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Plantilla de informe de viaje de negocios: cómo hacerlo, con ejemplo
El informe de viaje de negocios es el documento breve que se redacta al volver de un viaje de trabajo para contar a tu responsable y a los equipos implicados por qué viajaste, con quién te reuniste, qué conseguiste y qué pasos vienen ahora. Un buen informe convierte unos días fuera de la oficina en un registro útil para la empresa; uno flojo es solo una agenda que nadie lee.
En esta página encontrarás una plantilla gratuita en Word, instrucciones campo por campo, un ejemplo completo de una visita de dos días a un cliente, una rutina para escribir el informe en 30 minutos, los errores más habituales y algunas notas sobre dietas y registro de jornada en España.
¿Qué es un informe de viaje de negocios?
El informe de viaje (también llamado informe de desplazamiento o memoria de viaje) es un documento interno que presenta el empleado tras desplazarse por motivos de trabajo. Resume el objetivo del viaje, el itinerario, las personas y empresas visitadas, los resultados obtenidos y las acciones de seguimiento. Muchas empresas gestionan los viajes con tres documentos: la solicitud de viaje antes de salir, el informe a la vuelta y la liquidación de gastos para recuperar lo pagado.
Un buen informe se reconoce enseguida: quien lo lee entiende en el primer párrafo si el viaje cumplió su objetivo. Los resultados son concretos, con cifras y fechas cuando es posible, y cada acción de seguimiento tiene un responsable y un plazo. Los tiques y facturas van en la liquidación de gastos, no en el informe.
¿Cuándo hay que hacer un informe de viaje?
- Después de visitar a un cliente, distribuidor o proveedor para negociar o cerrar una operación
- Tras asistir a una feria, un congreso o una formación externa, para compartir lo aprendido
- Al terminar trabajos de campo como instalaciones, auditorías o revisiones en planta
- Al volver de un viaje internacional para reunirse con socios o estudiar un mercado
- Cuando la liquidación de gastos necesita justificar el motivo profesional del viaje
Qué incluir en la plantilla de informe de viaje
El archivo descargable trae estos campos en este orden. Lo importante es que el resultado y los próximos pasos se lean primero.
Datos del viaje
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha y referencia | Fecha en que redactas el informe y número interno, si lo hay. | 3/11/2026 / COM-2026-118 |
| Viajeros y departamento | Todas las personas que viajaron, con su puesto; indica quién redacta. | Laura Martín, key account manager (redacta); Javier Ruiz, técnico comercial |
| Destino y fechas | Ciudad, empresas visitadas, fecha de salida y de regreso. | Valencia y Castellón, del 29 al 30 de octubre (2 días) |
| Objetivo | El objetivo aprobado en la solicitud de viaje, en una frase. | Renovar el contrato de suministro 2027 con Distribuciones Levante y visitar su nueva línea |
| Destinatarios | Quién aprueba el informe y a quién se envía copia. | Director comercial; copia a Planificación |
Itinerario y actividades
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Día y hora de cada reunión o actividad. | 29/10, 16:00 |
| Lugar / empresa | Empresa, departamento y lugar. | Distribuciones Levante, almacén de Castellón |
| Con quién | Nombre y cargo de las personas reunidas; sin teléfonos personales. | Marta Gil, directora de compras, y dos compradores |
| Contenido y resultado | Qué se habló y qué quedó acordado o pendiente. | Pidieron un 3 % de descuento; acuerdo provisional en el 1,5 % |
Resultados, seguimiento y anexos
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Resumen de resultados | Dos o tres frases: ¿se cumplió el objetivo? | Renovación acordada en principio con un 1,5 % menos; la nueva línea podría sumar 20.000 unidades al año |
| Acciones de seguimiento | Cada tarea con responsable y fecha límite. | Enviar oferta revisada – Laura Martín – 7/11 |
| Resumen de gastos | Solo el total; el detalle va en la liquidación de gastos. | Total 640 € (liquidación presentada aparte) |
| Anexos | Acta de reunión, fotos, catálogos, tarjetas de visita. | Acta, 6 fotos de la planta, catálogo de la competencia |
Ejemplo de informe de viaje de negocios
Ejemplo completo de una responsable de cuentas que vuelve de una visita de dos días a un cliente. El resultado y los próximos pasos van arriba; la tabla recoge lo que pasó en cada parada.
