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Plantilla de nota de gastos gratis: Excel, Word y ejemplo
La nota de gastos (también llamada hoja de gastos o informe de gastos) es el documento con el que un empleado pide a la empresa que le reembolse los gastos profesionales que ha adelantado: viajes, comidas con clientes, kilometraje o material de oficina.
Aquí tienes una plantilla de nota de gastos gratuita en Excel, con totales automáticos, y en Word, la explicación de cada campo, un ejemplo rellenado y las reglas sobre facturas, dietas y conservación que revisa el departamento financiero.
¿Qué es una nota de gastos?
Es un formulario que recoge, línea por línea, cada gasto con su fecha, motivo, categoría, importe y justificante, suma el total y lo envía al responsable y a administración para su aprobación y pago. En Latinoamérica es habitual llamarlo formato de reembolso de gastos o relación de gastos.
Sirve a las dos partes: el empleado recupera su dinero rápido y la empresa conserva la prueba de que cada gasto es necesario y está relacionado con la actividad, algo clave para deducirlo en el Impuesto sobre Sociedades, recuperar el IVA y superar una inspección.
¿Cuándo se usa?
- Después de un viaje de trabajo: billetes, hotel, taxis, kilometraje y dietas.
- Cuando pagaste de tu bolsillo una comida con un cliente, una entrada a un congreso o una suscripción de software.
- Para justificar los cargos de la tarjeta de empresa, aunque no haya nada que reembolsar.
- Cada mes, para gastos pequeños y recurrentes como aparcamiento o transporte.
- Para liquidar un anticipo de viaje y calcular cuánto hay que devolver o abonar.
Plantilla de nota de gastos: qué poner en cada campo
Los archivos descargables contienen exactamente estos campos. Mantén la cabecera en cada nota y añade una línea por justificante.
Datos de la nota
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre del empleado | Persona que pagó y a la que se reembolsa. | Lucía Martín |
| Departamento / n.º de empleado | Para imputar el gasto al centro de coste correcto. | Comercial / 0213 |
| Periodo | Primera y última fecha de los gastos incluidos. | 6–8 de octubre de 2026 |
| Motivo | Una frase: viaje, cliente o proyecto. | Visita a cliente en Valencia (Grupo Levante) |
| Proyecto / centro de coste | Código interno si la empresa lo utiliza. | PRY-2026-31 |
| Forma de pago | Tarjeta personal, efectivo o tarjeta de empresa. | Tarjeta personal |
Líneas de gasto (una por justificante)
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Fecha que figura en el ticket o la factura. | 07/10/2026 |
| Categoría | Transporte, alojamiento, manutención, kilometraje, material, representación. | Alojamiento |
| Concepto / proveedor | A quién pagaste y por qué; en comidas, asistentes y empresa. | Hotel Centro Valencia, 1 noche |
| Importe | Total pagado con IVA incluido. | 118,00 |
| IVA | Cuota de IVA de la factura, si la empresa la deduce. | 10,73 |
| N.º de justificante | Número que escribes en el ticket para cuadrarlo con la línea. | J-02 |
Totales y aprobación
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Total gastos | Suma de las líneas (el Excel lo calcula). | 347,40 |
| Anticipo recibido | Dinero entregado antes del viaje. | 150,00 |
| Saldo a favor del empleado | Total menos anticipo. | 197,40 |
| Firma del empleado y fecha | Declara que los gastos son reales y profesionales. | Lucía Martín, 12/10/2026 |
| Firma de quien aprueba | Responsable que valida el motivo. | Javier Ruiz, 13/10/2026 |
Ejemplo de nota de gastos rellenada
Un viaje de dos días a Valencia para visitar a un cliente, en euros. Cada línea tiene su justificante y la comida indica los asistentes.
