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Modelo de relatório de viagem a trabalho: Word, exemplo e passo a passo
Depois de uma visita a clientes, uma feira ou uma auditoria em fornecedor, o gestor quer saber se a viagem valeu a pena, o que foi combinado e quem cuida dos próximos passos. O relatório de viagem responde a essas perguntas e evita que contatos e acordos fiquem só na memória de quem viajou.
Nesta página você encontra um modelo de relatório de viagem a trabalho grátis em Word, a explicação de cada campo, um exemplo preenchido após visitas em Curitiba, um passo a passo em seis etapas, os erros mais comuns e observações sobre diárias e dados pessoais no Brasil.
O que é um relatório de viagem a trabalho?
É um documento curto, entregue ao gestor que autorizou a viagem, que resume o objetivo, a agenda realmente cumprida, as pessoas encontradas, os resultados e as pendências. Ele é diferente da solicitação de viagem (feita antes) e da prestação de contas (que trata das despesas e comprovantes).
Um bom relatório cabe em uma ou duas páginas. Logo no início, o leitor deve ver se o objetivo foi atingido e qual decisão precisa tomar. Apresentações, fotos e atas detalhadas vão como anexo.
Quando fazer um relatório de viagem?
- Após visitas a clientes ou prospects, para registrar necessidades e próximos passos
- Na volta de feiras e congressos, para repassar leads e observações sobre concorrentes
- Após auditorias ou visitas técnicas a fornecedores e fábricas
- Depois de treinamentos externos, para compartilhar o que foi aprendido
- Quando um cliente, parceiro ou órgão financiador pede comprovação da viagem
Campos do modelo de relatório de viagem
O arquivo Word segue esta ordem. Preencha o cabeçalho assim que voltar e use suas anotações do dia para montar a tabela da agenda.
Dados da viagem
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Data do relatório e autor | Data, nome, cargo e área de quem viajou. | 3 de novembro — Mariana Costa, executiva de contas, e Rafael Lima, consultor técnico |
| Destino e período | Cidade, estado ou país, datas de ida e volta. | Curitiba (PR), 27 a 29 de outubro |
| Objetivo | O objetivo aprovado na solicitação de viagem, de forma mensurável. | Apresentar o novo plano de suporte a 4 clientes e fechar 1 renovação |
| Aprovador / destinatário | Gestor que autorizou a viagem e vai validar o relatório. | Fernanda Alves, gerente comercial Sul |
Agenda e reuniões
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Data | Dia e horário de cada compromisso. | 27/10, 9h |
| Local / empresa | Empresa visitada, unidade, feira ou endereço. | Indústria Paranaense de Embalagens, CIC |
| Participantes | Nome e cargo de quem participou, apenas o necessário para o follow-up. | Sr. Souza, gerente de TI |
| Resultado | O que foi decidido ou aprendido, em uma linha. | Renovação aprovada por 24 meses |
Conclusão e próximos passos
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Resultado x objetivo | Objetivo atingido, parcialmente ou não, com números. | Meta superada: 2 renovações (meta 1) |
| Ações de follow-up | Cada ação com responsável e prazo. | Enviar proposta revisada à Cooperativa Vale — M. Costa — 6/11 |
| Despesas | Referência à prestação de contas separada, sem copiar valores. | Prestação de contas PC-0458 enviada em 30/10 |
| Anexos | Apresentações, cartões digitalizados, fotos, atas. | Apresentação do plano, 4 fichas de contato |
Exemplo de relatório de viagem preenchido
Relatório de uma executiva de contas após três dias de visitas em Curitiba. A conclusão vem primeiro; a tabela mostra cada reunião.
