Workbamiการเงินและอนุมัติ
แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่าย (ใบเบิกเงิน) ดาวน์โหลดฟรีพร้อมวิธีกรอก
แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายหรือใบเบิกเงินทดรองจ่าย คือเอกสารที่พนักงานใช้ขอรับเงินคืนจากบริษัท สำหรับค่าใช้จ่ายในงานที่สำรองจ่ายไปก่อน เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่ารับรองลูกค้า ค่าเครื่องเขียน หรือค่าซอฟต์แวร์ ฝ่ายบัญชีจะใช้เอกสารนี้คู่กับใบเสร็จเพื่ออนุมัติและบันทึกบัญชี
หน้านี้มีแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายแบบ Excel ที่รวมยอดให้อัตโนมัติและแบบ Word พร้อมคำอธิบายทุกช่อง ตัวอย่างการกรอกจริง และข้อควรรู้เรื่องใบกำกับภาษี ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และการเก็บเอกสารในประเทศไทย
แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายคืออะไร
แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายจะบันทึกค่าใช้จ่ายทีละรายการ ทั้งวันที่ วัตถุประสงค์ ประเภทค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน และหลักฐานประกอบ แล้วรวมยอดส่งให้หัวหน้างานและฝ่ายบัญชีอนุมัติจ่าย บางบริษัทเรียกว่าใบเบิกเงินสดย่อย ใบขอเบิกเงิน หรือใบเคลียร์เงินทดรอง แต่ช่องข้อมูลหลักจะเหมือนกัน
เอกสารนี้ต่างจากใบขอเบิกเงินล่วงหน้า (เงินทดรองจ่าย) ตรงที่ใบขอเบิกล่วงหน้าใช้ขอเงินก่อนเดินทางหรือก่อนซื้อ ส่วนแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายใช้หลังจากจ่ายจริงแล้ว เพื่อสรุปยอดตามใบเสร็จและหักล้างเงินทดรองที่รับไป
ใช้แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายเมื่อไร
- หลังเดินทางไปทำงานต่างจังหวัด เช่น ค่าตั๋วเครื่องบิน ค่ารถ ค่าที่พัก และเบี้ยเลี้ยง
- เมื่อสำรองจ่ายค่ารับรองลูกค้า ค่าสัมมนา หรือค่าของขวัญให้คู่ค้า
- เมื่อซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ซอฟต์แวร์ หรือหนังสือด้วยเงินหรือบัตรส่วนตัว
- เมื่อรวบรวมค่าใช้จ่ายย่อยประจำเดือน เช่น ค่าทางด่วน ค่าจอดรถ ค่าน้ำมัน
- เมื่อต้องเคลียร์เงินทดรองจ่ายหลังกลับจากการเดินทาง
วิธีกรอกแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายทีละช่อง
ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมีช่องตามตารางด้านล่างครบทุกช่อง สามารถแก้ชื่อประเภทค่าใช้จ่ายและช่องผู้อนุมัติให้ตรงกับระเบียบของบริษัทได้
ข้อมูลทั่วไป
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| วันที่ขอเบิก | วันที่จัดทำแบบฟอร์ม | 29 ต.ค. 2569 |
| ชื่อผู้เบิก / แผนก | ชื่อพนักงานและแผนก เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกหน่วยงาน | สมชาย ใจดี / ฝ่ายขาย |
| ช่วงเวลาที่เกิดค่าใช้จ่าย | วันแรกถึงวันสุดท้ายของรายการที่เบิก | 13–15 ต.ค. 2569 |
| วัตถุประสงค์ | เขียนสั้น ๆ ว่าใช้จ่ายเพื่ออะไร ไปที่ไหน พบลูกค้ารายใด | เดินทางไปเชียงใหม่พบลูกค้า บริษัท ดอยคำ เทรดดิ้ง |
| รหัสโครงการ / ศูนย์ต้นทุน | กรอกถ้าบริษัทแยกค่าใช้จ่ายตามโครงการ | PJ-2026-05 |
| วิธีจ่ายคืน | เงินสด หรือโอนเข้าบัญชีพนักงาน | โอนเข้าบัญชีกสิกรไทย |
รายการค่าใช้จ่าย (หนึ่งหลักฐานต่อหนึ่งบรรทัด)
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| วันที่ | วันที่ตามใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี | 13 ต.ค. 2569 |
