แบบฟอร์มบันทึกการประชุมฟรี วิธีเขียน และตัวอย่าง

บันทึกการประชุมคืออะไร

บันทึกการประชุม หรือรายงานการประชุม คือเอกสารที่บันทึกวันเวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม เรื่องที่พิจารณา มติหรือข้อสรุป และงานที่มอบหมายให้แต่ละคน โดยมีเลขานุการหรือผู้จดบันทึกที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นการประชุม ประธานตรวจทานความถูกต้อง แล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมและผู้เกี่ยวข้อง ควรส่งภายในยี่สิบสี่ชั่วโมงหลังประชุม

การจดบันทึกมีหลายแบบ แบบจดละเอียดทุกคำพูดเหมาะกับการประชุมที่ต้องใช้เป็นหลักฐาน แบบจดย่อเฉพาะสาระสำคัญและเหตุผล และแบบจดเฉพาะมติที่ประชุม สำหรับการประชุมทีมหรือประชุมโครงการในบริษัททั่วไป แบบจดเฉพาะมติพร้อมรายการงานที่ต้องทำเป็นแบบที่อ่านง่ายและนำไปใช้ต่อได้ดีที่สุด ส่วนการประชุมผู้ถือหุ้นหรือคณะกรรมการบริษัทเป็นเอกสารทางกฎหมายที่มีข้อกำหนดเฉพาะ

ควรจดบันทึกการประชุมเมื่อไร

• หลังการประชุมประจำสัปดาห์ของทีมหรือการประชุมเปิดโครงการ
• หลังการประชุมผู้บริหารที่มีการอนุมัติงบประมาณ กำหนดเวลา หรือการรับคนเพิ่ม
• หลังการประชุมกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ เพื่อยืนยันสิ่งที่ตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร
• เมื่อมีผู้ไม่ได้เข้าประชุมและต้องรับทราบมติ
• การประชุมคณะกรรมการบริษัทและการประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งต้องจดรายงานการประชุมตามกฎหมาย

หัวข้อในแบบฟอร์มบันทึกการประชุมและวิธีกรอก

ไฟล์ Word มีหัวข้อตามลำดับด้านล่างนี้ ให้กรอกส่วนข้อมูลการประชุมไว้ก่อนเริ่มประชุม ระหว่างประชุมจะเหลือเพียงสาระสำคัญ มติ และงานที่มอบหมาย

ข้อมูลการประชุม

สาระของการประชุม

งานที่ได้รับมอบหมาย

ตัวอย่างบันทึกการประชุมที่กรอกแล้ว

ตัวอย่างนี้เป็นบันทึกการประชุมฝ่ายการตลาดของบริษัทค้าปลีกแห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ โดยวางมติไว้ด้านบนให้อ่านได้ทันที และรวมงานที่มอบหมายไว้ในตาราง

งานที่ได้รับมอบหมาย

เคล็ดลับ: ใช้เวลาห้านาทีสุดท้ายของการประชุมอ่านมติและงานที่มอบหมายให้ทุกคนฟังอีกครั้ง ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันจะถูกแก้ไขทันที และจะไม่มีใครโต้แย้งรายงานการประชุมในภายหลัง

วิธีเขียนบันทึกการประชุมใน 6 ขั้นตอน

1. กรอกข้อมูลการประชุมไว้ล่วงหน้า ชื่อการประชุม วันเวลา รายชื่อผู้ได้รับเชิญ และระเบียบวาระทราบก่อนประชุมอยู่แล้ว ให้คัดลอกลงแบบฟอร์มไว้ ตอนประชุมจะได้เพียงทำเครื่องหมายผู้มาประชุม
2. กำหนดผู้จดบันทึก ประธานไม่สามารถดำเนินการประชุมและจดบันทึกได้ดีพร้อมกัน ควรหมุนเวียนหน้าที่ผู้จดในทีม เพื่อไม่ให้เป็นภาระของคนเดียว
3. จดมติและข้อสรุป ไม่ใช่ทุกคำพูด ในแต่ละวาระ ให้จดประเด็นหลัก มติ และงานที่ต้องทำต่อ จดว่าใครพูดอะไรเฉพาะเมื่อเป็นความเห็นสำคัญหรือความเห็นที่แตกต่าง
4. ยืนยันงานที่มอบหมายก่อนปิดประชุม อ่านงานแต่ละรายการพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จ เพื่อให้ทุกคนรับทราบและยอมรับร่วมกันก่อนออกจากห้อง
5. เรียบเรียงให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ยิ่งรอนาน โน้ตที่จดไว้ยิ่งอ่านไม่เข้าใจ หากเป็นเรื่องอ่อนไหว ให้ประธานตรวจทานก่อนส่ง
6. ส่งและติดตามผล ส่งบันทึกให้ผู้มาประชุมและผู้ไม่มาประชุม เก็บไว้ในพื้นที่ที่ทีมเข้าถึงได้ และเริ่มการประชุมครั้งต่อไปด้วยการทบทวนงานที่มอบหมาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจดบันทึกการประชุม

• จดทุกคำพูดยาวเหยียดแต่ไม่ระบุมติให้ชัดเจน
• มอบหมายงานให้ทั้งทีมหรือทุกคน จนไม่มีใครรับผิดชอบจริง
• เขียนว่าดำเนินการโดยเร็วแทนการระบุวันที่
• ส่งบันทึกหลังประชุมหนึ่งสัปดาห์ เมื่อทุกคนจำรายละเอียดไม่ได้แล้ว
• ลืมส่งบันทึกให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าประชุม
• ไม่ติดตามงานที่มอบหมายในการประชุมครั้งถัดไป

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบันทึกการประชุม