialité de Workbami.

Caractère obligatoire et décisions automatisées : l'adresse e-mail est nécessaire à la conclusion du contrat ; sans elle, nous ne pouvons pas créer de compte. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD n'est prise.

Suisse : les personnes situées en Suisse bénéficient de droits équivalents au titre de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et peuvent saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Lieu d'hébergement : les serveurs applicatifs, la base de données et les fichiers déposés sont actuellement hébergés aux États-Unis (Railway) ; la diffusion du site, la sécurité et le proxy passent par le réseau mondial de Cloudflare. Nous ne proposons pas encore d'hébergement dans l'Union européenne.

13. Modifications

Nous annoncerons toute modification de la présente politique au moins 7 jours à l'avance (30 jours pour les modifications importantes) sur cette page ou dans le Service.