Workbami總務與證明
公文範本免費下載與簽稿寫法、實例
公司要推行新制度、修改規章、舉辦活動或以公司名義對外發函時，通常由承辦人先擬一份稿，經主管核稿、相關單位會辦，再由有權主管決行。這份從起草到決行的文件，就是本頁說的內部公文（簽稿）。
本頁提供可直接使用的公文Word範本、各欄位寫法、完整實例、一次就能決行的撰寫步驟，以及常見錯誤。
什麼是公文（簽稿）？
公文是處理公務的正式文書。依《公文程式條例》，公文類別包括令、呈、咨、函、公告及其他公文；機關內部常用的「簽」與「稿」則屬其他公文。企業雖不受此條例拘束，但多數公司的文書規定沿用「主旨、說明、辦法」三段式，讓主管能快速判斷並決行。
簽呈多用於向上請示某件事，特別是需要經費的案件；本頁的公文範本則著重在把一項決定或正式行動寫成可決行、可執行、可歸檔的文件，不論是否涉及費用。
什麼時候需要擬公文？
- 訂定或修正公司規章、作業辦法時
- 發布內部通知、辦理教育訓練或活動之前
- 以公司名義向客戶、合作廠商或政府機關發函之前
- 向經營層提出新系統、組織調整等決策建議時
- 把會議討論結果做成正式決定並歸檔時
公文範本各欄位寫法
下載檔包含以下欄位。上方是文書管理與決行流程，下方是主管判斷用的本文。
文書管理與決行
| 欄位 | 寫法 | 範例 |
|---|---|---|
| 發文字號 | 依公司規則：單位代字、年度、流水號。 | 總字第1150118號 |
| 承辦人與日期 | 承辦單位、職稱、姓名與日期。 | 總務部 專員 林怡君 115年11月1日 |
| 會辦單位 | 涉及其他單位職掌時請其會辦。 | 人資部 |
| 決行層級 | 依分層負責表由誰決行。 | 總經理 |
| 保存年限 | 依公司檔案管理規定。 | 10年 |
本文（主旨、說明、辦法）
| 欄位 | 寫法 | 範例 |
|---|---|---|
| 主旨 | 一段話說明目的與期望，不分項。 | 為試行彈性上班時間，請鑒核。 |
| 說明 | 背景、依據、現況，用一、二、三分項。 | 一、員工問卷顯示72%希望彈性上班（10月，64人填答）。 |
| 辦法 | 具體做法、對象、標準與例外，分項列出。 | 一、適用全體員工（輪班人員除外）。二、上班時間可於8時至10時間選擇。 |
| 實施日期 | 決行後何時開始實施。 | 自115年12月1日起試行3個月 |
| 附件 | 附件名稱與份數。 | 附件：員工問卷結果1份 |
實施進度
| 欄位 | 寫法 | 範例 |
|---|---|---|
| 步驟 | 依時間順序寫要做的事。 | 公告實施要點 |
| 負責人 | 寫一位負責人。 | 人資部 黃志明 |
| 完成日期 | 寫具體日期。 | 11/20 |
| 產出 | 完成後留下的成果。 | 實施要點與公告 |
公文（簽稿）實例
約60人的公司試行彈性上班時間的簽稿實例。主管只看主旨與說明第一點，就能判斷是否決行。
| 發文字號 | 總字第1150118號 |
|---|---|
| 主旨 | 為試行彈性上班時間，請鑒核。 |
| 承辦 | 總務部 專員 林怡君（115年11月1日） |
| 會辦 / 決行 | 人資部 / 總經理 |
| 實施日期 | 115年12月1日起試行3個月，期滿檢討後另簽 |
| 重點 | 上班時間可於8時至10時間選擇，每日工時8小時及核心時段10時至16時不變。 |
實施進度
| 步驟 | 負責人 | 完成日期 | 產出 |
|---|---|---|---|
| 評估對工作規則與出勤系統的影響 | 人資部 黃志明 | 11/14 | 評估意見 |
| 確定實施要點並全員公告 | 總務部 林怡君 | 11/20 | 實施要點、公告 |
| 調整出勤系統上班時間設定 | 資訊部 陳冠宇 | 11/27 | 設定完成回報 |
| 開始試行 | 各部門主管 | 12/1 | 部門上班時間登記表 |
| 期中問卷 | 總務部 林怡君 | 1/15 | 問卷結果報告 |
提示：主旨不分項、文字精簡；說明與辦法才分項，用一、（一）、1、（1）的順序，不要跳層。
免費下載
免費、不需註冊。可用 Excel、Google 試算表、Numbers、Word 與 LibreOffice 開啟。
下載後可在雲端辦公軟體 Nobami 中直接開啟編輯。
一次就能決行的擬稿步驟
- 先寫主旨。 一句話說清要做什麼與期望主管怎麼做，例如「請鑒核」「請核示」。
- 用數據寫說明。 列出背景、依據與現況，引用問卷、業績或客訴件數，原始資料放附件。
- 把辦法分項寫清楚。 對象、做法、標準、例外逐項列出，執行時沒有人需要再猜。
- 附上實施進度與負責人。 每一步寫一位負責人和完成日期，決行後即可推動。
- 事先與會辦單位溝通。 涉及人資、財務、法務的，先取得意見並列入會辦，避免中途退回。
- 檢查文號、附件後陳核。 確認實施日期、保存年限、附件名稱份數都正確，再送決行。
台灣參考規範：公文程式與個資保護
機關公文依《公文程式條例》辦理，公文類別、蓋印、年月日等基本規定都在條例中；實務寫作則參考行政院訂定的《文書處理手冊》，例如「主旨、說明、辦法」三段式、分項標號一、（一）、1、（1）的順序。民間企業不受拘束，但沿用這套格式能讓對外函文更正式易讀。
公文中若涉及員工個人資料（身分證字號、健康資料、考核結果等），應只寫決策必要的部分並限制閱覽範圍，依《個人資料保護法》採取適當安全維護措施。
修改工作規則等涉及勞動條件的事項，可能另有報備或公開揭示等程序，請與人資或法務確認。
依據
- 全國法規資料庫：公文程式條例 (查核日期 2026年11月1日)
- 全國法規資料庫：個人資料保護法 (查核日期 2026年11月1日)
- 行政院全球資訊網（文書處理手冊） (查核日期 2026年11月1日)
以上為一般資訊，並非法律意見。請以公司文書管理規定及法務、人資單位的說明為準。
擬公文常見錯誤
- 主旨寫得含糊，例如「有關業務協調事宜」，看不出要決行什麼
- 沒有說明背景和依據，只寫「擬辦理」
- 沒有實施日期和負責人，決行後無人執行
- 未先與會辦單位溝通，陳核途中被退回
- 分項標號混用或跳層，結構不清
- 說明寫了附件卻沒有實際附上
公文範本常見問題
公文和簽呈有什麼不同？
簽呈是向上請示某件事，常用於需要經費或核准的案件；本頁的公文範本是把一項決定或正式行動寫成可決行、可執行、可歸檔的文件，不論是否涉及費用。
主旨、說明、辦法一定要三段都寫嗎？
不一定。內容簡單時可只寫主旨，或只用主旨和說明；需要具體做法時再加上辦法。
分項標號的順序是什麼？
依序為一、（一）、1、（1）、甲、（甲）等。公司內部文件通常寫到第三層就夠了。
誰負責擬稿？誰決行？
通常由實際承辦業務的人擬稿，單位主管核稿，再依公司分層負責表由有權主管決行。
可以用Google文件或Pages編輯嗎？
可以。Word（.docx）檔可在Google文件、Pages、LibreOffice開啟和編輯。