Workbami経理・承認
経費精算書テンプレート（無料）と書き方・記入例
経費精算書は、社員が立て替えた交通費や接待費、備品代などを会社に請求し、上長と経理の承認を受けて払い戻してもらうための書類です。誰が、いつ、何のために、いくら使ったかを一枚で示せることが大切です。
このページでは、合計が自動計算されるExcel版とWord版の経費精算書テンプレート、各項目の書き方、実際の記入例、インボイス制度や電子帳簿保存法に関する注意点を紹介します。
経費精算書とは
経費精算書は、業務で発生した費用を明細ごとに記入し、領収書を添付して申請する社内書類です。会社によっては「経費精算申請書」「立替金精算書」「旅費精算書」とも呼ばれますが、日付・内容・金額・証憑という基本の項目は共通です。
事前に支出の可否を確認する「稟議書」や「仮払申請書」と違い、経費精算書は実際に支払った金額を確定させ、立替分の払い戻しや仮払金の精算を行うために使います。
経費精算書を使う場面
- 出張後に新幹線・航空券・宿泊費・タクシー代を精算するとき
- 取引先との会食費や手土産代を立て替えたとき
- 備品や書籍、ソフトウェアの利用料を個人のカードで支払ったとき
- 毎月の近距離交通費や駐車場代をまとめて申請するとき
- 仮払金を受け取った出張の実費を確定し、差額を返金・追加精算するとき
経費精算書テンプレートの項目と書き方
ダウンロードできるファイルには次の項目が入っています。勘定科目や承認欄は自社のルールに合わせて変更してください。
基本情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 申請日 | 精算書を提出する日。 | 2026年10月29日 |
| 所属・氏名 | 部署名と申請者の氏名。社員番号があれば併記します。 | 営業部 佐藤 健 |
| 精算期間 | 対象となる支出の最初と最後の日付。 | 2026年10月6日〜10月10日 |
| 目的 | 出張先や案件など、支出の理由を一文で。 | 大阪・○○商事との定例会議出張 |
| プロジェクト・部門コード | 原価管理をしている場合の配賦先。 | PJ-2026-21 |
| 支払方法 | 立替（現金・個人カード）、法人カードなど。 | 立替（個人カード） |
明細（領収書1枚につき1行）
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 日付 | 領収書に記載の利用日。 | 2026年10月7日 |
| 勘定科目 | 旅費交通費、交際費、会議費、消耗品費など。 | 旅費交通費 |
| 内容・支払先 | 利用区間や購入品、会食の場合は参加者と社名も。 | 新幹線 東京→新大阪 |
| 金額（税込） | 実際に支払った税込金額。 | 14,720 |
| インボイス登録番号 | 適格請求書の「T＋13桁」の番号。仕入税額控除の確認に使います。 | T1234567890123 |
| 領収書番号 | 添付した領収書に振った番号。明細と突き合わせるため。 | R-01 |
合計・承認
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 合計金額 | 明細の合計（Excelは自動計算）。 | 41,620 |
| 仮払金 | 事前に受け取った仮払金があれば記入。 | 30,000 |
| 差引精算額 | 合計から仮払金を引いた金額。マイナスなら返金。 | 11,620 |
| 申請者印・署名 | 内容に誤りがないことの確認。 | 佐藤 |
| 承認者印・署名 | 上長・経理の承認欄。 | 課長 田中 / 経理 山本 |
経費精算書の記入例
大阪への日帰り＋1泊出張の例です。会食は参加者を明記し、各明細に領収書番号を振っています。
| 申請者 | 営業部 佐藤 健 |
|---|---|
| 精算期間 | 2026年10月6日〜10月10日 |
| 目的 | 大阪・○○商事との定例会議出張 |
| 仮払金 | 30,000円 |
| 承認 | 課長 田中 → 経理 山本 |
精算明細
| 日付 | 勘定科目 | 内容 | 領収書 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-07 | 旅費交通費 | 新幹線 東京→新大阪（指定席） | R-01 | ￥14,720 |
