WorkbamiKeuangan & persetujuan
Contoh surat permohonan persetujuan biaya: cara menulis agar cepat disetujui
Sebelum membeli peralatan, menandatangani kontrak jasa, atau menambah karyawan, hampir semua perusahaan mewajibkan persetujuan tertulis lebih dulu. Dokumen ini disebut surat permohonan persetujuan, memo permohonan persetujuan biaya, atau formulir pengajuan anggaran. Dokumen ini membantu atasan memutuskan dengan cepat berdasarkan angka yang lengkap, sekaligus mencatat siapa yang menyetujui pengeluaran tersebut.
Di halaman ini ada template Word siap pakai, penjelasan setiap bagian, contoh yang sudah diisi untuk pengadaan laptop karyawan baru, langkah menulis agar cepat disetujui, dan kesalahan yang sering membuat pengajuan dikembalikan.
Apa itu surat permohonan persetujuan?
Surat permohonan persetujuan adalah dokumen internal yang menjelaskan rencana pengeluaran atau kegiatan, alasannya, biayanya, dan alternatif yang sudah dipertimbangkan, untuk meminta persetujuan pejabat yang berwenang sebelum ada komitmen dengan vendor. Setelah disetujui barulah dibuat purchase order, kontrak, faktur, dan pembayaran.
Batas kewenangan persetujuan biasanya diatur dalam SOP pengadaan atau matriks otorisasi perusahaan: kepala bagian menyetujui nilai kecil, manajer keuangan dan direksi menyetujui nilai besar. Tuliskan alur persetujuan di bagian atas agar surat langsung sampai ke orang yang tepat.
Kapan perlu membuat surat permohonan persetujuan?
- Pembelian aset atau peralatan di atas batas nilai dalam SOP pengadaan
- Kontrak baru atau perpanjangan kontrak jasa, sewa, atau pemeliharaan
- Penambahan karyawan, tenaga kontrak, atau freelancer
- Pengeluaran yang tidak ada dalam anggaran tahunan
- Acara, pelatihan, gathering, atau perjalanan rombongan
- Langganan software dengan biaya bulanan atau tahunan
Template surat permohonan persetujuan: cara mengisi tiap bagian
File Word berisi bagian-bagian berikut sesuai urutan. Isi perihal dan total anggaran lebih dulu, karena dua baris itulah yang pertama dibaca pemberi persetujuan.
Kepala dokumen
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor surat | Nomor unik untuk dicocokkan dengan PO dan faktur. | 015/PP-HRD/XI/2026 |
| Tanggal dan batas waktu | Tanggal pengajuan dan kapan keputusan dibutuhkan. | 3 November 2026, mohon keputusan sebelum 7 November 2026 |
| Pemohon | Nama, jabatan, departemen, dan cost center. | Rina Wulandari, HRD, cost center HR-01 |
| Alur persetujuan | Pemberi persetujuan berurutan sesuai nilai. | Manajer HRD → Manajer Keuangan → Direktur |
Isi permohonan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Perihal | Satu kalimat: minta persetujuan untuk apa dan berapa. | Pengadaan laptop untuk 3 karyawan baru: Rp43.950.000 |
| Latar belakang dan kebutuhan | Mengapa perlu sekarang dan apa akibatnya jika ditunda. | 3 staf baru mulai 1 Desember; tanpa laptop, onboarding tertunda |
| Alternatif yang dibandingkan | Pilihan lain dan alasan memilih. | Sewa laptop 24 bulan lebih mahal 15% secara total |
| Manfaat yang diharapkan | Hasil terukur atau risiko yang dihindari. | Karyawan baru produktif sejak hari pertama |
| Lampiran | Penawaran harga, tabel perbandingan, anggaran. | 3 surat penawaran harga, tabel perbandingan vendor |
Rincian anggaran
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Item | Barang atau jasa yang akan dibayar. | Laptop 14 inci |
| Spesifikasi | Tipe, ukuran, atau garansi. | RAM 16 GB, SSD 512 GB, garansi 2 tahun |
| Jumlah | Banyaknya unit. | 3 |
| Harga satuan | Harga dari penawaran yang dipilih, belum PPN. | Rp12.500.000 |
| Total | Jumlah × harga satuan. | Rp37.500.000 |
Contoh surat permohonan persetujuan yang sudah diisi
HRD mengajukan pengadaan laptop untuk tiga karyawan baru. Direktur langsung melihat perihal, total biaya, dan batas waktu tanpa membuka lampiran.