| ประเภทค่าใช้จ่าย | ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่ารับรอง ค่าวัสดุสำนักงาน ฯลฯ | ค่าที่พัก |
| รายละเอียด | จ่ายให้ใครและจ่ายค่าอะไร ถ้าเป็นค่ารับรองให้ระบุบริษัทและจำนวนคน | โรงแรมในตัวเมืองเชียงใหม่ 2 คืน |
| จำนวนเงิน | ยอดที่จ่ายจริงรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | 2,800 |
| ประเภทหลักฐาน | ใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน | ใบกำกับภาษีเต็มรูป |
| เลขที่เอกสาร | เลขที่ใบเสร็จ เพื่อจับคู่กับบรรทัดในแบบฟอร์ม | INV-6610-0021 |
สรุปยอดและการอนุมัติ
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| รวมเงินที่ขอเบิก | ยอดรวมทุกบรรทัด (Excel คำนวณให้) พร้อมตัวอักษร | 8,450 บาท (แปดพันสี่ร้อยห้าสิบบาทถ้วน) |
| หักเงินทดรองจ่าย | เงินที่รับล่วงหน้าก่อนเดินทาง | 5,000 |
| ยอดที่ต้องจ่ายคืนพนักงาน | รวมเงินหักเงินทดรอง ถ้าติดลบคือพนักงานต้องคืนเงิน | 3,450 |
| ลายมือชื่อผู้เบิก | ยืนยันว่าค่าใช้จ่ายเป็นความจริงและเกี่ยวกับงาน | สมชาย ใจดี |
| ผู้อนุมัติ | หัวหน้าแผนก ฝ่ายบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติ | ผจก.ฝ่ายขาย / ฝ่ายบัญชี |
ตัวอย่างแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายที่กรอกแล้ว
ตัวอย่างการเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปพบลูกค้าที่เชียงใหม่ 3 วัน ทุกบรรทัดมีหลักฐานประกอบ และค่ารับรองระบุบริษัทและจำนวนผู้ร่วมรับประทานอาหาร
| ผู้เบิก | สมชาย ใจดี ฝ่ายขาย |
|---|---|
| ช่วงเวลา | 13–15 ต.ค. 2569 |
| วัตถุประสงค์ | เดินทางไปเชียงใหม่พบลูกค้า บริษัท ดอยคำ เทรดดิ้ง |
| เงินทดรองจ่าย | 5,000 บาท |
| อนุมัติ | ผจก.ฝ่ายขาย → ฝ่ายบัญชี |
รายการค่าใช้จ่าย
| วันที่ | ประเภท | รายละเอียด | หลักฐาน | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-13 | ค่าเดินทาง | ตั๋วเครื่องบินกรุงเทพฯ–เชียงใหม่ ไปกลับ | ใบกำกับภาษี | ฿3,900.00 |
| 2026-10-13 | ค่าที่พัก | โรงแรมในตัวเมือง 2 คืน | ใบกำกับภาษี | ฿2,800.00 |
| 2026-10-14 | ค่ารับรอง | อาหารกลางวันกับลูกค้า 3 คน บริษัท ดอยคำ เทรดดิ้ง | ใบกำกับภาษี | ฿1,350.00 |
| 2026-10-14 | ค่าเดินทาง | รถรับจ้างสนามบิน–โรงแรม–สำนักงานลูกค้า | ใบรับรองแทนใบเสร็จ | ฿400.00 |
| รวม | ฿8,450.00 |
รวม 8,450 บาท หักเงินทดรองจ่าย 5,000 บาท บริษัทจ่ายคืนเพิ่ม 3,450 บาท ค่ารถรับจ้างที่ไม่มีใบเสร็จใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่ผู้เบิกลงนาม
ดาวน์โหลดฟรี
ฟรี ไม่ต้องสมัคร เปิดได้ใน Excel, Google ชีต, Numbers, Word และ LibreOffice
เปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน Nobami ออฟฟิศบนเว็บ แล้วแก้ไขได้ทันที
ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่าย
- เก็บหลักฐานให้ครบ ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ระบุชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัททุกครั้งที่ทำได้ และถ่ายรูปใบเสร็จไว้ในวันเดียวกัน
- กรอกข้อมูลทั่วไป ใส่ชื่อ แผนก ช่วงเวลา และวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้อนุมัติเข้าใจได้ทันที
- กรอกหนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งหลักฐาน วันที่ ประเภท รายละเอียด และจำนวนเงินต้องตรงกับใบเสร็จ พร้อมเลขที่เอกสาร
- ตรวจยอดรวมและเงินทดรอง ให้ Excel รวมยอดให้ แล้วหักเงินทดรองจ่าย พร้อมเขียนจำนวนเงินเป็นตัวอักษร
- แนบหลักฐานและส่งอนุมัติ ส่งให้หัวหน้าแผนกและฝ่ายบัญชีอนุมัติภายในกำหนดเวลาตามระเบียบบริษัท
ข้อควรรู้ในประเทศไทย: ใบกำกับภาษีและการเก็บเอกสาร
บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะนำภาษีซื้อมาเครดิตได้เมื่อมีใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท ส่วนใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้ แต่โดยทั่วไปนำภาษีซื้อมาเครดิตไม่ได้
กรณีจ่ายเงินแล้วไม่ได้รับใบเสร็จ เช่น ค่ารถรับจ้างหรือร้านค้าทั่วไป บริษัทมักใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่พนักงานผู้จ่ายเงินลงนามและหัวหน้ารับรอง ตามแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร
บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และเอกสารที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีตามประมวลรัษฎากร
แหล่งอ้างอิง
- กรมสรรพากร: ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี (ตรวจสอบเมื่อ 29 ตุลาคม 2569)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (ตรวจสอบเมื่อ 29 ตุลาคม 2569)
ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาด้านกฎหมายหรือภาษี ระเบียบอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับผู้สอบบัญชี ที่ปรึกษาภาษี หรือแหล่งข้อมูลทางการก่อนนำไปใช้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ใบกำกับภาษีไม่ได้ระบุชื่อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท
- เขียนวัตถุประสงค์แค่ว่า "ประชุม" หรือ "รับรอง" โดยไม่บอกสถานที่และลูกค้า
- ค่ารับรองไม่ระบุบริษัทและจำนวนคน
- จำนวนเงินตัวอักษรไม่ตรงกับตัวเลข
- ใช้ใบเสร็จใบเดียวเบิกซ้ำทั้งในบัตรบริษัทและในการเบิกเงินคืน
- ลืมหักเงินทดรองจ่ายที่รับไปก่อนเดินทาง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่าย
แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายกับใบขอเบิกเงินทดรองต่างกันอย่างไร
ใบขอเบิกเงินทดรองใช้ขอเงินล่วงหน้าก่อนจ่าย ส่วนแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายใช้หลังจ่ายจริงแล้ว เพื่อสรุปยอดตามใบเสร็จและหักล้างเงินทดรอง
ไม่มีใบเสร็จเบิกได้ไหม
หลายบริษัทให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสำหรับรายการที่ไม่สามารถขอใบเสร็จได้ โดยระบุวันที่ รายการ จำนวนเงิน และผู้รับเงิน แล้วให้หัวหน้ารับรอง แต่ควรใช้เท่าที่จำเป็น
ใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้เบิกได้หรือไม่
ใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายภายในได้ แต่บริษัทมักนำภาษีซื้อมาเครดิตไม่ได้ จึงควรขอใบกำกับภาษีเต็มรูปเมื่อทำได้
ต้องเก็บเอกสารการเบิกไว้กี่ปี
เอกสารประกอบการลงบัญชีต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตามกฎหมายการบัญชี
เปิดไฟล์ใน Google ชีตได้ไหม
ได้ ไฟล์ .xlsx เปิดได้ทั้งใน Google ชีต, Excel และ Numbers สูตรรวมยอดยังทำงานตามปกติ ส่วนไฟล์ .docx เปิดได้ใน Word และ Google เอกสาร