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Dienstreisebericht Vorlage: Word-Vorlage, Beispiel und Anleitung
Nach einem Kundenbesuch, einer Messe oder einem Lieferantenaudit wollen Vorgesetzte wissen: Hat sich die Reise gelohnt, was wurde vereinbart, und wer kümmert sich um die nächsten Schritte? Genau das beantwortet der Dienstreisebericht. Er hält die Ergebnisse fest, bevor sie im Alltag untergehen, und macht Kontakte und Absprachen für das ganze Team nutzbar.
Hier finden Sie eine kostenlose Dienstreisebericht Vorlage im Word-Format, eine Erklärung aller Felder, ein ausgefülltes Beispiel nach einer Fachmesse in München, eine Anleitung in sechs Schritten, typische Fehler und Hinweise zu Reisezeit und Reisekosten in Deutschland.
Was ist ein Dienstreisebericht?
Ein Dienstreisebericht ist ein kurzer schriftlicher Bericht nach einer beruflichen Reise. Er fasst Zweck, tatsächlichen Ablauf, Gesprächspartner, Ergebnisse und offene Aufgaben zusammen und geht an die Person, die die Reise genehmigt hat. Er unterscheidet sich vom Dienstreiseantrag, der vor der Reise gestellt wird, und von der Reisekostenabrechnung, mit der Auslagen erstattet werden.
Ein guter Bericht passt auf ein bis zwei Seiten. Ganz oben steht, ob das Reiseziel erreicht wurde und welche Entscheidung jetzt nötig ist. Präsentationen, Fotos oder ausführliche Gesprächsprotokolle kommen in die Anlage.
Wann schreibt man einen Dienstreisebericht?
- Nach Kunden- oder Interessentenbesuchen, um Bedarf und nächste Schritte festzuhalten
- Nach Messen und Kongressen, um Leads und Wettbewerbsbeobachtungen weiterzugeben
- Nach Lieferantenaudits oder Werksbesichtigungen, um Feststellungen zu dokumentieren
- Nach externen Schulungen, um das Gelernte im Team zu teilen
- Wenn Fördermittelgeber oder Auftraggeber einen Nachweis über die Reise verlangen
Die Felder der Dienstreisebericht Vorlage
Die Word-Datei enthält diese Felder in dieser Reihenfolge. Den Kopf füllen Sie direkt nach der Rückkehr aus, die Tabelle aus Ihren Notizen vom jeweiligen Tag.
Kopfdaten der Reise
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Berichtsdatum und Verfasser | Datum, Name, Funktion und Abteilung aller Reisenden. | 3. November — Jonas Weber (Vertrieb), Lea Schmitt (Produktmanagement) |
| Reiseziel und Zeitraum | Ort, Land, Hin- und Rückreisetag. | München, Messe productronica, 28.–30. Oktober |
| Reisezweck | Das genehmigte Ziel aus dem Dienstreiseantrag, möglichst messbar. | 30 qualifizierte Leads gewinnen, zwei Vertriebspartner treffen |
| Genehmigt von / Empfänger | Wer die Reise genehmigt hat und den Bericht abzeichnet. | Thomas Becker, Vertriebsleitung |
Ablauf und Gespräche
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Tag und ggf. Uhrzeit des Termins. | 28.10., 14:00 |
| Ort / Unternehmen | Firma, Standort oder Messestand. | Stand der Hofmann Elektronik GmbH, Halle A2 |
| Gesprächspartner | Name und Funktion, nur soweit für die Nachverfolgung nötig. | Herr Hofmann, Geschäftsführer |
| Ergebnis | Was vereinbart oder erfahren wurde, in einer Zeile. | Interesse an Rahmenvertrag, Angebot bis 10.11. |
Fazit und nächste Schritte
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Ergebnis gegenüber Reisezweck | Ziel erreicht, teilweise oder nicht — mit Zahlen. | 34 Leads (Ziel 30), beide Partnergespräche geführt |
| Maßnahmen | Jede Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin. | Angebot Hofmann — J. Weber — 10.11. |
| Reisekosten | Verweis auf die separate Reisekostenabrechnung, keine Beträge kopieren. | Abrechnung RK-2026-311 am 31.10. eingereicht |
| Anlagen | Präsentationen, Visitenkarten-Scans, Fotos, Protokolle. | Lead-Liste (Excel), Fotos Wettbewerbsstände |
Beispiel: ausgefüllter Dienstreisebericht
Bericht eines Vertriebsmitarbeiters nach drei Messetagen in München. Das Fazit steht oben, die Tabelle zeigt die wichtigsten Termine.
