기안서 양식 무료 다운로드와 작성법·예문

기안서란?

기안(起案)은 '안을 일으킨다'는 뜻으로, 기안서는 업무 담당자가 처리할 일의 내용과 방법을 정리해 결재권자의 승인을 요청하는 문서입니다. 결재가 끝나면 그 내용대로 시행하고, 문서는 정해진 보존기간 동안 보관합니다.

품의서가 주로 돈을 쓰기 전에 예산 집행 승인을 받는 문서라면, 기안서는 비용 여부와 관계없이 회사의 결정이나 공식 조치를 시작하는 가장 일반적인 문서입니다. 제도 변경, 사내 공지, 협력사 발송 공문, 인사 발령안처럼 '이렇게 하겠습니다'를 승인받는 모든 일에 씁니다.

기안서는 언제 쓰나요?

• 취업규칙·사내 규정·업무 절차를 새로 만들거나 바꿀 때
• 사내 행사, 교육, 캠페인 같은 일을 실시하기 전에
• 거래처나 관공서에 회사 명의의 공문을 보내기 전에
• 새 시스템 도입, 조직 개편 같은 결정을 경영진에게 올릴 때
• 회의에서 정한 사항을 정식 결정으로 남겨야 할 때

기안서 양식 항목별 작성법

다운로드 파일에는 아래 항목이 그대로 들어 있습니다. 머리 부분은 문서 관리용, 본문은 결재권자가 판단하는 부분입니다.

머리 부분(문서 관리·결재)

본문

추진 일정

기안서 작성 예문

직원 60여 명 규모 회사에서 시차출퇴근제를 시범 도입하는 기안서 예문입니다. 결재권자가 머리 부분과 목적만 읽어도 판단할 수 있도록 썼습니다.

추진 일정

팁: 본문 마지막 줄(붙임 포함) 뒤에 한 칸 띄우고 '끝.'을 적으면 문서가 끝났다는 것이 분명해지고, 뒤에 내용을 덧붙이는 것을 막을 수 있습니다.

결재가 빨리 끝나는 기안서 작성 순서

1. 제목과 목적을 먼저 한 줄씩 씁니다. 결재권자는 제목과 목적만 보고 읽을지 판단합니다. '무엇을, 왜'가 한 줄에 들어가게 쓰세요.
2. 현황을 숫자와 근거로 정리합니다. 설문, 실적, 민원 건수처럼 확인할 수 있는 숫자를 쓰고 출처는 붙임으로 돌립니다.
3. 세부 내용을 항목 기호로 나눕니다. 1. 2. → 가. 나. → 1) 2) → 가) 나) 순서로 내려가며 대상, 방법, 기준, 예외를 빠짐없이 적습니다.
4. 추진 일정과 담당자를 표로 붙입니다. 단계마다 담당자 한 명과 날짜를 적어 결재 후 바로 실행할 수 있게 합니다.
5. 협조 부서와 미리 합의합니다. 인사, 재무, 법무처럼 영향을 받는 부서의 의견을 받아 결재선의 협조란에 넣으면 반려가 줄어듭니다.
6. 붙임과 '끝.'을 확인하고 상신합니다. 붙임 자료 이름과 수량이 맞는지, 시행일자와 보존기간이 비어 있지 않은지 확인한 뒤 결재를 올립니다.

기안서 작성 시 자주 하는 실수

• 제목만 보고는 무엇을 승인해 달라는지 알 수 없는 경우('업무 협조의 건' 같은 제목)
• 목적과 현황 없이 '시행하고자 합니다'만 적어 판단 근거가 없는 경우
• 시행일자나 담당자가 빠져 결재 후 아무도 실행하지 않는 경우
• 협조 부서와 상의하지 않아 결재 도중 반려되는 경우
• 항목 기호가 뒤섞여 어디까지가 한 항목인지 알 수 없는 경우
• 붙임 자료를 본문에 적어 놓고 실제로는 첨부하지 않은 경우

기안서 자주 묻는 질문