| Viagem | Visitas a clientes — Curitiba |
|---|---|
| Equipe | Mariana Costa (contas), Rafael Lima (consultoria técnica) |
| Período | 27 a 29 de outubro |
| Conclusão | Meta superada: 2 renovações fechadas e 1 proposta em análise; um cliente pediu treinamento remoto. |
| Decisão necessária | Aprovar desconto de 6% para a Cooperativa Vale até 5 de novembro |
Agenda e reuniões
| Data | Local / empresa | Participantes | Resultado |
|---|---|---|---|
| 27/10 | Indústria Paranaense de Embalagens | Sr. Souza, gerente de TI | Renovação aprovada por 24 meses |
| 28/10 | Cooperativa Vale do Iguaçu | Sra. Oliveira, compras | Proposta revisada solicitada, decisão em novembro |
| 28/10 | Hospital Batel | Dr. Pereira, diretor administrativo | Renovação assinada, treinamento remoto em dezembro |
| 29/10 | Parceiro local, Centro | Equipe técnica | Escala de atendimento 2027 combinada |
Dica: escreva a conclusão por último, repetindo o objetivo da solicitação de viagem. Assim o gestor vê de imediato se a meta foi cumprida.
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Como fazer um relatório de viagem em 6 passos
- Anote durante a viagem. Depois de cada reunião, três linhas: quem, o quê e próximo passo. É a base do relatório.
- Copie o objetivo aprovado. Use o texto da solicitação de viagem no cabeçalho para comparar com o resultado.
- Preencha a agenda. Uma linha por compromisso, em ordem cronológica, sempre com um resultado concreto.
- Defina os follow-ups. Cada ação com responsável e prazo, para não se perder na rotina.
- Escreva a conclusão por último. Duas ou três frases: meta atingida ou não, números e decisão necessária.
- Entregue em até uma semana. Envie ao gestor, faça a prestação de contas separadamente e arquive o relatório na pasta compartilhada.
Observações para o Brasil: diárias e LGPD
Pela CLT, as diárias para viagem, assim como ajudas de custo e auxílio-alimentação (vedado o pagamento em dinheiro), não integram a remuneração do empregado, conforme o art. 457, § 2º, na redação dada pela Lei 13.467/2017. As regras de pagamento e comprovação costumam estar na política de viagens da empresa ou em convenção coletiva.
O relatório de viagem não substitui a prestação de contas: despesas devem ser comprovadas com nota fiscal ou recibo conforme a política interna e as regras contábeis e fiscais da empresa.
Nomes, cargos e contatos de pessoas encontradas são dados pessoais pela LGPD (Lei 13.709/2018). Registre apenas o necessário para o follow-up e compartilhe o relatório somente com quem precisa.
Fontes
- Planalto: Consolidação das Leis do Trabalho (art. 457) (consultado em 3 de novembro de 2026)
- ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (consultado em 3 de novembro de 2026)
Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico, trabalhista ou fiscal. Siga a política de viagens da sua empresa e a convenção coletiva aplicável.
Erros comuns no relatório de viagem
- Contar o roteiro (voo, hotel, refeições) em vez dos resultados
- Não comparar a conclusão com o objetivo aprovado antes da viagem
- Listar contatos sem definir quem fará o retorno e quando
- Misturar relatório e prestação de contas no mesmo documento
- Entregar o relatório semanas depois, quando os detalhes já foram esquecidos
- Incluir dados pessoais desnecessários ou comentários sobre as pessoas visitadas
Perguntas frequentes sobre relatório de viagem
Qual a diferença entre relatório de viagem e prestação de contas?
O relatório descreve o que foi feito e os resultados. A prestação de contas lista as despesas com comprovantes para reembolso ou acerto de adiantamento. O relatório pode citar o número da prestação, sem copiar valores.
Qual o prazo para entregar o relatório?
Não há prazo legal. O comum é até cinco dias úteis após o retorno, e muitas empresas definem isso na política de viagens.
O relatório substitui a solicitação de viagem?
Não. A solicitação é feita antes, para autorizar destino, datas, objetivo e orçamento. O relatório vem depois e mostra o que realmente aconteceu.
Viagem de um dia também precisa de relatório?
Se a viagem teve objetivo comercial ou técnico, sim. Nesse caso basta o cabeçalho, duas ou três linhas de agenda e os follow-ups.
Duas pessoas podem fazer um relatório único?
Sim. Liste todos os viajantes no cabeçalho e defina um responsável pela redação; os demais revisam e completam suas reuniões.