| Reise | Messe productronica München |
|---|---|
| Reisende | Jonas Weber (Vertrieb), Lea Schmitt (Produktmanagement) |
| Zeitraum | 28.–30. Oktober |
| Fazit | Ziel übertroffen: 34 qualifizierte Leads statt 30; ein Partner möchte bis Jahresende einen Rahmenvertrag. |
| Benötigte Entscheidung | Freigabe eines Messerabatts von 5 % für Hofmann Elektronik bis 7. November |
Ablauf und Gespräche
| Datum | Ort / Unternehmen | Gesprächspartner | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 28.10. | Hofmann Elektronik, Halle A2 | Herr Hofmann, Geschäftsführer | Interesse an Rahmenvertrag, Angebot bis 10.11. |
| 29.10. | Eigener Stand, Halle B3 | Besucher (34 Leads) | Leads in CRM erfasst, 9 mit Termin |
| 29.10. | Partner Nordtech, Messerestaurant | Frau Krüger, Einkauf | Schulung für Partner im Januar vereinbart |
| 30.10. | Vortrag Fachforum, Halle A1 | Fachpublikum | Trends zu Prüfautomation dokumentiert (Anlage 3) |
Tipp: Schreiben Sie das Fazit zum Schluss und wiederholen Sie dabei den Reisezweck aus dem Antrag wörtlich. So sieht die Leitung sofort, ob sich die Reise gelohnt hat.
Kostenloser Download
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Dienstreisebericht in 6 Schritten schreiben
- Notizen schon unterwegs machen. Nach jedem Termin drei Zeilen: wer, was, wie geht es weiter. Das spart später die meiste Zeit.
- Reisezweck übernehmen. Kopieren Sie das Ziel aus dem Dienstreiseantrag in den Kopf des Berichts.
- Ablauftabelle füllen. Eine Zeile pro Termin, chronologisch, jeweils mit konkretem Ergebnis.
- Maßnahmen festlegen. Jede Folgeaufgabe bekommt eine verantwortliche Person und einen Termin.
- Fazit zuletzt schreiben. Zwei bis drei Sätze: Ziel erreicht oder nicht, Zahlen, erforderliche Entscheidung.
- Innerhalb einer Woche einreichen. Bericht an die Leitung senden, Reisekostenabrechnung getrennt einreichen und den Bericht zentral ablegen.
Hinweise für Deutschland: Reisezeit und Reisekosten
Ob Reisezeit Arbeitszeit ist, hängt vom Einzelfall, vom Arbeitsvertrag und von Tarif- oder Betriebsvereinbarungen ab. Das Bundesarbeitsgericht hat 2018 entschieden, dass für eine Dienstreise ins Ausland erforderliche Reisezeiten grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten sind, wenn nichts anderes wirksam vereinbart ist (BAG, 5 AZR 553/17). Der Dienstreisebericht kann die tatsächlichen Zeiten dokumentieren, ersetzt aber nicht die Arbeitszeiterfassung.
Reisekosten, die der Arbeitgeber für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit erstattet, können nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sein, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen. Für Verpflegungsmehraufwand gelten die Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG. Prüfen Sie die aktuellen Beträge und Ihre interne Reisekostenrichtlinie; die Abrechnung gehört in ein eigenes Formular.
Namen und Kontaktdaten von Gesprächspartnern sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Nehmen Sie nur auf, was für die Nachverfolgung nötig ist, und teilen Sie den Bericht nur mit den zuständigen Personen.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht: Urteil 5 AZR 553/17 (Reisezeit bei Auslandsdienstreisen) (Stand 3. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 3 EStG (steuerfreie Einnahmen, Nr. 16) (Stand 3. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 9 EStG (Werbungskosten, Abs. 4a) (Stand 3. November 2026)
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Ihr Arbeitsvertrag, geltende Tarif- und Betriebsvereinbarungen sowie Ihre Reisekostenrichtlinie.
Typische Fehler im Dienstreisebericht
- Den Reiseverlauf (Zug, Hotel, Essen) statt der Ergebnisse beschreiben
- Das Fazit nicht mit dem ursprünglichen Reisezweck vergleichen
- Kontakte auflisten, ohne festzulegen, wer sich bis wann meldet
- Bericht und Reisekostenabrechnung in einem Dokument vermischen
- Den Bericht erst Wochen später schreiben, wenn Details vergessen sind
- Unnötige personenbezogene Daten oder persönliche Wertungen über Gesprächspartner aufnehmen
Häufige Fragen zum Dienstreisebericht
Was ist der Unterschied zwischen Dienstreisebericht und Reisekostenabrechnung?
Der Bericht beschreibt Inhalt und Ergebnisse der Reise. Die Reisekostenabrechnung listet die Auslagen mit Belegen zur Erstattung. Der Bericht verweist höchstens auf die Abrechnungsnummer.
Bis wann muss der Dienstreisebericht abgegeben werden?
Gesetzlich gibt es keine Frist. Üblich sind fünf Arbeitstage nach der Rückkehr; viele Unternehmen regeln das in der Reiserichtlinie.
Wie unterscheidet sich der Bericht vom Dienstreiseantrag?
Der Antrag wird vor der Reise gestellt und begründet Ziel, Zeitraum und Budget. Der Bericht entsteht danach und zeigt, was tatsächlich erreicht wurde.
Braucht man auch für eintägige Reisen einen Bericht?
Wenn die Reise ein fachliches oder vertriebliches Ziel hatte, ja. Dann genügen Kopfdaten, zwei oder drei Tabellenzeilen und die Maßnahmen.
Können mehrere Reisende einen gemeinsamen Bericht schreiben?
Ja. Tragen Sie alle Reisenden im Kopf ein und bestimmen Sie eine verantwortliche Person; die anderen ergänzen ihre Termine.