WorkbamiBáo cáo & họp
Mẫu báo cáo công tác: file Word, ví dụ và cách viết báo cáo kết quả đi công tác
Sau chuyến gặp khách hàng, đi hội chợ hay kiểm tra nhà cung cấp, cấp trên cần biết chuyến đi có đạt mục tiêu không, đã thống nhất những gì và ai sẽ xử lý bước tiếp theo. Báo cáo công tác trả lời đúng những câu hỏi đó và giúp thông tin không bị thất lạc sau khi người đi công tác trở về với công việc hằng ngày.
Trang này cung cấp mẫu báo cáo công tác miễn phí dạng Word, giải thích từng mục, một ví dụ báo cáo kết quả đi công tác tại Đà Nẵng, 6 bước viết nhanh, các lỗi thường gặp và lưu ý về công tác phí tại Việt Nam.
Báo cáo công tác là gì?
Báo cáo công tác (báo cáo kết quả đi công tác) là văn bản ngắn gửi người đã phê duyệt chuyến đi, tóm tắt mục đích, lịch trình thực tế, người đã gặp, kết quả đạt được và các việc cần làm tiếp. Văn bản này khác với giấy đề nghị đi công tác (lập trước chuyến đi) và bảng thanh toán công tác phí (dùng để quyết toán chi phí).
Một báo cáo tốt chỉ nên dài một đến hai trang. Ngay phần đầu, người đọc phải thấy mục tiêu có đạt hay không và cần quyết định điều gì. Tài liệu trình bày, ảnh, biên bản làm việc chi tiết nên để ở phần phụ lục.
Khi nào cần viết báo cáo công tác?
- Sau khi gặp khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, để ghi lại nhu cầu và bước tiếp theo
- Sau hội chợ, triển lãm, để chuyển danh sách khách hàng tiềm năng và thông tin đối thủ
- Sau khi kiểm tra nhà cung cấp, thăm nhà máy hoặc công trình
- Sau khóa đào tạo, hội thảo bên ngoài, để chia sẻ kiến thức cho cả nhóm
- Khi khách hàng, đối tác hoặc nhà tài trợ dự án yêu cầu chứng minh chuyến công tác
Các mục trong mẫu báo cáo công tác
File Word sắp xếp theo thứ tự dưới đây. Điền phần thông tin chung ngay khi trở về, sau đó dùng ghi chép từng ngày để hoàn thành bảng lịch trình.
Thông tin chung
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày báo cáo, người viết | Ngày lập, họ tên, chức vụ, phòng ban của người đi công tác. | 03/11 — Nguyễn Thu Hà (kinh doanh), Trần Minh Đức (kỹ thuật) |
| Địa điểm, thời gian | Tỉnh/thành phố, ngày đi và ngày về. | Đà Nẵng, 28–30/10 |
| Mục đích chuyến công tác | Mục tiêu đã được duyệt, nên đo lường được. | Giới thiệu gói bảo trì mới cho 4 khách hàng, chốt 1 hợp đồng |
| Người phê duyệt / nơi nhận | Người đã duyệt chuyến đi và sẽ ký xác nhận báo cáo. | Ông Lê Văn Hùng, Giám đốc kinh doanh |
Lịch trình và nội dung làm việc
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày và giờ của từng buổi làm việc. | 28/10, 9h00 |
| Địa điểm / đơn vị | Công ty, chi nhánh, gian hàng hội chợ hoặc địa chỉ. | Công ty TNHH Thủy sản Sơn Trà |
| Người làm việc | Họ tên, chức vụ, chỉ ghi khi cần cho việc theo dõi. | Bà Phạm Lan, Trưởng phòng mua hàng |
| Kết quả | Điều đã thống nhất hoặc thu được, viết một dòng. | Đồng ý ký hợp đồng 12 tháng |
Kết luận và việc tiếp theo
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Kết quả so với mục tiêu | Đạt, đạt một phần hay chưa đạt, kèm số liệu. | Vượt mục tiêu: 2 hợp đồng (mục tiêu 1) |
| Việc cần làm tiếp | Mỗi việc có người phụ trách và hạn hoàn thành. | Gửi báo giá điều chỉnh cho KCN Hòa Khánh — T. Hà — 07/11 |
| Chi phí | Ghi số hồ sơ thanh toán công tác phí, không chép lại số tiền. | Hồ sơ thanh toán CTP-2026-087 nộp ngày 31/10 |
| Tài liệu kèm theo | Bài trình bày, danh thiếp, ảnh, biên bản làm việc. | Bài thuyết trình, 4 phiếu thông tin khách hàng |
Ví dụ báo cáo kết quả đi công tác
Báo cáo của nhân viên kinh doanh sau ba ngày công tác tại Đà Nẵng. Kết luận đặt ở đầu, bảng bên dưới ghi từng buổi làm việc.
