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休暇届テンプレート（無料）と書き方・記入例
休暇届（休暇申請書）は、いつからいつまで、どの種類の休暇を取り、その間の仕事を誰に任せるのかを会社に伝え、承認を受けるための書類です。年次有給休暇だけでなく、半日休暇、病気休暇、慶弔休暇、特別休暇、欠勤までを一つの様式で管理する会社が多くあります。
このページでは、すぐに使える休暇届のWord・Excelテンプレート、項目ごとの書き方、引き継ぎまで含めた記入例、承認を早くもらう手順、日本の年次有給休暇のルールとよくある失敗をまとめました。
休暇届とは？
休暇届は、従業員が休暇の種類・期間・日数・理由・代理担当者を記入し、上長と人事の承認を得る社内書類です。承認された休暇届は、有給休暇の残日数の管理、賃金計算（有給か無給か）、勤怠記録の根拠になります。事前に出すものを「休暇申請書」、事後に出すものを「休暇届」と呼び分ける会社もあります。
良い休暇届は、承認者が「この期間もチームの仕事は止まらないか」をすぐ判断できる書類です。日付と同じくらい、引き継ぎ先と緊急時の連絡方法が大切です。理由は簡潔で構いません。病名などの健康情報まで書く必要はありません。
休暇届はいつ使う？
- 年次有給休暇や午前・午後の半休を取る前
- 急な体調不良で休んだ後、勤怠を正しく処理するとき
- 結婚・出産・忌引などの慶弔休暇を申請するとき
- 裁判員や公民権の行使など、公的な用事で休むとき
- 介護・育児や私用で欠勤・無給休暇を取るとき
休暇届テンプレートの項目と書き方
ダウンロードファイルには以下の項目がそのまま入っています。承認者が日付・日数・代理担当者をすぐ確認できるよう、空欄なく記入しましょう。
申請者情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 氏名 | 申請者本人の氏名を記入します。 | 佐藤 健太 |
| 所属・役職 | 部署・課・役職を記入します。 | 営業部 第二課 主任 |
| 社員番号 | 人事システムと照合できるよう記入します。 | S-20190415 |
| 休暇中の連絡先 | 緊急時のみ連絡を受ける方法と時間帯。 | 携帯（緊急時のみ、10〜11時） |
休暇の内容
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 休暇の種類 | 年次有給休暇・半休・病気休暇・慶弔休暇・特別休暇・欠勤から選びます。 | 年次有給休暇 |
| 期間・日数 | 開始日と終了日、土日祝を除いた取得日数。半休は0.5日。 | 11月17日（月）〜11月19日（水）、3日 |
| 理由 | 一行で簡潔に。病名などは書きません。 | 私用のため |
| 代理担当者・引き継ぎ | 誰がどの業務を代わるか。事前に本人の了承を得ます。 | 鈴木 美咲：受注確認、見積回答 |
| 添付書類 | 慶弔・病気休暇など証明が必要な場合の書類名。 | 会葬礼状の写し（忌引） |
| 承認欄 | 申請者 → 上長 → 人事の順に押印または電子承認。 | 佐藤 → 田中課長 → 人事部 |
休暇届の記入例
営業主任が年次有給休暇を3日取る例です。日付・日数・代理担当者を上にまとめ、引き継ぎ内容を表にしました。
| 申請者 | 営業部 第二課 主任 佐藤 健太 |
|---|---|
| 休暇の種類 | 年次有給休暇 |
| 期間 | 2026年11月17日（月）〜11月19日（水） |
| 取得日数 | 3日（残日数 11日 → 8日） |
| 代理担当者 | 鈴木 美咲（引き継ぎ確認済み） |
引き継ぎ業務
| 業務 | 代理担当 | 対応内容 | 資料の場所 |
|---|---|---|---|
| A社 11月分受注確認 | 鈴木 美咲 | 18日午前までに数量を回答 | 共有フォルダ > 受注 > A社 |
| 新規見積の回答 | 鈴木 美咲 | 1営業日以内に一次回答、値引きは課長承認 | 見積単価表 v3 |
