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Spesenabrechnung Vorlage: kostenlos für Excel und Word, mit Beispiel
Mit der Spesenabrechnung lassen sich Mitarbeitende Ausgaben erstatten, die sie für das Unternehmen vorgestreckt haben: Bahntickets, Hotel, Bewirtung von Kunden, Kilometergeld oder Büromaterial. Für Dienstreisen heißt das Formular oft Reisekostenabrechnung.
Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für Excel (mit automatischer Summe) und Word, die Erklärung jedes Feldes, ein ausgefülltes Beispiel und die Regeln zu Belegen, Pauschalen und Aufbewahrung, die die Buchhaltung prüft.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung (auch Auslagenerstattung) listet jede geschäftliche Ausgabe mit Datum, Anlass, Kategorie, Betrag und Beleg auf, bildet die Summe und geht zur Freigabe an die Führungskraft und zur Zahlung an die Buchhaltung.
Sie nützt beiden Seiten: Mitarbeitende bekommen ihr Geld schnell zurück, und das Unternehmen kann belegen, dass jede Ausgabe betrieblich veranlasst war. Das ist wichtig für den Betriebsausgabenabzug, den Vorsteuerabzug und die steuerfreie Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer.
Wann brauchen Sie eine Spesenabrechnung?
- Nach einer Dienstreise: Fahrtkosten, Übernachtung, Taxi, Parken und Verpflegungsmehraufwand.
- Wenn Sie eine Kundenbewirtung, eine Messe-Eintrittskarte oder eine Software privat bezahlt haben.
- Für Fahrten mit dem Privatwagen, die mit Kilometerpauschale erstattet werden.
- Monatlich für kleine wiederkehrende Ausgaben wie Parkgebühren oder ÖPNV-Tickets.
- Zum Abrechnen eines Reisekostenvorschusses.
Spesenabrechnung Vorlage: was in jedes Feld gehört
Die Download-Dateien enthalten genau diese Felder. Den Kopf füllen Sie einmal pro Abrechnung aus, danach folgt eine Zeile pro Beleg.
Kopf der Abrechnung
| Feld | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Person, die bezahlt hat und die Erstattung erhält. | Anna Schmidt |
| Abteilung / Personalnummer | Damit die Kosten der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. | Vertrieb / 10422 |
| Zeitraum | Erstes und letztes Datum der Ausgaben. | 06.10.–08.10.2026 |
| Anlass | Ein Satz: Reiseziel, Kunde oder Projekt. | Kundentermin bei Müller GmbH, Hamburg |
| Kostenstelle / Projekt | Interner Code, falls verwendet. | KST 4100 |
| Zahlungsart | Privat (bar/Karte) oder Firmenkarte. | Private Kreditkarte |
Ausgaben (eine Zeile pro Beleg)
| Feld | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Datum auf dem Beleg. | 07.10.2026 |
| Kategorie | Fahrtkosten, Übernachtung, Bewirtung, Kilometer, Material, Sonstiges. | Übernachtung |
| Beschreibung / Anbieter | Wen Sie bezahlt haben und wofür; bei Bewirtung Teilnehmende und Anlass. | Hotel am Hafen, 1 Nacht ohne Frühstück |
| Betrag brutto | Gezahlter Betrag inklusive Umsatzsteuer. | 129,00 |
| Davon USt. | Ausgewiesene Umsatzsteuer, falls das Unternehmen Vorsteuer zieht. | 8,44 |
| Beleg-Nr. | Nummer, die Sie auf den Beleg schreiben, um ihn der Zeile zuzuordnen. | B-02 |
Summe und Freigabe
| Feld | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Gesamtbetrag | Summe aller Zeilen (die Excel-Datei rechnet automatisch). | 362,60 |
| Abzüglich Vorschuss | Bereits erhaltener Reisekostenvorschuss. | 150,00 |
| Auszuzahlender Betrag | Gesamtbetrag minus Vorschuss. | 212,60 |
| Unterschrift Mitarbeiter/in | Bestätigt, dass die Angaben richtig und betrieblich veranlasst sind. | Anna Schmidt, 12.10.2026 |
| Freigabe Vorgesetzte/r | Führungskraft bestätigt den Anlass. | Jonas Weber, 13.10.2026 |
Beispiel einer ausgefüllten Spesenabrechnung
Eine zweitägige Kundenreise nach Hamburg. Jede Zeile hat einen Beleg, die Bewirtung nennt die Teilnehmenden.
