Workbami報告與會議
會議記錄範本免費下載、寫法與範例
會議記錄是把會議討論了什麼、決定了什麼、誰要在何時之前完成什麼留下來的文件。會議一小時就結束，但沒有會議記錄，下週很可能又要把同樣的問題再談一次。
本頁整理了可直接使用的Word會議記錄範本、各欄位寫法、一份完整的團隊會議範例、會後30分鐘內整理的步驟、常見錯誤，以及在台灣職場錄音與個資方面要注意的地方。
什麼是會議記錄？
會議記錄是依固定格式記載會議時間地點、出席人員、議程、討論重點、決議事項與後續待辦的文件。週會、專案啟動會議、客戶會議、跨部門協調會等需要做決定的場合，都應該留下會議記錄。
好的會議記錄不是逐字稿，而是讓人一眼看清決議與待辦。沒出席的人花三分鐘讀完，就知道「決定了什麼、我要做什麼」，這份記錄就合格了。股東會、董事會等法律要求作成議事錄的會議，則需依法定程序另外處理。
什麼時候要寫會議記錄？
- 部門週會、月會確認進度與負責人時
- 專案啟動會議、階段檢討會議確定範圍與時程時
- 與客戶或廠商開會後需要雙方確認結論時
- 跨部門協調會議分配職責時
- 線上會議需要把結果同步給未出席同事時
會議記錄範本欄位寫法
下載檔案內含以下所有欄位。會前先填好基本資料與議程，開會時只要專心記錄決議和待辦。
會議基本資料
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 會議名稱 | 讓人一眼看出會議主題。 | 新品上市籌備會議（第二次） |
| 時間與地點 | 日期、開始與結束時間、會議室或線上會議工具。 | 2026年10月30日（五）14:00–15:00，3樓會議室＋Google Meet |
| 出席與請假人員 | 出席者姓名與部門，請假者另外列出。 | 出席：陳志明（企劃）、林雅婷（設計）、黃建宏（研發）；請假：張家豪（業務） |
| 主席與記錄 | 主持會議的人與撰寫記錄的人。 | 主席：陳志明；記錄：林雅婷 |
| 議程 | 會前公告的議程，依序編號。 | 1. 確定上市日期 2. 檢視產品頁設計 3. 預購活動 |
討論與決議
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 各議題討論重點 | 每個議題用2–4行概述主要意見與理由，不逐字記錄。 | 上市日期：工廠11/12可出貨，物流建議保留兩天緩衝 |
| 決議事項 | 每項決議一句話寫清楚，並註明核准人。 | 上市日期訂為11月14日（五）（陳志明經理核准） |
| 待議事項 | 尚未定案的議題與下次討論時間。 | 預購折扣待業務部意見後於11/4會議決定 |
| 下次會議 | 下次會議時間與需準備的資料。 | 11月4日（二）10:00，帶產品頁定稿 |
待辦事項
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 待辦內容 | 寫成具體的行動。 | 完成產品頁B案定稿 |
| 負責人 | 只寫一個人的名字，不寫「全體」。 | 林雅婷 |
| 期限 | 寫具體日期，不寫「下週」。 | 11/3 |
| 狀態 | 未開始、進行中或已完成，下次會議時更新。 | 進行中 |
會議記錄範例
這是一場新品上市籌備會議的記錄範例。決議放在最前面，每項待辦都有負責人與期限。
| 會議名稱 | 新品上市籌備會議（第二次） |
|---|---|
| 時間地點 | 2026年10月30日（五）14:00–15:00，3樓會議室＋Google Meet |
| 出席人員 | 陳志明（主席）、林雅婷（記錄）、黃建宏；請假：張家豪 |
| 決議事項 | ①上市日期訂為11月14日 ②產品頁採用B案 ③預購折扣於11/4會議決定 |
| 下次會議 | 11月4日（二）10:00 |
待辦事項
| 待辦內容 | 負責人 | 期限 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 完成產品頁B案定稿 | 林雅婷 | 11/3 | 進行中 |
| 開發並測試預購頁面 | 黃建宏 | 11/7 | 未開始 |
| 蒐集業務部對預購折扣的意見 | 陳志明 | 11/3 | 未開始 |
| 確認倉庫出貨時程 | 張家豪 | 11/5 | 未開始 |
小技巧：會議結束前5分鐘，把決議與待辦唸一遍，請大家當場確認負責人與期限，之後對記錄的爭議幾乎都會消失。
免費下載
免費、不需註冊。可用 Excel、Google 試算表、Numbers、Word 與 LibreOffice 開啟。
下載後可在雲端辦公軟體 Nobami 中直接開啟編輯。
30分鐘寫好會議記錄的步驟
- 會前準備好範本。 先填好會議名稱、時間、預定出席者與議程，開會時就能專心聽討論。
- 會中以決議與待辦為重點。 少記誰說了什麼，多記決定了什麼；數字、日期、人名當場確認。
- 散會前複述決議。 把決議與待辦唸一遍，確認每項的負責人與期限大家都同意。
- 會後30分鐘內整理。 趁記憶清楚依議題摘要重點，把決議移到最前面。
- 當天寄出並請大家確認。 寄給出席與請假人員，一天內收齊修正意見後定稿。
- 下次會議先追蹤待辦。 打開上次的記錄，逐項確認待辦進度，再進入新議題。
台灣職場注意事項：錄音、個資與法定議事錄
為了寫會議記錄而錄音或使用AI逐字稿工具時，應事先告知與會者並取得同意；有外部人士參加的會議，更要在開頭說明錄音與用途。
會議記錄會出現姓名、發言，有時還包含客戶或員工資料。依《個人資料保護法》，非公務機關保有個人資料檔案者應採取適當安全措施，因此會議記錄應存放在可管控權限的地方，只分享給需要的人。
股東會議事錄（公司法第183條）與董事會議事錄（公司法第207條）是法律要求作成並由主席簽名或蓋章的文件，並有保存規定。一般工作會議記錄沒有法定格式，但建議依公司文件管理規定保存。
依據
- 全國法規資料庫：公司法（第183條、第207條） (查核日期 2026年10月30日)
- 全國法規資料庫：個人資料保護法 (查核日期 2026年10月30日)
本頁內容為一般性資訊，並非法律意見。股東會、董事會議事錄請洽公司法務或專業人士確認。
會議記錄常見錯誤
- 把發言逐字照抄，決議埋在一大段文字裡
- 待辦事項沒有負責人或期限
- 用「再研議」「原則同意」等模糊說法取代明確結論
- 會後好幾天才寄出，大家已記不清細節
- 沒有寄給請假的人，只好再說明一次
- 下次會議沒追蹤上次的待辦，事情不了了之
會議記錄常見問題
會議記錄一定要寫哪些內容？
會議名稱、時間地點、出席與請假人員、議程、各議題討論重點、決議事項、待辦事項（內容、負責人、期限）與下次會議時間。
會議記錄要寫逐字稿還是摘要？
一般工作會議以摘要為原則，記下決議、主要理由與待辦即可。若使用錄音或AI逐字稿，仍需由記錄人確認決議與負責人後再發出。
會議記錄應該由誰來寫？
最好由主席以外的人負責記錄，邊主持邊記錄容易漏掉重點。團隊可以輪流擔任記錄。
會議記錄多久內要寄出？
最好當天寄出，最晚不超過隔一個工作天。拖越久記憶越模糊，待辦也越難推動。
可以用Google文件或Pages開啟嗎？
可以。Word（.docx）檔案可直接在Google文件、Microsoft Word與Apple Pages開啟和編輯。