| Nomor surat | 015/PP-HRD/XI/2026 |
|---|---|
| Pemohon | Rina Wulandari, HRD |
| Perihal | Pengadaan laptop untuk 3 karyawan baru |
| Total anggaran | Rp43.950.000 (belum termasuk PPN) |
| Mohon keputusan sebelum | 7 November 2026 (waktu pengiriman vendor 2 minggu) |
Rincian anggaran
| Item | Spesifikasi | Jumlah | Harga satuan (Rp) | Total |
|---|---|---|---|---|
| Laptop 14 inci | RAM 16 GB, SSD 512 GB, garansi 2 tahun | 3 | 12.500.000 | Rp 37.500.000 |
| Lisensi software perkantoran | Langganan 1 tahun | 3 | 1.800.000 | Rp 5.400.000 |
| Tas laptop | Dengan logo perusahaan | 3 | 350.000 | Rp 1.050.000 |
| Total | Rp 43.950.000 |
Harga belum termasuk PPN. Jika vendor adalah Pengusaha Kena Pajak, PPN ditambahkan sesuai tarif yang berlaku pada faktur pajak.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara membuat surat permohonan persetujuan dalam 6 langkah
- Cek batas kewenangan dan alur persetujuan. Lihat SOP pengadaan atau matriks otorisasi untuk mengetahui siapa yang harus menyetujui.
- Tulis perihal dalam satu kalimat. Untuk apa, bagi siapa, berapa nilainya. Pemberi persetujuan harus paham tanpa membuka lampiran.
- Jelaskan alasan dan urgensi. Sebutkan dampaknya jika ditolak atau ditunda, misalnya biaya naik atau peluang hilang.
- Rinci anggaran per item. Gunakan angka dari penawaran harga, tulis sudah atau belum termasuk PPN, dan cek sisa anggaran.
- Bandingkan alternatif. Dua atau tiga pilihan sudah cukup; sebutkan kriteria pemilihannya.
- Lampirkan dokumen dan tetapkan batas waktu. Penawaran harga, perbandingan, dan anggaran. Batas waktu yang jelas mencegah pengajuan menumpuk di meja atasan.
Catatan untuk Indonesia: penyimpanan dokumen dan kontrol internal
Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan disimpan selama 10 tahun. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan juga mengatur penyimpanan catatan dan bukti pembukuan. Simpan surat permohonan yang sudah disetujui bersama PO, faktur, dan bukti bayar.
Pemisahan tugas adalah prinsip dasar kontrol internal: pemohon sebaiknya tidak menyetujui pengeluarannya sendiri, dan batas kewenangan setiap jabatan dituangkan secara tertulis dalam matriks otorisasi.
Instansi pemerintah mengikuti aturan pengadaan barang/jasa pemerintah yang berbeda; template ini ditujukan untuk perusahaan swasta.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak: ketentuan umum perpajakan dan pembukuan (dicek 1 November 2026)
- Database Peraturan BPK: UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (dicek 1 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Ikuti SOP internal perusahaan dan konsultasikan dengan konsultan pajak atau akuntan Anda.
Kesalahan yang sering terjadi
- Membeli dulu, baru membuat surat permohonan setelahnya
- Tidak menyebutkan apakah nilai sudah termasuk PPN
- Memecah satu pembelian menjadi beberapa pengajuan agar di bawah batas kewenangan
- Melupakan biaya berulang seperti lisensi, pemeliharaan, dan langganan
- Hanya melampirkan satu penawaran padahal SOP meminta tiga pembanding
- Tidak mencantumkan batas waktu sehingga pengajuan menggantung
Pertanyaan umum tentang surat permohonan persetujuan
Apa bedanya surat permohonan persetujuan dengan nota dinas?
Nota dinas dipakai untuk menyampaikan informasi atau usulan secara umum. Surat permohonan persetujuan meminta keputusan yang jelas atas pengeluaran atau kegiatan, lengkap dengan nilai, alur persetujuan, dan catatan siapa yang menyetujui.
Apakah setiap pembelian perlu surat permohonan persetujuan?
Tidak. Biasanya ada batas nilai: di bawahnya cukup kas kecil atau reimbursement, di atasnya wajib disetujui lebih dulu.
Bolehkah persetujuan lewat WhatsApp atau email?
Bisa diterima secara internal, tetapi mudah tercecer dan sulit diaudit. Sistem persetujuan elektronik menyimpan pengajuan, keputusan, dan waktunya di satu tempat.
Bagaimana jika pengajuan ditolak?
Tanyakan alasannya, sesuaikan cakupan atau jadwal, lalu ajukan versi baru dengan menyebut nomor surat sebelumnya.
Apakah template bisa dibuka di Google Docs?
Bisa. File Word (.docx) dapat dibuka di Google Docs, LibreOffice Writer, dan WPS Office.