| Mitarbeiterin | Anna Schmidt (10422), Vertrieb |
|---|---|
| Zeitraum | 06.10.–08.10.2026 |
| Anlass | Kundentermin bei Müller GmbH, Hamburg |
| Vorschuss | 150,00 € |
| Freigabe | Jonas Weber, Vertriebsleitung |
Ausgaben
| Datum | Kategorie | Beschreibung | Beleg | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-06 | Fahrtkosten | ICE Berlin–Hamburg hin und zurück, 2. Klasse | B-01 | 119,80 € |
| 2026-10-06 | Übernachtung | Hotel am Hafen, 1 Nacht ohne Frühstück | B-02 | 129,00 € |
| 2026-10-07 | Bewirtung | Mittagessen mit 2 Personen der Müller GmbH (Bewirtungsbeleg) | B-03 | 92,80 € |
| 2026-10-07 | Fahrtkosten | Taxi Bahnhof → Kunde und zurück | B-04 | 21,00 € |
| Gesamtbetrag | 362,60 € |
Gesamt 362,60 € − Vorschuss 150,00 € = 212,60 € Erstattung. Verpflegungspauschalen werden je nach Unternehmensrichtlinie separat berechnet.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Nobami, unserem Web-Office, und bearbeiten Sie sie sofort.
So füllen Sie die Spesenabrechnung aus
- Belege sammeln. Belege am selben Tag fotografieren; bei Bewirtung den Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmenden ausfüllen.
- Kopf ausfüllen. Name, Abteilung, Zeitraum, Anlass und Kostenstelle, damit die Freigabe ohne Rückfrage möglich ist.
- Eine Zeile pro Beleg. Datum, Kategorie, Anbieter und Betrag wie auf dem Beleg; Beleg-Nummer vergeben.
- Umsatzsteuer und Fremdwährung trennen. USt. separat eintragen und bei Fremdwährung den Kurs oder die Kreditkartenabrechnung beifügen.
- Summe und Vorschuss prüfen. Die Tabelle summiert automatisch; Vorschuss abziehen und mit den Belegen abgleichen.
- Unterschreiben und einreichen. Belege anhängen, unterschreiben und innerhalb der Frist Ihrer Reisekostenrichtlinie einreichen.
Hinweise für Deutschland: Pauschalen, Belege, Aufbewahrung
Reisekosten können Arbeitgeber steuerfrei erstatten, soweit sie beruflich veranlasst sind (§ 3 Nr. 16 EStG). Für Verpflegung gelten die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs. 4a EStG, für Fahrten mit dem Privatwagen die gesetzliche Kilometerpauschale; Auslandsreisen haben eigene Länderpauschalen des Bundesfinanzministeriums.
Für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind 70 % der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar, wenn Ort, Tag, Teilnehmende, Anlass und Höhe nachgewiesen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
Buchungsbelege wie Spesenbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 257 HGB in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes); Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 9 EStG (Werbungskosten, Verpflegungsmehraufwand) (Stand 29. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 4 EStG (Bewirtungsaufwendungen) (Stand 29. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung) (Stand 29. Oktober 2026)
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Pauschalen und Fristen ändern sich; prüfen Sie die aktuelle Rechtslage mit Ihrer Steuerberatung oder der amtlichen Quelle.
Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung
- Nur den Kartenbeleg statt der Rechnung oder des detaillierten Kassenbons einreichen.
- Bewirtung ohne Teilnehmende und Anlass abrechnen.
- Hotelrechnung mit Frühstück abrechnen und trotzdem die volle Verpflegungspauschale ansetzen.
- Private Ausgaben (Minibar, Begleitperson) in eine geschäftliche Zeile mischen.
- Denselben Beleg doppelt einreichen: über die Firmenkarte und als Auslage.
- Summen von Hand rechnen statt die Formel der Vorlage zu nutzen.
Häufige Fragen zur Spesenabrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung ist eine Spesenabrechnung für Dienstreisen und enthält zusätzlich Reisezeiten und Verpflegungspauschalen. Die Spesenabrechnung deckt auch Auslagen ohne Reise ab, etwa Büromaterial oder Software.
Was gehört auf eine Spesenabrechnung?
Name und Abteilung, Zeitraum und Anlass, eine Zeile pro Ausgabe mit Datum, Kategorie, Anbieter, Betrag und Beleg-Nummer, die Summe, ein abgezogener Vorschuss sowie die Unterschriften von Mitarbeiter/in und Vorgesetztem.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Digitale Belege müssen GoBD-konform archiviert werden.
Kann ich die Vorlage in Google Tabellen nutzen?
Ja. Laden Sie die .xlsx-Datei in Google Drive hoch und öffnen Sie sie mit Google Tabellen; die Summenformeln funktionieren weiter. Die Word-Version öffnet sich in Google Docs.
Ist eine Kreditkartenabrechnung ein ausreichender Beleg?
In der Regel nicht. Sie zeigt nur den Betrag, nicht die Leistung und die Umsatzsteuer. Reichen Sie die Rechnung oder den detaillierten Kassenbon ein.