| 週報の提出 | 田中課長 | 今週分は翌週にまとめて提出 | 週報テンプレート |
| クレーム対応 | カスタマーサポート | 緊急案件のみ携帯へ連絡 | 対応マニュアル |
ポイント：提出前に代理担当者と引き継ぎ表を確認しておくと、差し戻しがほとんどなくなります。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
休暇届の書き方と提出の流れ
- 残日数とチームの予定を確認する 勤怠システムで有給の残日数を確認し、同じ期間に休む人や締め切りがないかチームのカレンダーで確かめます。
- 休暇の種類と日数を正しく書く 土日祝を除いて数え、半休は0.5日、時間単位年休は時間数で記入します。
- 代理担当者と引き継ぎを合意する 任せる業務、対応方法、資料の場所を表にまとめ、代理担当者の了承を得ます。
- 必要な添付書類をそろえる 慶弔休暇や病気休暇では、会社が求める証明書類を添付します。
- 決められた期限までに提出する 就業規則の申請期限を守り、上長と人事に承認を依頼します。
- 承認後に予定と不在通知を設定する 共有カレンダーに休暇を登録し、メールやチャットの自動応答に復帰日と代理担当者を書いておきます。
日本の年次有給休暇のルール
労働基準法第39条により、雇入れから6か月継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者には、10労働日の年次有給休暇が与えられ、勤続年数に応じて日数が増えます。年10日以上付与される労働者には、使用者が年5日を時季指定して確実に取得させる義務があります。
有給休暇は労働者が請求した時季に与えるのが原則ですが、事業の正常な運営を妨げる場合、使用者は時季を変更できます（時季変更権）。休暇届を早めに出すことで、調整がしやすくなります。
慶弔休暇や病気休暇は法律で義務づけられた休暇ではなく、就業規則で定める特別休暇です。日数・有給か無給か・必要書類は会社の規程を確認してください。
出典
- e-Gov法令検索：労働基準法（第39条 年次有給休暇） (2026年10月30日時点)
- 厚生労働省 (2026年10月30日時点)
本ページは一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。具体的な日数や手続きは、法令の原文、就業規則、人事・労務担当者の案内を優先してください。
休暇届でよくある失敗
- 土日祝まで日数に含め、有給が多く引かれてしまう
- 代理担当者の了承を取らずに名前だけ書き、休暇中に連絡が来る
- 病気休暇の理由に病名や診療内容を詳しく書いてしまう
- 前日に提出して承認が間に合わない、または時季変更を求められる
- 慶弔休暇の証明書類がなく、有給扱いになってしまう
- 承認後に共有カレンダーと自動応答を設定し忘れる
休暇届についてよくある質問
休暇届に理由は必ず書く必要がありますか？
年次有給休暇は理由を問わず取得できる権利なので、「私用のため」で十分です。慶弔休暇や病気休暇など会社の規程による休暇は、種類を確認できる理由と証明書類が求められることがあります。
休暇届と休暇申請書の違いは？
事前に承認を求めるのが休暇申請書、事後に報告するのが休暇届と使い分ける会社もありますが、同じ意味で使う会社も多くあります。社内の呼び方に合わせて使えば問題ありません。
半休はどう数えますか？
一般的に半休は0.5日として有給残日数から差し引きます。半日単位や時間単位の取り方は就業規則や労使協定で決まるので、会社のルールに従ってください。
何日前までに提出すればよいですか？
法律上の期限はありませんが、就業規則で数日前から1週間前までの提出を定める会社が多いです。早く出すほど調整がしやすくなります。
Googleドキュメントでも使えますか？
はい。WordファイルはGoogleドキュメント、ExcelファイルはGoogleスプレッドシートでそのまま開いて編集できます。