| Chuyến công tác | Gặp khách hàng khu vực miền Trung tại Đà Nẵng |
|---|---|
| Người đi | Nguyễn Thu Hà (kinh doanh), Trần Minh Đức (kỹ thuật) |
| Thời gian | 28–30/10 |
| Kết luận | Vượt mục tiêu: ký được 2 hợp đồng, 1 khách hàng đang xem xét báo giá; một khách hàng đề nghị đào tạo trực tuyến. |
| Đề nghị | Duyệt mức chiết khấu 5% cho KCN Hòa Khánh trước ngày 05/11 |
Lịch trình và nội dung làm việc
| Ngày | Địa điểm / đơn vị | Người làm việc | Kết quả |
|---|---|---|---|
| 28/10 | Công ty TNHH Thủy sản Sơn Trà | Bà Phạm Lan, Trưởng phòng mua hàng | Đồng ý ký hợp đồng 12 tháng |
| 29/10 | Ban quản lý KCN Hòa Khánh | Ông Võ Quang, Phó ban | Đề nghị gửi báo giá điều chỉnh |
| 29/10 | Bệnh viện tư nhân Hải Châu | Ông Đỗ Nam, Trưởng phòng hành chính | Ký hợp đồng, đào tạo trực tuyến tháng 12 |
| 30/10 | Đại lý tại Đà Nẵng | Nhóm kỹ thuật địa phương | Thống nhất lịch bảo trì năm 2027 |
Mẹo: viết phần kết luận sau cùng và nhắc lại đúng mục đích đã ghi trong giấy đề nghị đi công tác, để cấp trên thấy ngay kết quả so với mục tiêu.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
6 bước viết báo cáo công tác
- Ghi chép ngay trong chuyến đi. Sau mỗi buổi làm việc, ghi ba dòng: gặp ai, bàn gì, bước tiếp theo.
- Chép lại mục đích đã được duyệt. Đưa mục tiêu trong giấy đề nghị đi công tác vào phần thông tin chung để so sánh.
- Điền bảng lịch trình. Mỗi buổi làm việc một dòng, theo thứ tự thời gian, luôn có kết quả cụ thể.
- Liệt kê việc cần làm tiếp. Mỗi việc có người phụ trách và hạn hoàn thành rõ ràng.
- Viết kết luận sau cùng. Hai đến ba câu: đạt hay chưa đạt mục tiêu, số liệu và điều cần cấp trên quyết định.
- Nộp trong vòng một tuần. Gửi báo cáo cho người phê duyệt, nộp hồ sơ thanh toán công tác phí riêng và lưu báo cáo vào thư mục chung.
Lưu ý tại Việt Nam: công tác phí và chứng từ
Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị áp dụng cho cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Doanh nghiệp thường tự xây dựng quy chế công tác phí (mức phụ cấp lưu trú, tiêu chuẩn phòng nghỉ, phương tiện) trong quy chế tài chính nội bộ; nhiều nơi tham khảo các mức của thông tư này.
Báo cáo công tác không thay thế hồ sơ thanh toán: chi phí đi công tác cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định về kế toán và thuế để được thanh toán và ghi nhận chi phí. Hãy kiểm tra quy chế của công ty và văn bản hiện hành trên cơ sở dữ liệu pháp luật quốc gia.
Họ tên, số điện thoại của người đã gặp là dữ liệu cá nhân. Chỉ ghi thông tin cần thiết cho việc theo dõi và chỉ chia sẻ báo cáo với những người liên quan.
Nguồn
- CSDL quốc gia về pháp luật (tra cứu Thông tư 40/2017/TT-BTC) (cập nhật đến 3 tháng 11, 2026)
- Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính (cập nhật đến 3 tháng 11, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Hãy áp dụng quy chế tài chính nội bộ của công ty và văn bản pháp luật hiện hành.
Lỗi thường gặp khi viết báo cáo công tác
- Kể lại hành trình (máy bay, khách sạn, ăn uống) thay vì nêu kết quả
- Không so sánh kết quả với mục đích đã được duyệt trước chuyến đi
- Liệt kê khách hàng đã gặp nhưng không giao ai liên hệ lại và khi nào
- Gộp báo cáo công tác với bảng thanh toán công tác phí
- Nộp báo cáo quá muộn, khi chi tiết đã bị quên
- Ghi thông tin cá nhân không cần thiết hoặc nhận xét cá nhân về người đã gặp
Câu hỏi thường gặp về báo cáo công tác
Báo cáo công tác khác gì bảng thanh toán công tác phí?
Báo cáo công tác trình bày nội dung và kết quả chuyến đi. Bảng thanh toán công tác phí liệt kê chi phí kèm hóa đơn, chứng từ để thanh toán hoặc hoàn ứng. Báo cáo chỉ nên ghi số hồ sơ thanh toán.
Phải nộp báo cáo công tác trong bao lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn chung cho doanh nghiệp. Thông thường là trong 3–5 ngày làm việc sau khi về, tùy quy chế công ty.
Báo cáo công tác có thay giấy đề nghị đi công tác không?
Không. Giấy đề nghị lập trước chuyến đi để xin duyệt địa điểm, thời gian, mục đích và dự trù kinh phí. Báo cáo lập sau chuyến đi để trình bày kết quả thực tế.
Đi công tác trong ngày có cần báo cáo không?
Nếu chuyến đi có mục tiêu kinh doanh hoặc kỹ thuật thì nên có. Khi đó chỉ cần phần thông tin chung, vài dòng lịch trình và việc cần làm tiếp.
Nhiều người đi cùng có viết chung một báo cáo được không?
Được. Ghi tên tất cả người đi ở phần thông tin chung và giao một người chịu trách nhiệm viết; những người khác bổ sung các buổi làm việc của mình.