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議事録 テンプレート無料ダウンロードと書き方・例文
議事録は、会議で何を話し合い、何を決め、誰がいつまでに何をするのかを残す文書です。会議は1時間で終わっても、議事録がなければ翌週また同じ議論を繰り返すことになります。
このページでは、すぐに使える議事録のWordテンプレート、項目別の書き方、社内会議の記入例、会議後30分でまとめる手順、よくある失敗、録音や個人情報について日本の職場で気をつけたい点をまとめました。
議事録とは？
議事録とは、会議の日時・場所、出席者、議題、議論の要点、決定事項、今後のアクション（ToDo）を決まった形式で記録した文書です。定例会議、プロジェクトのキックオフ、顧客との打ち合わせ、部署間の調整など、何かを決める場では議事録を残すのが基本です。
良い議事録は発言をすべて書き起こした速記録ではなく、決定事項とToDoが一目でわかる記録です。欠席者が3分で読み、「何が決まり、自分は何をすればよいか」がわかれば合格です。株主総会や取締役会のように法律で議事録の作成が求められる会議は、別途法定の形式に従います。
議事録はどんなときに書く？
- 週次の定例会議で進捗と担当者を確認するとき
- プロジェクトのキックオフや中間レビューで範囲と日程を合意するとき
- 取引先・顧客との打ち合わせ後に合意内容を共有するとき
- 部署間の会議で役割と責任を分担するとき
- オンライン会議で参加できなかったメンバーに結果を伝えるとき
議事録テンプレートの項目別の書き方
ダウンロードファイルには以下の項目がそのまま入っています。会議前に基本情報と議題を埋めておけば、会議中は決定事項とToDoに集中できます。
会議の基本情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 会議名 | 何の会議か一目でわかる名前にします。 | 新商品発売準備会議（第2回） |
| 日時・場所 | 日付、開始・終了時刻、会議室またはオンラインツール。 | 2026年10月30日（金）14:00〜15:00、5階会議室・Teams併用 |
| 出席者・欠席者 | 出席者の氏名と所属。欠席者は別に記載します。 | 出席：佐藤（企画）、鈴木（デザイン）、高橋（開発）／欠席：田中（営業） |
| 司会・書記 | 進行役と議事録作成者。 | 司会 佐藤、書記 鈴木 |
| 議題 | 事前に共有した議題を番号付きで。 | 1. 発売日の確定 2. LP案の確認 3. 予約キャンペーン |
議論と決定事項
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 議題ごとの議論の要点 | 議題ごとに主な意見と根拠を2〜4行で。発言をそのまま書き写さないこと。 | 発売日：生産は11/12出荷可能、物流から2日の余裕を求める意見 |
| 決定事項 | 合意した内容を1文で、承認者とともに記載。 | 発売日を11/14（金）に決定（佐藤課長承認） |
| 保留・継続検討 | 結論が出なかった議題と次に扱う時期。 | 予約割引率は営業の意見を聞いたうえで11/4に決定 |
| 次回会議 | 次回の日時と準備物。 | 11/4（火）10:00、LP最終案を持参 |
ToDo（アクションアイテム）
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| タスク | 動詞で終わる具体的な行動で書きます。 | LP最終デザインを作成する |
| 担当者 | 必ず1人の名前を書きます。「全員」は避けます。 | 鈴木 |
| 期限 | 日付で書きます。「来週中」は避けます。 | 11/3（月） |
| 状況 | 未着手・対応中・完了。次回会議で更新します。 | 対応中 |
議事録の記入例
新商品の発売準備をする社内会議の例です。決定事項を上にまとめ、ToDoは担当者と期限のある表にしました。
| 会議名 | 新商品発売準備会議（第2回） |
|---|---|
| 日時・場所 | 2026年10月30日（金）14:00〜15:00、5階会議室・Teams |
| 出席者 | 佐藤（司会）、鈴木（書記）、高橋／欠席：田中 |
| 決定事項 | ①発売日を11/14（金）に決定 ②LPはB案で進行 ③予約割引率は11/4の会議で決定 |