| 2026-10-07 | 旅費交通費 | ビジネスホテル 1泊 | R-02 | ￥9,800 |
| 2026-10-07 | 交際費 | ○○商事 2名と会食（参加者：鈴木様、高橋様） | R-03 | ￥12,600 |
| 2026-10-08 | 旅費交通費 | 地下鉄・タクシー（新大阪→本町） | R-04 | ￥4,500 |
| 合計 | ￥41,620 |
合計41,620円から仮払金30,000円を差し引き、11,620円を追加で支給します。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
経費精算書の書き方（手順）
- 領収書を集める。 利用当日にスマホで撮影し、紙の領収書もなくさないように保管します。
- 基本情報を記入する。 申請日、所属・氏名、精算期間、目的を書き、承認者が内容をすぐ理解できるようにします。
- 領収書1枚につき1行で明細を書く。 日付・勘定科目・内容・税込金額を領収書のとおりに転記し、インボイス登録番号も控えます。
- 合計と仮払金の差額を確認する。 Excelが計算した合計から仮払金を差し引き、返金か追加支給かを確認します。
- 領収書を添付して承認に回す。 上長、経理の順に承認を受け、締め日までに提出します。
日本での注意点：インボイス制度と電子帳簿保存法
2023年10月1日に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、仕入税額控除を受けるために原則として登録番号の記載された適格請求書（領収書）の保存が必要です。公共交通機関の3万円未満の運賃など、帳簿のみの保存で認められる特例もあります。
電子帳簿保存法により、メールやWebで受け取った領収書などの電子取引データは、2024年1月1日以降、電子のまま一定の要件を満たして保存する必要があります。紙の領収書はスキャナ保存の要件を満たせば電子化できます。
法人の帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します（欠損金が生じた事業年度は10年）。
出典
- 国税庁：インボイス制度の概要 (2026年10月29日時点)
- 国税庁：電子帳簿保存法一問一答 (2026年10月29日時点)
- 国税庁：帳簿書類等の保存期間（法人） (2026年10月29日時点)
本ページは一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。制度は改正されることがあるため、実際の処理の前に税理士または国税庁の最新情報をご確認ください。
経費精算書でよくあるミス
- 目的欄が「打ち合わせ」だけで、誰と何のためか分からない
- 交際費の明細に参加者の氏名・社名がない
- インボイス登録番号のないレシートを、確認せずにそのまま精算している
- クレジットカードの利用明細だけを添付し、領収書がない
- 同じ領収書を法人カードの明細と立替精算の両方で申請してしまう
- 締め日を過ぎて提出し、翌月の処理に回される
経費精算書に関するよくある質問
経費精算書と仮払申請書の違いは何ですか？
仮払申請書は出張などの前にお金を先に受け取るための書類で、経費精算書は実際に使った金額を確定して払い戻しや仮払金の精算を行う書類です。
領収書をなくした場合はどうすればいいですか？
まず支払先に再発行を依頼します。難しい場合は社内規程に従い、出金伝票や支払証明書に日付・支払先・金額・目的を記入して承認を受けます。インボイスの要件は満たさない点に注意してください。
経費精算書はいつまでに提出すればいいですか？
社内規程によりますが、月末締め・翌月10日頃提出とする会社が多いです。期限を過ぎると会計処理が遅れるため、出張後は早めに提出しましょう。
GoogleスプレッドシートやNumbersでも使えますか？
はい。.xlsxファイルはGoogleスプレッドシートやNumbersで開け、合計の数式もそのまま動きます。Word版はGoogleドキュメントでも開けます。
経費精算書の保存期間は何年ですか？
法人は帳簿書類として原則7年間の保存が必要です（欠損金が生じた事業年度は10年）。電子データで受け取った領収書は電子のまま保存します。