| Viajeros | Laura Martín (key account manager), Javier Ruiz (técnico comercial) |
|---|---|
| Destino y fechas | Valencia y Castellón, 29 y 30 de octubre |
| Objetivo | Renovar el contrato de suministro 2027 con Distribuciones Levante; visitar la nueva línea |
| Resultado principal | Renovación acordada en principio con precios un 1,5 % más bajos; posible volumen adicional de 20.000 unidades al año |
| Próximos pasos | Oferta revisada antes del 7/11 (Laura); fecha de envío de muestras confirmada antes del 14/11 (Javier) |
Itinerario y actividades
| Fecha | Lugar / empresa | Con quién | Resultado |
|---|---|---|---|
| 29/10, 10:30 | Transportes del Turia, plataforma de Valencia | Pablo Navarro, jefe de logística | Acordado probar desde diciembre un plazo de entrega dos días más corto |
| 29/10, 16:00 | Distribuciones Levante, Castellón | Marta Gil, directora de compras, y dos compradores | Pidieron un 3 % menos para 2027; acuerdo provisional en el 1,5 %, pendiente de oferta revisada |
| 30/10, 9:30 | Distribuciones Levante, nueva línea de montaje | Sergio Pons, ingeniería de producción | Visita a la línea; demanda prevista de unas 1.700 unidades al mes; piden 20 muestras |
| 30/10, 15:00 | Feria industrial de Valencia | - | Revisados tres productos de la competencia; catálogos anexos |
Consejo: rellena primero el itinerario y escribe al final el resultado principal en tres frases como máximo; después muévelo al principio del informe.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo redactar el informe de viaje en 30 minutos
- Toma notas durante el viaje. Al terminar cada reunión, apunta en el móvil tres líneas: con quién, qué se acordó y las cifras clave. Con eso tienes medio informe hecho.
- Relee el objetivo aprobado. Usa el objetivo de la solicitud de viaje como vara de medir: qué se consiguió y qué queda abierto.
- Completa la tabla del itinerario. Fecha, lugar, personas y resultado de cada parada. Escribe resultados, no actividades: «acuerdo provisional en el 1,5 %» mejor que «se habló de precios».
- Asigna responsable y fecha a cada acción. Los próximos pasos sin nombre ni plazo rara vez se cumplen. Indica quién hará qué y para cuándo.
- Escribe el resumen al final y colócalo arriba. Dos o tres frases sobre el resultado frente al objetivo, al principio del informe, para que quien aprueba decida rápido.
- Adjunta la documentación y preséntalo con la liquidación. Añade el acta y las fotos, y entrega el informe el mismo día que la liquidación de gastos para que administración vea el motivo del viaje.
Notas para España: dietas y registro de jornada
En España, las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que la empresa paga por desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual pueden quedar exentas del IRPF dentro de los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF. Para ello, la empresa debe poder acreditar el día y el lugar del desplazamiento y su razón o motivo, por lo que conviene guardar el informe de viaje junto con los justificantes y la liquidación de gastos.
El registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores también se aplica durante los viajes de trabajo. El informe de viaje describe lo que se hizo, pero no sustituye al registro de la hora de inicio y fin de cada jornada; consulta con recursos humanos cómo se computan los tiempos de desplazamiento según tu convenio.
En Latinoamérica las reglas sobre viáticos y su tratamiento fiscal cambian de un país a otro; sigue la política de viajes de tu empresa y las indicaciones de su área contable.
Fuentes
- BOE: Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (art. 9, dietas y gastos de viaje) (consultado el 3 de noviembre de 2026)
- BOE: Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9, registro de jornada) (consultado el 3 de noviembre de 2026)
Información general, no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Las normas cambian según el país, el convenio y la empresa; sigue tu política de viajes y consulta a tu departamento de administración o de personas.
Errores frecuentes en el informe de viaje
- Enumerar la agenda hora a hora sin decir qué se consiguió
- Usar verbos vagos como «se trató» o «se mantuvo una reunión» en lugar de resultados concretos
- Acciones de seguimiento sin responsable ni fecha
- Redactar el informe una semana después, de memoria
- Mezclar el detalle de gastos en el informe, de modo que no cuadra con la liquidación
- Copiar teléfonos personales o comentarios sensibles sobre clientes
Preguntas frecuentes sobre el informe de viaje de negocios
¿En qué se diferencia el informe de viaje de la liquidación de gastos?
El informe explica el objetivo, las actividades, los resultados y los próximos pasos del viaje. La liquidación de gastos sirve para cobrar lo que se pagó, con tiques y facturas. En el informe basta con el importe total; el detalle va en la liquidación.
¿Cuándo hay que entregar el informe?
No suele haber un plazo legal; manda la política interna. Muchas empresas piden entregarlo en los tres días laborables siguientes a la vuelta, y escribirlo al día siguiente da el resultado más preciso.
¿Qué extensión debe tener?
Para la mayoría de los viajes bastan una o dos páginas: resumen, tabla del itinerario, acciones de seguimiento y lista de anexos. Las actas completas pueden ir como anexo.
¿Hace falta informe para un viaje de un solo día?
Si el viaje generó acuerdos, compromisos o información que otros necesitan, sí. Una versión corta con el resumen, una línea por reunión y los próximos pasos es suficiente.
¿Puedo usar la plantilla en Google Docs?
Sí. El archivo .docx se abre en Microsoft Word, Google Docs, Pages y LibreOffice Writer.