| 次回会議 | 11月4日（火）10:00 |
ToDo（アクションアイテム）
| タスク | 担当者 | 期限 | 状況 |
|---|---|---|---|
| LP（B案）の最終デザイン作成 | 鈴木 | 11/3 | 対応中 |
| 予約ページの開発とテスト | 高橋 | 11/7 | 未着手 |
| 予約割引率について営業の意見を集約 | 佐藤 | 11/3 | 未着手 |
| 物流センターの出荷日程を確認 | 田中 | 11/5 | 未着手 |
ポイント：会議終了5分前に決定事項とToDoを読み上げ、担当者と期限を全員で確認すると、議事録をめぐる「言った・言わない」がほぼなくなります。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
議事録を30分で書く手順
- 会議前にテンプレートを準備します。 会議名、日時、出席予定者、議題を先に書いておけば、会議中は内容に集中できます。
- 会議中は決定事項とToDoを中心にメモします。 誰が何を言ったかより何が決まったかを書き、数字・日付・名前はその場で確認します。
- 終了前に決定事項を読み上げます。 決定事項とToDoを読み上げ、担当者と期限に全員が同意しているか確認します。
- 会議後30分以内に清書します。 記憶が新しいうちに議題ごとに要約し、決定事項を冒頭に移します。
- 当日中に共有し、確認をもらいます。 出席者と欠席者に送り、修正依頼は翌日までに受けて確定版にします。
- 次回会議はToDoの確認から始めます。 前回の議事録を開き、各タスクの完了状況を確認してから新しい議題に入ります。
日本の職場での注意点：録音・個人情報・法定議事録
議事録作成のために会議を録音したり、AI文字起こしツールを使ったりする場合は、事前に参加者に伝えて了承を得ましょう。社外の参加者がいる会議では特に、録音の有無と利用目的を最初に共有するのがマナーです。
議事録には氏名や発言内容が含まれ、顧客情報や人事情報が混ざることもあります。個人情報取扱事業者には安全管理措置が求められるため（個人情報保護法第23条）、議事録はアクセス権を管理できる場所に保存し、必要な人にだけ共有します。
取締役会の議事録（会社法第369条第3項）や株主総会の議事録（同法第318条）は法律で作成が求められ、一定期間の備置きも必要です。通常の社内会議の議事録には法定の形式や保存期間はありませんが、社内の文書管理規程に沿って保管しましょう。
出典
- e-Gov法令検索：会社法（第318条、第369条） (2026年10月30日時点)
- 個人情報保護委員会：個人情報保護法の基本 (2026年10月30日時点)
本ページは一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。取締役会・株主総会の議事録は法務担当者や専門家に確認してください。
議事録でよくある失敗
- 発言をすべて書き起こし、決定事項がどこにあるかわからない
- ToDoに担当者や期限が書かれていない
- 「検討する」など、何が決まったのかあいまいな表現で終わっている
- 数日後に共有し、誰も内容を覚えていない
- 欠席者に議事録を送らず、同じ説明を繰り返すことになる
- 次回会議で前回のToDoを確認しない
議事録についてよくある質問
議事録には何を書けばよいですか？
会議名、日時・場所、出席者と欠席者、議題、議題ごとの議論の要点、決定事項、ToDo（タスク・担当者・期限）、次回会議の日時を書けば十分です。
議事録は誰が書くべきですか？
司会と書記は分けるのが理想です。進行しながら記録すると議論を聞き逃しやすくなります。書記を持ち回りにすると負担も分散できます。
発言をそのまま書くべきですか、要約すべきですか？
通常の社内会議は要約が基本です。決定事項と根拠、ToDoを残しましょう。録音やAI文字起こしを使う場合も、最終版は人が決定事項と担当者を確認して仕上げます。
議事録はいつまでに共有すべきですか？
できれば当日中、遅くとも翌営業日までに共有しましょう。時間がたつほど記憶があいまいになり、ToDoも動きにくくなります。
GoogleドキュメントやPagesでも使えますか？
はい。Word（.docx）ファイルはGoogleドキュメント、Microsoft Word、Apple Pagesでそのまま開いて編集できます。