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出張報告書 テンプレート無料ダウンロードと書き方・例文
出張報告書は、出張から戻った後に「何のために行き、誰と会い、どんな成果があり、次に何をするか」をまとめて上司や関係部署に共有する書類です。よく書けた出張報告書は出張の成果を会社の記録として残し、現地で約束したフォローアップを確実に実行につなげます。
このページでは、すぐに使える出張報告書のWordテンプレート、項目ごとの書き方、取引先訪問出張の例文、帰社後30分で書く手順とよくある失敗、出張中の労働時間と旅費に関する法令のポイントを紹介します。
出張報告書とは
出張報告書は、会社の命令や承認を受けて事業場の外で業務を行った社員が、出張終了後に目的、日程、活動内容、成果、今後の対応を決裁者に報告する社内文書です。多くの会社では、出張前の出張申請書、費用を請求する旅費精算書とセットで管理され、出張報告書はその中で「結果」を担います。
良い出張報告書の条件はシンプルです。出張目的に照らして何を得たのかが冒頭で分かること、面談相手と合意内容が数字を交えて具体的に書かれていること、今後の対応ごとに担当者と期限があることです。日程表を書き写しただけの報告書では、読み手が結論を探す手間がかかります。
出張報告書はいつ書く？
- 取引先・顧客を訪問し、営業や契約の打ち合わせを終えたとき
- 展示会・セミナー・社外研修に参加し、得た情報を社内に共有するとき
- 工場・現場の点検、設置・保守、品質監査などの現場業務を終えたとき
- 海外出張で協力会社との打ち合わせや市場調査を行ったとき
- 旅費精算の際に、出張の業務上の必要性を示す資料が求められるとき
出張報告書テンプレートの項目と書き方
ダウンロードファイルには次の項目がこの順で入っています。決裁者が成果と今後の対応を最初に読めるように書くのがポイントです。
基本情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 報告日・文書番号 | 報告書を作成した日付と社内の文書番号。 | 2026年11月3日 / 営業-2026-118 |
| 出張者・所属 | 出張者全員の氏名・部署・役職と作成者。 | 営業二課 佐藤健太（作成）、山本美咲 |
| 出張先・期間 | 都市名と訪問先、出発日から帰着日までと日数。 | 福岡・北九州 / 10月29日〜30日（1泊2日） |
| 出張目的 | 出張申請書に書いた目的と期待した成果を一文で。 | 株式会社九州テックとの2027年度取引条件の協議と新工場見学 |
| 報告先 | 決裁者と写しを送る部署。 | 営業部長 / 写し：生産管理課 |
日程と活動内容
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 日時 | 活動した日付と必要に応じて時刻。 | 10月29日 14:00 |
| 訪問先・場所 | 会社名、部署、場所。 | 株式会社九州テック 北九州工場 会議室 |
| 面談者 | 面談相手の所属・役職・氏名。個人の携帯番号は書きません。 | 購買部 中村部長ほか2名 |
| 内容・結果 | 話し合った内容と合意・未合意事項を結果中心に。 | 単価3%値下げの要望 → 1.5%で仮合意 |
成果・今後の対応・添付
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 成果の要約 | 目的に対する達成度と主な成果を2〜3文で。 | 1.5%値下げで仮合意、新ラインで年2万個の受注見込みを確認 |
| 今後の対応 | やること・担当者・期限をセットで。 | 修正見積書の送付 – 佐藤 – 11月7日 |
| 旅費の概要 | 合計額だけを書き、明細は旅費精算書で別途提出。 | 合計38,000円（旅費精算書は別途提出） |
| 添付資料 | 議事録、名刺の写し、写真、収集資料の一覧。 | 議事録1部、工場写真6枚、競合カタログ |
出張報告書の例文
メーカーの営業担当者が1泊2日の取引先出張から戻って作成した例です。成果と今後の対応を上に置き、日程ごとの活動は表にまとめています。
| 出張者 | 営業二課 佐藤健太、山本美咲 |
|---|---|
| 出張先・期間 | 福岡・北九州、10月29日〜30日（1泊2日） |
| 出張目的 | 株式会社九州テックとの2027年度取引条件の協議、新工場見学 |
| 主な成果 | 単価1.5%値下げで仮合意、新ラインで年2万個の受注見込みを確認 |
| 今後の対応 | 修正見積書を11月7日までに送付（佐藤）、サンプル出荷日を11月14日までに確定（山本） |
日程と活動内容
| 日時 | 訪問先・場所 | 面談者 | 内容・結果 |
|---|---|---|---|
| 10月29日 10:30 | 西日本ロジスティクス 福岡センター | 物流課 田中課長 | 出荷リードタイムを2日短縮する案を協議 → 12月から試行で合意 |
