แบบฟอร์มรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงาน: ไฟล์ Word ตัวอย่าง และวิธีเขียน

รายงานการเดินทางไปปฏิบัติงานคืออะไร

รายงานการเดินทางไปปฏิบัติงานคือเอกสารสั้น ๆ ที่ผู้เดินทางส่งให้ผู้อนุมัติการเดินทางหลังกลับมาแล้ว โดยสรุปวัตถุประสงค์ กำหนดการที่เกิดขึ้นจริง บุคคลที่ได้พบ ผลที่ได้ และงานที่ต้องติดตามต่อ เอกสารนี้แตกต่างจากแบบขออนุมัติเดินทาง ซึ่งทำก่อนออกเดินทาง และแตกต่างจากใบเบิกค่าใช้จ่ายเดินทาง ซึ่งใช้สำหรับเบิกเงินพร้อมหลักฐาน

รายงานที่ดีควรยาวไม่เกินหนึ่งถึงสองหน้า ส่วนต้นของรายงานควรบอกได้ทันทีว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ และผู้บริหารต้องตัดสินใจเรื่องอะไร ส่วนเอกสารนำเสนอ รูปถ่าย หรือบันทึกการประชุมแบบละเอียดให้แนบไว้ท้ายรายงาน

ควรเขียนรายงานการเดินทางเมื่อไร

• หลังไปพบลูกค้าหรือว่าที่ลูกค้า เพื่อบันทึกความต้องการและขั้นตอนถัดไป
• หลังกลับจากงานแสดงสินค้าหรือสัมมนา เพื่อส่งต่อรายชื่อผู้สนใจและข้อมูลคู่แข่ง
• หลังไปตรวจโรงงาน ตรวจสอบซัพพลายเออร์ หรือดูหน้างาน
• หลังไปอบรมภายนอก เพื่อแบ่งปันความรู้ให้ทีม
• เมื่อลูกค้า พันธมิตร หรือผู้ให้ทุนโครงการขอหลักฐานการเดินทาง

ช่องต่าง ๆ ในแบบฟอร์มรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงาน

ไฟล์ Word เรียงหัวข้อตามลำดับด้านล่าง กรอกข้อมูลทั่วไปทันทีที่กลับมา แล้วใช้บันทึกของแต่ละวันกรอกตารางกำหนดการ

ข้อมูลการเดินทาง

กำหนดการและการพบปะ

สรุปผลและงานที่ต้องทำต่อ

ตัวอย่างรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงาน

ตัวอย่างรายงานของพนักงานขายหลังเดินทางไปพบลูกค้าที่เชียงใหม่ 3 วัน ส่วนสรุปอยู่ด้านบน ส่วนตารางแสดงรายละเอียดของแต่ละนัด

กำหนดการและการพบปะ

เคล็ดลับ: เขียนส่วนสรุปเป็นอย่างสุดท้าย และยกวัตถุประสงค์จากแบบขออนุมัติเดินทางมาเทียบให้เห็นชัด ผู้บริหารจะรู้ทันทีว่าผลออกมาตามเป้าหรือไม่

วิธีเขียนรายงานการเดินทาง 6 ขั้นตอน

1. จดบันทึกระหว่างเดินทาง หลังแต่ละนัดให้จดสามบรรทัด ได้แก่ พบใคร คุยเรื่องอะไร และขั้นตอนถัดไปคืออะไร
2. คัดลอกวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุมัติ นำเป้าหมายจากแบบขออนุมัติเดินทางมาใส่ในส่วนข้อมูลการเดินทาง เพื่อใช้เทียบกับผลที่ได้
3. กรอกตารางกำหนดการ หนึ่งนัดหนึ่งบรรทัด เรียงตามเวลา และระบุผลที่ได้อย่างเป็นรูปธรรมทุกครั้ง
4. กำหนดงานติดตาม ทุกงานต้องมีผู้รับผิดชอบและวันกำหนดเสร็จ ไม่อย่างนั้นงานมักถูกลืม
5. เขียนสรุปเป็นอย่างสุดท้าย สองถึงสามประโยค บอกว่าบรรลุเป้าหรือไม่ ตัวเลขสำคัญ และเรื่องที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ
6. ส่งภายในหนึ่งสัปดาห์ ส่งรายงานให้ผู้อนุมัติ ยื่นใบเบิกค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก และเก็บรายงานไว้ในโฟลเดอร์กลางของทีม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในรายงานการเดินทาง

• เล่าการเดินทาง (เที่ยวบิน โรงแรม อาหาร) แทนที่จะสรุปผลงาน
• ไม่เทียบผลที่ได้กับวัตถุประสงค์ที่อนุมัติไว้ก่อนเดินทาง
• ระบุรายชื่อลูกค้าที่พบ แต่ไม่กำหนดว่าใครจะติดต่อกลับและเมื่อไร
• รวมรายงานการเดินทางกับใบเบิกค่าใช้จ่ายไว้ในเอกสารเดียวกัน
• ส่งรายงานช้าหลายสัปดาห์จนรายละเอียดสำคัญหายไป
• ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น หรือความเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับบุคคลที่ได้พบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงาน