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Modelo de relatório de despesas grátis: Excel, Word e exemplo
O relatório de despesas (também chamado de planilha de reembolso ou prestação de contas) é o documento que o funcionário preenche para receber de volta os gastos de trabalho que pagou do próprio bolso: viagens, refeições com clientes, quilometragem, materiais ou assinaturas.
Aqui você encontra um modelo grátis em Excel, com totais automáticos, e em Word, a explicação de cada campo, um exemplo preenchido e as regras de comprovantes e guarda de documentos que o financeiro confere.
O que é um relatório de despesas?
É um formulário que lista, linha a linha, cada gasto com data, finalidade, categoria, valor e comprovante, soma o total e envia ao gestor e ao financeiro para aprovação e pagamento. Quando a empresa adianta dinheiro antes da viagem, o mesmo documento serve de prestação de contas do adiantamento.
Ele protege os dois lados: o funcionário é reembolsado rápido e a empresa guarda a prova de que cada gasto foi necessário à atividade, o que importa para a dedutibilidade da despesa, para créditos de tributos e para fiscalizações.
Quando usar
- Depois de uma viagem a trabalho: passagens, hotel, táxi ou aplicativo, pedágio e refeições.
- Quando você pagou um almoço com cliente, uma inscrição em evento ou um software com cartão pessoal.
- Para usar o carro próprio e receber por quilômetro rodado.
- Todo mês, para reunir gastos pequenos e recorrentes como estacionamento.
- Para prestar contas de um adiantamento de viagem e calcular a diferença.
Modelo de relatório de despesas: o que preencher em cada campo
Os arquivos para download trazem exatamente estes campos. Mantenha o cabeçalho em cada relatório e acrescente uma linha por comprovante.
Cabeçalho
| Campo | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Nome do funcionário | Quem pagou e será reembolsado. | Mariana Souza |
| Área / matrícula | Para lançar o custo no centro de custo correto. | Comercial / 3381 |
| Período | Primeira e última data dos gastos. | 6 a 8 de outubro de 2026 |
| Finalidade | Uma frase: viagem, cliente ou projeto. | Visita ao cliente Alfa Indústria em Campinas |
| Centro de custo / projeto | Código interno, se a empresa usar. | CC-210 |
| Forma de pagamento | Cartão pessoal, dinheiro, Pix ou cartão corporativo. | Cartão pessoal |
Despesas (uma linha por comprovante)
| Campo | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Data | Data que aparece na nota ou no recibo. | 07/10/2026 |
| Categoria | Transporte, hospedagem, alimentação, quilometragem, materiais. | Hospedagem |
| Descrição / fornecedor | A quem pagou e por quê; em refeições, participantes e empresa. | Hotel Centro Campinas, 1 diária |
| Valor | Total pago, com impostos. | 289,00 |
| Tipo de comprovante | Nota fiscal (NF-e/NFC-e), cupom fiscal, recibo. | NF-e |
| N.º do comprovante | Número que você anota para casar com a linha. | C-02 |
Totais e aprovação
| Campo | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Total das despesas | Soma das linhas (calculada no Excel). | 640,70 |
| Adiantamento recebido | Valor recebido antes da viagem. | 400,00 |
| Saldo a reembolsar | Total menos adiantamento. | 240,70 |
| Assinatura do funcionário e data | Declara que os gastos são verdadeiros e de trabalho. | Mariana Souza, 12/10/2026 |
| Aprovação do gestor | Gestor que confirma a finalidade. | Rafael Lima, 13/10/2026 |
Exemplo de relatório de despesas preenchido
Uma viagem de dois dias a Campinas para visitar um cliente, em reais. Cada linha tem comprovante e a refeição traz os participantes.
