WorkbamiAdministrasi & surat keterangan
Contoh nota dinas usulan: cara menulis dan meminta persetujuan
Nota dinas usulan adalah naskah internal yang memulai sebuah keputusan di perusahaan: mengubah aturan, mengadakan acara, menerapkan proses baru, atau menyiapkan surat resmi keluar. Nota dinas menjelaskan kondisi saat ini, menyampaikan usulan yang jelas, dan mengumpulkan paraf serta persetujuan pejabat yang berwenang sebelum dijalankan.
Di halaman ini Anda mendapatkan template nota dinas dalam format Word, penjelasan setiap bagian, contoh nota dinas lengkap dengan jadwal pelaksanaan, langkah menulis, dan kesalahan yang sering membuat nota dinas dikembalikan.
Apa itu nota dinas usulan?
Nota dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat atau unit kerja kepada atasan atau unit lain dalam satu organisasi. Dalam bentuk usulan, nota dinas memuat latar belakang, usulan, dan hal yang dimohonkan, lalu diedarkan untuk diparaf dan disetujui secara berjenjang, misalnya manajer, kepala divisi, lalu direktur. Setiap paraf diberi tanggal sehingga ada jejak keputusan.
Nota dinas usulan berbeda dengan surat permohonan persetujuan anggaran, yang berfokus pada nominal biaya, dan berbeda dengan surat edaran yang menyampaikan keputusan yang sudah diambil. Nota dinas usulan dipakai untuk meminta persetujuan atas ide atau perubahan, misalnya kebijakan kerja dari rumah, alur orientasi karyawan baru, acara gathering akhir tahun, atau isi surat balasan kepada mitra.
Kapan menggunakan nota dinas usulan?
- Saat mengusulkan aturan baru atau perubahan prosedur (kerja dari rumah, piket, pengarsipan)
- Saat meminta persetujuan acara internal, pelatihan, atau gathering
- Sebelum mengirim surat resmi atas nama perusahaan
- Saat ingin menjalankan proyek percontohan atau alat baru di satu divisi
- Saat keputusan yang melibatkan beberapa divisi perlu dicatat secara tertulis
Template nota dinas: penjelasan per bagian
File Word berisi bagian-bagian berikut sesuai urutan. Pengambil keputusan harus memahami hal yang diusulkan dalam sepuluh baris pertama.
Kepala nota dan alur persetujuan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor dan tanggal | Nomor naskah sesuai agenda unit dan tanggal pembuatan. | ND-031/HR/XI/2026, 3 November 2026 |
| Yth. (kepada) | Pejabat yang memutuskan. | Direktur Utama |
| Dari | Nama, jabatan, dan unit pembuat nota. | Dewi Lestari, Kepala Bagian SDM |
| Tembusan | Pihak yang perlu mengetahui. | Para kepala cabang |
| Alur paraf | Urutan pejabat yang memaraf hingga pemberi persetujuan akhir. | Manajer SDM → Direktur Keuangan → Direktur Utama |
| Tanggal berlaku | Kapan usulan berlaku jika disetujui. | 2 Januari 2027 |
Isi nota dinas
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Hal | Satu kalimat yang menyebut apa yang dimohonkan, bukan sekadar topik. | Usulan dua hari kerja dari rumah bagi karyawan bagian penunjang |
| Latar belakang | Kondisi saat ini, data, dan masalah konkret. | Sepanjang 2026 ada 17 karyawan mengundurkan diri, 7 di antaranya karena jarak tempuh |
| Usulan | Langkah bernomor, jelas, dan dapat diperiksa. | 1. Rabu dan Jumat kerja dari rumah; 2. Selasa wajib hadir di kantor |
| Manfaat yang diharapkan | Hasil nyata dan, jika bisa, terukur. | Turnover turun, biaya transportasi berkurang |
| Lampiran | Dokumen pendukung usulan. | Hasil survei karyawan, rancangan peraturan kerja dari rumah |
Jadwal pelaksanaan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tahap | Kegiatan setelah usulan disetujui. | Perubahan peraturan perusahaan |
| Penanggung jawab | Orang yang menangani tahap tersebut. | Dewi Lestari |
| Tenggat | Tanggal selesai yang realistis. | 15/12/2026 |
| Hasil | Bukti bahwa tahap sudah selesai. | Peraturan perusahaan yang diperbarui |
Contoh nota dinas usulan yang sudah diisi
Nota dinas dari Kepala Bagian SDM yang mengusulkan perluasan kerja dari rumah. Direktur cukup membaca bagian Hal dan tanggal berlaku untuk memutuskan.
| Nomor | ND-031/HR/XI/2026, 3 November 2026 |
|---|---|
| Dari | Dewi Lestari, Kepala Bagian SDM |
| Hal | Usulan dua hari kerja dari rumah bagi bagian penunjang |
| Alur paraf | Manajer SDM → Direktur Keuangan → Direktur Utama |
| Tanggal berlaku | 2 Januari 2027, setelah peraturan perusahaan diperbarui |
Jadwal pelaksanaan
| Tahap | Penanggung jawab | Tenggat | Hasil |
|---|---|---|---|
| Presentasi di rapat direksi | Dewi Lestari | 10/11/2026 | Nota dinas disetujui |
| Perubahan peraturan perusahaan | Bagian Hukum | 15/12/2026 | Peraturan perusahaan yang diperbarui |
| Pengecekan laptop dan akses VPN | Bagian TI | 18/12/2026 | Daftar perangkat dan akses |
| Sosialisasi ke karyawan | Kepala cabang | 22/12/2026 | Email dan rapat sosialisasi |
Tips: tulis bagian Hal paling akhir. Setelah usulan jelas, Anda lebih mudah merangkumnya dalam satu kalimat yang tepat.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
6 langkah menulis nota dinas usulan
- Tentukan keputusan yang diminta. Tulis dalam satu kalimat apa yang harus disetujui atau ditolak pimpinan. Jika belum bisa, usulan belum matang.
- Jelaskan kondisi dengan data. Dua atau tiga angka atau fakta sudah cukup untuk menunjukkan mengapa perlu bertindak sekarang.
- Beri nomor pada setiap usulan. Setiap butir menjawab siapa, apa, dan mulai kapan. Hindari kalimat umum seperti "meningkatkan koordinasi".
- Tambahkan jadwal dan penanggung jawab. Tabel jadwal menunjukkan usulan bisa dijalankan dan memudahkan pemantauan setelah disetujui.
- Periksa aturan ketenagakerjaan. Jika usulan mengubah jam kerja atau ketentuan dalam peraturan perusahaan, libatkan bagian hukum dan SDM sebelum tanggal berlaku.
- Edarkan untuk paraf dan arsipkan. Kirim sesuai alur paraf, simpan versi yang disetujui beserta tanggalnya, lalu sampaikan keputusan kepada pihak terkait.
Catatan untuk Indonesia: tata naskah dinas dan peraturan perusahaan
Format nota dinas yang umum dikenal (nomor, Yth., dari, tembusan, tanggal, hal) berasal dari pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah yang diterbitkan Kementerian PANRB. Perusahaan swasta tidak wajib mengikutinya, tetapi banyak yang memakai format serupa agar naskah internal seragam dan mudah dilacak.
Jika usulan mengubah jam kerja, hari libur, atau ketentuan lain dalam peraturan perusahaan, perhatikan bahwa perusahaan dengan sedikitnya 10 pekerja wajib memiliki peraturan perusahaan yang disahkan instansi ketenagakerjaan, dan perubahannya juga perlu pengesahan (UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta perubahannya).
Jika nota memuat data pribadi karyawan, batasi aksesnya hanya untuk pihak yang perlu memutuskan, sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Sumber
- JDIH Kementerian PANRB: pedoman tata naskah dinas (dicek 1 November 2026)
- BPK RI: database peraturan (UU 13/2003, UU 27/2022) (dicek 1 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Periksa peraturan perusahaan Anda dan konsultasikan dengan bagian hukum atau SDM.
Kesalahan umum dalam nota dinas usulan
- Bagian Hal hanya berisi topik ("Kerja dari rumah") tanpa menyebut apa yang dimohonkan
- Latar belakang dua halaman sehingga usulan tenggelam
- Tidak ada tanggal berlaku dan penanggung jawab, sehingga setelah disetujui tidak ada yang bergerak
- Mengubah jam kerja tanpa memperbarui peraturan perusahaan
- Banyak draf tanpa nomor beredar, tidak jelas versi mana yang diparaf
- Memasukkan rincian anggaran panjang ke dalam nota, bukan melampirkan surat permohonan persetujuan terpisah
Pertanyaan umum tentang nota dinas
Apa beda nota dinas usulan dan surat permohonan persetujuan?
Nota dinas usulan meminta persetujuan atas ide atau perubahan, seperti prosedur baru, acara, atau surat keluar. Surat permohonan persetujuan dipakai untuk pengeluaran atau pembelian tertentu dengan nominal dan anggaran. Jika usulan memerlukan biaya besar, lampirkan surat permohonan persetujuan.
Apakah perusahaan swasta wajib memakai format tata naskah dinas pemerintah?
Tidak. Pedoman tersebut berlaku untuk instansi pemerintah, tetapi perusahaan swasta boleh menirunya agar naskah internal seragam.
Berapa panjang nota dinas yang ideal?
Satu halaman biasanya cukup. Data rinci, rancangan, dan penawaran dimasukkan sebagai lampiran.
Siapa yang menandatangani nota dinas?
Pembuat nota atau kepala unit pengusul menandatangani, lalu pejabat sesuai alur memberi paraf dan disposisi bertanggal sesuai aturan kewenangan perusahaan.
Apakah template bisa dibuka di Google Docs?
Bisa. File .docx dapat dibuka di Word, Google Docs, dan LibreOffice Writer.