WorkbamiLaporan & rapat
Contoh laporan perjalanan dinas: template Word, contoh isian, dan cara membuat
Setelah kunjungan ke klien, pameran, atau audit pemasok, atasan ingin tahu apakah perjalanan itu mencapai tujuan, apa yang sudah disepakati, dan siapa yang menindaklanjuti. Laporan perjalanan dinas menjawab pertanyaan itu dan memastikan informasi tidak hilang setelah karyawan kembali ke rutinitas kantor.
Di halaman ini ada template laporan perjalanan dinas gratis format Word, penjelasan setiap bagian, contoh laporan perjalanan dinas setelah kunjungan klien di Surabaya, cara membuat dalam 6 langkah, kesalahan yang sering terjadi, serta catatan tentang biaya perjalanan dinas di Indonesia.
Apa itu laporan perjalanan dinas?
Laporan perjalanan dinas adalah dokumen singkat yang diserahkan kepada atasan yang menyetujui perjalanan. Isinya tujuan, jadwal yang benar-benar dijalankan, orang yang ditemui, hasil, dan tindak lanjut. Dokumen ini berbeda dari surat permohonan perjalanan dinas (dibuat sebelum berangkat) dan laporan biaya perjalanan dinas (untuk pertanggungjawaban uang).
Laporan yang baik cukup satu sampai dua halaman. Di bagian awal, pembaca harus langsung tahu apakah tujuan tercapai dan keputusan apa yang perlu diambil. Bahan presentasi, foto, atau notulen rinci dijadikan lampiran.
Kapan laporan perjalanan dinas dibuat?
- Setelah kunjungan ke klien atau calon klien, untuk mencatat kebutuhan dan langkah berikutnya
- Sepulang dari pameran atau konferensi, untuk meneruskan daftar prospek dan informasi pesaing
- Setelah audit pemasok, kunjungan pabrik, atau peninjauan proyek
- Setelah pelatihan di luar kantor, untuk berbagi ilmu dengan tim
- Ketika klien, mitra, atau pemberi dana proyek meminta bukti pelaksanaan perjalanan
Bagian-bagian template laporan perjalanan dinas
File Word disusun dengan urutan berikut. Isi data perjalanan segera setelah kembali, lalu gunakan catatan harian untuk mengisi tabel jadwal.
Data perjalanan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal laporan dan penyusun | Tanggal, nama, jabatan, dan bagian dari semua yang berangkat. | 3 November — Dewi Lestari (penjualan), Budi Santoso (teknik) |
| Tujuan dan periode | Kota atau negara, tanggal berangkat dan kembali. | Surabaya, 28–30 Oktober |
| Maksud perjalanan | Tujuan yang disetujui, sebaiknya terukur. | Memperkenalkan paket perawatan baru ke 4 klien dan menutup minimal 1 kontrak |
| Pemberi persetujuan | Atasan yang menyetujui perjalanan dan menerima laporan. | Bapak Hendra Wijaya, Manajer Penjualan |
Jadwal dan pertemuan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal | Hari dan jam setiap pertemuan atau kegiatan. | 28/10, 09.00 |
| Tempat / perusahaan | Nama perusahaan, cabang, stan pameran, atau alamat. | PT Samudra Pangan, Rungkut |
| Pihak yang ditemui | Nama dan jabatan, seperlunya untuk tindak lanjut. | Ibu Sari, Kepala Pembelian |
| Hasil | Apa yang disepakati atau diperoleh, satu baris. | Setuju perpanjang kontrak 12 bulan |
Kesimpulan dan tindak lanjut
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Hasil dibanding tujuan | Tercapai, sebagian, atau tidak tercapai, dengan angka. | Melebihi target: 2 kontrak (target 1) |
| Tindak lanjut | Setiap tindakan dengan penanggung jawab dan tenggat. | Kirim penawaran revisi ke RS Darmo — D. Lestari — 7 November |
| Biaya | Rujuk ke laporan biaya perjalanan dinas, jangan salin nominalnya. | Laporan biaya PD-2026-219 diserahkan 31 Oktober |
| Lampiran | Bahan presentasi, kartu nama, foto, notulen. | Bahan presentasi, 4 formulir data klien |
Contoh laporan perjalanan dinas yang sudah diisi
Laporan staf penjualan setelah tiga hari mengunjungi klien di Surabaya. Kesimpulan ditaruh di atas, tabel mencatat setiap pertemuan.
| Perjalanan | Kunjungan klien wilayah Jawa Timur — Surabaya |
|---|---|
| Pelaksana | Dewi Lestari (penjualan), Budi Santoso (teknik) |
| Periode | 28–30 Oktober |
| Kesimpulan | Melebihi target: 2 kontrak ditandatangani, 1 klien sedang mempertimbangkan penawaran; satu klien meminta pelatihan daring. |
| Persetujuan yang diminta | Diskon 5% untuk RS Darmo paling lambat 5 November |
Jadwal dan pertemuan
| Tanggal | Tempat / perusahaan | Pihak yang ditemui | Hasil |
|---|---|---|---|
| 28/10 | PT Samudra Pangan, Rungkut | Ibu Sari, Kepala Pembelian | Setuju perpanjang kontrak 12 bulan |
| 29/10 | RS Darmo | Bapak Agus, Kepala Umum | Minta penawaran revisi, keputusan bulan November |
| 29/10 | Hotel Tunjungan | Ibu Rina, Manajer Teknik | Kontrak ditandatangani, pelatihan daring bulan Desember |
| 30/10 | Mitra distributor Surabaya | Tim teknisi lokal | Jadwal perawatan 2027 disepakati |
Tips: tulis kesimpulan paling akhir dan ulangi tujuan dari surat permohonan perjalanan dinas, sehingga atasan langsung melihat apakah target tercapai.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara membuat laporan perjalanan dinas dalam 6 langkah
- Catat selama perjalanan. Setelah setiap pertemuan, tulis tiga baris: siapa, membahas apa, dan langkah berikutnya.
- Salin tujuan yang disetujui. Masukkan tujuan dari surat permohonan perjalanan dinas ke bagian data perjalanan sebagai pembanding.
- Isi tabel jadwal. Satu baris per pertemuan, urut waktu, selalu dengan hasil yang konkret.
- Tetapkan tindak lanjut. Setiap tindakan punya penanggung jawab dan tenggat waktu.
- Tulis kesimpulan terakhir. Dua atau tiga kalimat: target tercapai atau tidak, angka utama, dan keputusan yang dibutuhkan.
- Serahkan dalam satu minggu. Kirim laporan ke atasan, ajukan laporan biaya secara terpisah, dan simpan laporan di folder bersama tim.
Catatan untuk Indonesia: biaya perjalanan dinas
Untuk instansi pemerintah, besaran biaya perjalanan dinas (uang harian, penginapan, transportasi) diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan tentang standar biaya masukan yang diperbarui setiap tahun anggaran. Perusahaan swasta tidak wajib mengikutinya dan biasanya menetapkan sendiri dalam peraturan perusahaan atau kebijakan perjalanan dinas, meski banyak yang menjadikannya acuan.
Laporan perjalanan dinas bukan bukti pertanggungjawaban keuangan. Biaya tetap diajukan melalui laporan biaya dengan kuitansi, tiket, dan bukti lain sesuai kebijakan perusahaan serta ketentuan perpajakan yang berlaku.
Nama, jabatan, dan nomor telepon orang yang ditemui termasuk data pribadi menurut UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Catat seperlunya untuk tindak lanjut dan bagikan laporan hanya kepada pihak yang berkepentingan.
Sumber
- Kementerian Keuangan RI (PMK standar biaya masukan) (dicek 3 November 2026)
- JDIH Kementerian Keuangan (dicek 3 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Ikuti peraturan perusahaan dan kebijakan perjalanan dinas di tempat Anda bekerja.
Kesalahan umum dalam laporan perjalanan dinas
- Menceritakan perjalanan (pesawat, hotel, makan) alih-alih hasil kerja
- Tidak membandingkan hasil dengan tujuan yang disetujui sebelum berangkat
- Mencantumkan klien yang ditemui tanpa menetapkan siapa yang menghubungi kembali dan kapan
- Menggabungkan laporan perjalanan dengan laporan biaya dalam satu dokumen
- Menyerahkan laporan terlambat berminggu-minggu sehingga detail terlupa
- Memasukkan data pribadi yang tidak perlu atau penilaian pribadi tentang orang yang ditemui
Pertanyaan umum tentang laporan perjalanan dinas
Apa bedanya laporan perjalanan dinas dengan laporan biaya perjalanan?
Laporan perjalanan dinas menjelaskan kegiatan dan hasilnya. Laporan biaya berisi rincian pengeluaran beserta bukti untuk penggantian atau penyelesaian uang muka. Laporan perjalanan cukup menyebut nomor laporan biaya tanpa menyalin nominal.
Berapa lama batas waktu menyerahkan laporan?
Tidak ada batas waktu yang diatur undang-undang untuk perusahaan swasta. Umumnya 3–5 hari kerja setelah kembali, sesuai kebijakan perusahaan.
Apakah laporan ini menggantikan surat permohonan perjalanan dinas?
Tidak. Surat permohonan dibuat sebelum berangkat untuk meminta persetujuan tujuan, tanggal, maksud, dan anggaran. Laporan dibuat setelah kembali untuk menunjukkan hasil yang sebenarnya.
Perjalanan satu hari perlu laporan juga?
Jika perjalanan punya tujuan penjualan atau teknis, sebaiknya ya. Cukup isi data perjalanan, dua atau tiga baris jadwal, dan tindak lanjut.
Bolehkah beberapa orang membuat satu laporan bersama?
Boleh. Cantumkan semua pelaksana di bagian data perjalanan dan tunjuk satu penyusun; yang lain memeriksa dan melengkapi pertemuan masing-masing.