| Funcionária | Mariana Souza (3381), Comercial |
|---|---|
| Período | 6 a 8 de outubro de 2026 |
| Finalidade | Visita ao cliente Alfa Indústria em Campinas |
| Adiantamento | R$ 400,00 |
| Aprovação | Rafael Lima, gerente comercial |
Despesas
| Data | Categoria | Descrição | Comprovante | Valor |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-06 | Transporte | Ônibus São Paulo–Campinas ida e volta | C-01 | R$ 98,40 |
| 2026-10-06 | Hospedagem | Hotel Centro Campinas, 1 diária | C-02 | R$ 289,00 |
| 2026-10-07 | Alimentação | Almoço com 2 pessoas da Alfa Indústria (J. Costa, P. Alves) | C-03 | R$ 186,30 |
| 2026-10-07 | Transporte | Aplicativo rodoviária → cliente, ida e volta | C-04 | R$ 67,00 |
| Total | R$ 640,70 |
Total R$ 640,70 − adiantamento R$ 400,00 = R$ 240,70 a reembolsar.
Download grátis
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Como preencher um relatório de despesas
- Guarde todos os comprovantes. Fotografe as notas no mesmo dia e peça nota fiscal com o CNPJ da empresa sempre que possível.
- Preencha o cabeçalho. Nome, área, período, finalidade e centro de custo, para o gestor aprovar sem precisar perguntar.
- Uma linha por comprovante. Data, categoria, fornecedor e valor exatamente como no documento, com o número do comprovante.
- Confira totais e adiantamento. Deixe a planilha somar as linhas e descontar o adiantamento; confira com os comprovantes.
- Assine e envie para aprovação. Anexe os comprovantes e envie ao gestor dentro do prazo da política de despesas.
Observações para o Brasil
Reembolsos de despesas de trabalho comprovadas não têm natureza salarial: a CLT (art. 457, § 2º) exclui da remuneração, entre outras, as diárias para viagem e a ajuda de custo. Por isso a comprovação com nota fiscal ou recibo é importante também para a área trabalhista.
Para a empresa deduzir a despesa e eventualmente aproveitar créditos de tributos, o documento ideal é a nota fiscal (NF-e ou NFC-e) emitida com o CNPJ da empresa.
Guarde os comprovantes ao menos enquanto o Fisco puder revisar os tributos, em geral cinco anos (CTN, art. 173); muitas empresas mantêm prazos maiores por política interna.
Fontes
- Planalto: Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), art. 457 (consultado em 29 de outubro de 2026)
- Planalto: Código Tributário Nacional, art. 173 (consultado em 29 de outubro de 2026)
Informação geral, não é aconselhamento jurídico, contábil ou tributário. Regras e prazos mudam; confirme com seu contador ou com a fonte oficial.
Erros comuns no relatório de despesas
- Anexar só o comprovante do cartão em vez da nota fiscal ou cupom detalhado.
- Deixar a finalidade em branco ou escrever apenas "reunião".
- Não informar os participantes nas refeições com clientes.
- Misturar gastos pessoais com despesas de trabalho.
- Lançar o mesmo comprovante duas vezes: no cartão corporativo e como reembolso.
- Somar à mão em vez de usar a fórmula da planilha.
Perguntas frequentes sobre relatório de despesas
O que deve ter em um relatório de despesas?
Dados do funcionário e da área, período e finalidade, uma linha por gasto com data, categoria, fornecedor, valor e número do comprovante, o total, o adiantamento descontado e as assinaturas do funcionário e do gestor.
Reembolso de despesas entra no salário?
Não, quando se trata de despesas de trabalho comprovadas. A CLT exclui da remuneração as diárias para viagem e a ajuda de custo.
Cupom fiscal sem CNPJ serve?
Para o reembolso interno costuma servir. Para a empresa deduzir a despesa ou aproveitar créditos, o ideal é nota fiscal com o CNPJ da empresa.
Posso usar o modelo no Google Planilhas?
Sim. Envie o arquivo .xlsx ao Google Drive e abra com o Google Planilhas; as fórmulas de total continuam funcionando. A versão Word abre no Google Docs.
Por quanto tempo guardar os comprovantes?
Em geral, pelo menos cinco anos, prazo em que o Fisco pode revisar os tributos. Verifique também a política interna da empresa.