| Empleado | Lucía Martín (0213), Comercial |
|---|---|
| Periodo | 6–8 de octubre de 2026 |
| Motivo | Visita a cliente en Valencia (Grupo Levante) |
| Anticipo | 150,00 € |
| Aprobación | Javier Ruiz (Dirección comercial) |
Líneas de gasto
| Fecha | Categoría | Concepto | Justificante | Importe |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-06 | Transporte | AVE Madrid–Valencia ida y vuelta | J-01 | 96,80 € |
| 2026-10-06 | Alojamiento | Hotel Centro Valencia, 1 noche | J-02 | 118,00 € |
| 2026-10-07 | Representación | Comida con 2 personas de Grupo Levante (M. Soler, P. Vidal) | J-03 | 84,60 € |
| 2026-10-07 | Kilometraje | Coche propio, 75 km a la tarifa de la empresa | J-04 | 48,00 € |
| Total gastos | 347,40 € |
Total 347,40 € − anticipo 150,00 € = 197,40 € a reembolsar. El kilometraje se paga a la tarifa de la empresa, no por el ticket de gasolina.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo rellenar una nota de gastos paso a paso
- Guarda todos los justificantes. Haz una foto del ticket el mismo día y pide factura a nombre de la empresa cuando quieras deducir el IVA.
- Completa la cabecera. Nombre, departamento, periodo, motivo y centro de coste, para que quien aprueba lo entienda sin preguntar.
- Añade una línea por justificante. Fecha, categoría, proveedor e importe tal como aparecen en el ticket, con su número.
- Separa el IVA y las divisas. Indica el IVA aparte si la empresa lo recupera y anota el tipo de cambio de los pagos en otra moneda.
- Revisa totales y anticipos. Deja que la hoja sume las líneas y reste el anticipo; comprueba que coincide con tus tickets.
- Firma y envía a aprobación. Adjunta los justificantes y envíalo a tu responsable dentro del plazo de la política de gastos.
Notas fiscales: España y Latinoamérica
España: para deducir el IVA soportado se necesita una factura completa a nombre de la empresa; el ticket o factura simplificada solo permite deducirlo en casos concretos. Las dietas y los gastos de locomoción están exentos de IRPF para el trabajador dentro de los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF, siempre que se justifique el día, el lugar y el motivo del desplazamiento.
Conservación: la empresa debe conservar los justificantes al menos mientras la Administración pueda revisar el impuesto (cuatro años) y, a efectos mercantiles, seis años según el artículo 30 del Código de Comercio.
Latinoamérica: en México los gastos deben ampararse con un CFDI a nombre de la empresa; en otros países rigen las normas de comprobantes fiscales de cada administración tributaria.
Fuentes
- Agencia Tributaria: dietas y gastos de viaje exentos (IRPF) (consultado el 29 de octubre de 2026)
- BOE: Código de Comercio, artículo 30 (consultado el 29 de octubre de 2026)
Información general, no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Los límites y tarifas cambian; consulta con tu asesor o la fuente oficial antes de aplicarlos.
Errores frecuentes en la nota de gastos
- Adjuntar solo el comprobante de la tarjeta en lugar del ticket detallado o la factura.
- Dejar el motivo vacío o poner solo "reunión".
- No indicar asistentes y empresa en las comidas de representación.
- Incluir gastos personales (minibar, acompañantes) en una línea de trabajo.
- Presentar el mismo ticket dos veces: en la tarjeta de empresa y como gasto propio.
- Sumar a mano en lugar de usar la fórmula de la plantilla.
Preguntas frecuentes sobre la nota de gastos
¿Qué debe incluir una nota de gastos?
Datos del empleado y departamento, periodo y motivo, una línea por gasto con fecha, categoría, proveedor, importe y número de justificante, el total, el anticipo descontado y las firmas del empleado y de quien aprueba.
¿Sirve un ticket o necesito factura?
Para el reembolso interno suele bastar el ticket detallado. Para que la empresa deduzca el IVA en España hace falta factura completa a su nombre.
¿Las dietas tributan en el IRPF?
Están exentas dentro de los límites del Reglamento del IRPF si se justifica el desplazamiento; lo que los supere tributa como rendimiento del trabajo.
¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets?
Sí. Sube el archivo .xlsx a Google Drive y ábrelo con Google Sheets; las fórmulas de total siguen funcionando. La versión Word se abre en Google Docs.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los justificantes?
En España, al menos cuatro años a efectos fiscales y seis años a efectos mercantiles (Código de Comercio, art. 30).