| 10月29日 14:00 | 株式会社九州テック 北九州工場 | 購買部 中村部長ほか2名 | 2027年度単価3%値下げの要望 → 1.5%で仮合意、正式には修正見積後に決定 |
| 10月30日 9:30 | 株式会社九州テック 新組立ライン | 生産技術課 小林係長 | 新ラインを見学、月1,700個程度の需要見込み、サンプル20個の依頼あり |
| 10月30日 15:00 | 北九州ものづくり展示会 | - | 競合の新製品3種を確認、カタログを収集（添付） |
ヒント：日程表を埋めてから最後に「主な成果」を3文以内で書き、報告書のいちばん上に置くと要点がぶれません。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
出張報告書を30分で書く手順
- 出張中にその場でメモする 打ち合わせが終わるたびに、面談者・合意内容・数字をスマホに3行で残しておけば、報告書の半分は完成です。
- 出張申請書の目的を読み返す 承認された目的と期待した成果を基準に、何を達成し何が残ったかを判断します。
- 日程ごとの活動を表にまとめる 日時・訪問先・面談者・内容と結果の順に書き、結果は「協議した」ではなく「1.5%で仮合意」のように書きます。
- 今後の対応に担当者と期限を付ける 誰が・いつまでに・何をするかを書くことで、出張の成果が実際の売上や改善につながります。
- 成果の要約を最後に書いて冒頭に置く 目的に対する結果を2〜3文でまとめ、決裁者が最初の段落だけで判断できるようにします。
- 資料を添付し、旅費精算と一緒に提出する 議事録・写真・名刺の写しを添え、旅費精算書と同じ日に提出すると業務上の必要性の確認がスムーズです。
日本の会社で知っておきたいこと：出張中の労働時間と旅費
出張などで事業場の外で業務に従事し、労働時間を算定し難いときは、労働基準法第38条の2により所定労働時間労働したものとみなされます。ただし、その業務の遂行に通常所定労働時間を超えて労働することが必要な場合は、その業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなされ、労使協定があればその協定で定める時間が通常必要とされる時間となります。携帯電話などで随時指示を受けながら働く場合は「算定し難い」に当たらないこともあるため、自社の規程を確認しましょう。
給与所得者が勤務する場所を離れて職務を遂行するための旅行で支給される旅費のうち、その旅行に通常必要と認められるものは、所得税法第9条第1項第4号により非課税とされています。出張の業務上の必要性と実際の支出を示せるよう、出張報告書と領収書・旅費精算書をあわせて保管しておくと安心です。
出張報告書に面談相手の個人の携帯番号やプライベートな情報をそのまま書かないようにしましょう。業務に必要な範囲で所属・役職程度にとどめ、連絡先はアクセス権限を管理できる顧客管理システムで扱うのが安全です。
出典
- e-Gov法令検索：労働基準法 第38条の2（事業場外労働） (2026年11月3日時点)
- e-Gov法令検索：所得税法 第9条（非課税所得） (2026年11月3日時点)
本ページは2026年11月3日時点の法令に基づく一般的な情報であり、法律・税務上の助言ではありません。自社の出張旅費規程や就業規則、労務・経理担当者の案内を優先してください。
出張報告書でよくある失敗
- 訪問日程を時系列に並べただけで、成果や結論が書かれていない
- 「打ち合わせを実施」「意見交換した」など、結果の分からない表現ばかり使う
- 今後の対応に担当者と期限がなく、誰もフォローしない
- 帰社から1週間以上たってから記憶だけで書く
- 旅費の明細を報告書に混ぜて書き、精算書と金額が合わない
- 面談相手の個人連絡先や機微な情報をそのまま書き写す
出張報告書のよくある質問
出張報告書と旅費精算書の違いは？
出張報告書は出張の目的・活動・成果・今後の対応を報告する書類で、旅費精算書は交通費・宿泊費・日当など実際にかかった費用を領収書とともに請求する書類です。報告書には旅費の合計だけを書き、明細は精算書で別に提出するのが一般的です。
出張報告書はいつまでに提出すればいい？
法律上の期限はなく、会社の規程に従います。帰社後3営業日以内とする会社が多く、記憶が新しい帰社の翌日までに書くのがもっとも正確です。
日帰り出張でも報告書は必要？
規程によりますが、取引先との打ち合わせや現場点検など成果のある出張なら、日帰りでも簡単な報告を残すのがおすすめです。日程1行と成果・今後の対応だけでも十分です。
出張報告書の例文をそのまま使ってもいい？
構成や言い回しは参考にして構いませんが、日時・面談者・数字は必ず実際の内容に書き換えてください。とくに合意内容は相手の表現と食い違わないよう、議事録やメールと照らし合わせて確認しましょう。
GoogleドキュメントやPagesでも使えますか？
はい。Word（.docx）ファイルはGoogleドキュメント、Pages、LibreOfficeでも開いて編集できます。