Workbami財務與簽核
費用報銷單（請款單）範本下載與填寫範例
費用報銷單是員工把代墊的差旅費、交際費、文具用品等公務支出向公司請款，經主管與會計核准後取回款項的單據，許多公司也稱為請款單、報帳單或代墊款申請單。
本頁提供可直接使用的費用報銷單 Excel 範本（自動加總）與 Word 範本，逐欄說明填寫方式，附上完整範例，並整理統一發票、收據與憑證保存年限等注意事項。
什麼是費用報銷單？
費用報銷單逐筆列出每項公務支出的日期、用途、科目、金額與憑證，加總後依「申請人 → 部門主管 → 會計 → 出納」的流程核准付款。出差多的公司通常另有出差旅費報告表，但基本欄位相同。
它和預支單（借支單）不同：預支單是事前先領零用金，報銷單則是在支出發生後，憑發票或收據確認實際金額，並沖銷預支款或補發差額。
什麼時候要填報銷單？
- 出差回來核銷高鐵票、機票、住宿費、計程車資與出差日支費
- 先自掏腰包支付客戶餐敘、伴手禮或會議費
- 用個人信用卡或行動支付購買文具、軟體或書籍
- 每月彙總請領停車費、油資等小額固定費用
- 出差前預支零用金，回來後依實際支出沖帳
費用報銷單範本逐欄說明
下載檔案包含以下所有欄位，會計科目與簽核欄可依公司規定調整。
基本資料
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 申請日期 | 送出報銷單的日期。 | 2026年10月29日 |
| 部門／申請人 | 所屬部門與申請人姓名，方便費用歸屬正確部門。 | 業務部 林志豪 |
| 費用期間 | 本次報銷費用發生的起訖日期。 | 2026年10月15日～10月16日 |
| 事由 | 用一句話說明支出原因，例如出差地點、客戶或專案。 | 赴台中拜訪○○精密洽談年度訂單 |
| 專案／成本中心 | 需要依專案歸帳時填寫代碼。 | PJ-2026-12 |
| 付款方式 | 代墊（現金、個人信用卡）或公司卡。 | 個人信用卡代墊 |
費用明細（一張憑證一行）
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 日期 | 發票或收據上的消費日期。 | 2026-10-15 |
| 會計科目 | 旅費、交通費、交際費、文具用品、郵電費等。 | 旅費 |
| 摘要 | 具體內容；交際費請寫客戶公司與人數。 | 高鐵 台北→台中 標準車廂 |
| 金額 | 含稅實付金額。 | 700 |
| 憑證種類 | 統一發票（二聯式／三聯式／電子發票）、收據、車票等。 | 電子發票（載具） |
| 統一編號 | 需申報進項稅額時，三聯式或電子發票須打上公司統編。 | 12345678 |
合計與簽核
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 報銷金額合計 | 明細金額加總（Excel 會自動計算）。 | 5,180 |
| 預支金額 | 事前已預支的零用金。 | 3,000 |
| 應補／應退金額 | 合計減預支款，正數補發、負數退還。 | 應補 2,180 |
| 申請人簽章 | 確認費用真實且與公務相關。 | 林志豪 |
| 主管／會計簽核 | 部門主管、會計、出納依序簽章。 | 經理 陳怡君／會計 黃雅婷 |
費用報銷單填寫範例
以下是一趟兩天台中出差的範例。每一行對應一張憑證，交際費寫明客戶公司與人數。
| 申請人 | 業務部 林志豪 |
|---|---|
| 費用期間 | 2026年10月15日～10月16日 |
| 事由 | 赴台中拜訪○○精密洽談年度訂單 |
| 預支金額 | 3,000 元 |
| 簽核 | 經理 陳怡君 → 會計 黃雅婷 → 出納 |
費用明細
| 日期 | 會計科目 | 摘要 | 憑證 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-15 | 旅費 | 高鐵 台北⇄台中 標準車廂（來回） | 電子發票 2 張 | $1,400.00 |
| 2026-10-15 | 旅費 | 商務旅館 1 晚 | 三聯式發票 | $2,280.00 |
| 2026-10-15 | 交際費 | 宴請○○精密 2 人 | 電子發票（統編） | $1,260.00 |
| 2026-10-16 | 交通費 | 計程車 台中高鐵站→客戶工廠 | 收據 | $240.00 |
| 合計 | $5,180.00 |
合計 5,180 元，扣除預支 3,000 元後應補發 2,180 元。
免費下載
免費、不需註冊。可用 Excel、Google 試算表、Numbers、Word 與 LibreOffice 開啟。
下載後可在雲端辦公軟體 Nobami 中直接開啟編輯。
費用報銷單怎麼填
- 整理憑證。 依日期整理發票、收據與車票，確認需申報進項的發票已打上公司統一編號。
- 填寫基本資料。 寫清楚部門、申請人、費用期間與事由，讓主管不必再追問。
- 一張憑證填一行。 日期、科目、摘要與金額照憑證填寫，並註明憑證種類。
- 核對合計與預支款。 Excel 自動加總後扣除預支金額，確認應補或應退。
- 黏貼憑證並送簽。 將憑證黏貼於黏存單或上傳電子檔，依序送主管、會計核准。
台灣注意事項：統一發票與憑證保存
營業人支出原則上應取得統一發票作為原始憑證；需扣抵進項稅額時，應取得載有公司統一編號的三聯式發票或電子發票。向小規模營業人或個人支付時，則以收據並依規定辦理。
依商業會計法第38條，各項會計憑證除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後至少保存5年；會計帳簿及財務報表至少保存10年。
交際費、職工福利等費用在營利事業所得稅上有限額規定，報銷單應分別列示科目並寫明事由與對象。
依據
- 全國法規資料庫：商業會計法 第38條 (查核日期 2026年10月29日)
- 財政部稅務入口網：統一發票 (查核日期 2026年10月29日)
本頁為一般資訊，不構成稅務或法律意見。法規可能修正，實際處理前請向會計師或主管機關確認最新規定。
填寫報銷單常見錯誤
- 需扣抵進項的發票沒有打公司統一編號
- 事由只寫「出差」「交際」，看不出地點、對象與目的
- 交際費沒有寫明客戶公司與人數
- 同一張發票在公司卡對帳與代墊報銷重複申請
- 金額手動加總，與明細不符
- 超過公司規定的請款期限才送件
費用報銷單常見問題
報銷單和請款單一樣嗎？
多數公司視為同一種單據：員工代墊公務支出後，憑發票或收據向公司請回款項。也有公司把「請款單」用於向廠商付款，請依公司慣例命名。
發票遺失還能報銷嗎？
可先向店家申請補開或列印電子發票證明聯；無法取得時，依公司規定填寫支出證明單並由主管核准，但可能無法扣抵進項稅額。
電子發票要怎麼報銷？
將電子發票歸戶至公司載具或列印證明聯，在報銷單註明發票號碼，避免同一張發票重複申請。
報銷憑證要保存多久？
依商業會計法第38條，會計憑證於年度決算程序辦理終了後至少保存5年，帳簿及財務報表至少保存10年。
可以用 Google 試算表開啟嗎？
可以。.xlsx 檔可用 Google 試算表、Numbers 或 Excel 開啟，加總公式照常運作；Word 檔也能用 Google 文件開啟。