WorkbamiKeuangan & persetujuan
Form reimbursement biaya: template Excel & Word gratis dan contohnya
Form reimbursement adalah formulir yang diisi karyawan untuk meminta penggantian biaya kerja yang sudah ia talangi lebih dulu, misalnya biaya perjalanan dinas, jamuan klien, alat tulis kantor, atau langganan software. Bagian keuangan memakai formulir ini bersama bukti pembayaran untuk menyetujui dan mencatat biaya.
Di halaman ini tersedia template form reimbursement dalam Excel (total otomatis) dan Word, penjelasan setiap kolom, contoh yang sudah diisi, serta catatan soal faktur pajak dan penyimpanan dokumen di Indonesia.
Apa itu form reimbursement?
Form reimbursement mencatat setiap pengeluaran per baris, lengkap dengan tanggal, keperluan, kategori, jumlah, dan bukti, lalu menjumlahkannya dan meneruskannya ke atasan serta bagian keuangan untuk disetujui dan dibayar. Di beberapa perusahaan formulir ini disebut formulir klaim biaya, form penggantian biaya, atau laporan pertanggungjawaban uang muka.
Formulir ini berbeda dengan form pengajuan uang muka (kasbon). Kasbon diajukan sebelum biaya dikeluarkan, sedangkan form reimbursement diajukan setelah biaya dibayar untuk mempertanggungjawabkan jumlah sebenarnya berdasarkan kuitansi atau faktur.
Kapan form reimbursement digunakan?
- Setelah perjalanan dinas: tiket pesawat atau kereta, hotel, taksi online, dan uang harian.
- Saat karyawan membayar sendiri jamuan klien, biaya seminar, atau suvenir untuk mitra.
- Saat membeli alat tulis kantor, software, atau buku dengan uang atau kartu pribadi.
- Untuk merekap biaya kecil bulanan seperti tol, parkir, dan bensin.
- Untuk mempertanggungjawabkan kasbon perjalanan dan menghitung kekurangan atau kelebihannya.
Cara mengisi template form reimbursement
File yang diunduh berisi kolom-kolom berikut. Nama kategori biaya dan kolom persetujuan bisa disesuaikan dengan aturan perusahaan.
Data pengaju
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal pengajuan | Tanggal formulir dibuat. | 29 Oktober 2026 |
| Nama / divisi | Nama karyawan dan divisinya, agar biaya dicatat ke divisi yang benar. | Dewi Lestari / Sales |
| Periode biaya | Tanggal pertama dan terakhir pengeluaran. | 13–15 Oktober 2026 |
| Keperluan | Satu kalimat: tujuan perjalanan, klien, atau proyek. | Kunjungan ke klien PT Nusantara Makmur di Surabaya |
| Kode proyek / cost center | Diisi jika perusahaan mencatat biaya per proyek. | PRJ-2026-14 |
| Metode penggantian | Tunai atau transfer ke rekening karyawan. | Transfer BCA |
Rincian biaya (satu bukti satu baris)
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal | Tanggal pada kuitansi atau faktur. | 13 Oktober 2026 |
| Kategori | Transportasi, akomodasi, jamuan, ATK, komunikasi, dan lainnya. | Akomodasi |
| Keterangan | Dibayar ke siapa dan untuk apa; untuk jamuan tulis nama perusahaan dan jumlah orang. | Hotel di Surabaya, 2 malam |
| Jumlah | Total yang dibayar termasuk PPN. | 1.300.000 |
| Jenis bukti | Faktur pajak, invoice, kuitansi, struk, atau e-ticket. | Invoice hotel |
| No. bukti | Nomor yang ditulis di bukti agar cocok dengan baris formulir. | B-02 |
Total dan persetujuan
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Total klaim | Jumlah semua baris (dihitung otomatis di Excel), juga dalam huruf. | 3.725.000 |
| Dikurangi kasbon | Uang muka yang sudah diterima. | 2.500.000 |
| Jumlah yang dibayarkan | Total klaim dikurangi kasbon; minus berarti karyawan mengembalikan. | 1.225.000 |
| Tanda tangan pengaju | Menyatakan biaya benar dan terkait pekerjaan. | Dewi Lestari |
| Persetujuan | Atasan langsung dan bagian keuangan. | Manajer Sales / Finance |
Contoh form reimbursement yang sudah diisi
Contoh pertanggungjawaban perjalanan dinas tiga hari ke Surabaya. Setiap baris punya bukti, dan biaya jamuan mencantumkan perusahaan serta jumlah orang.
| Pengaju | Dewi Lestari, Sales |
|---|---|
| Periode | 13–15 Oktober 2026 |
| Keperluan | Kunjungan ke klien PT Nusantara Makmur di Surabaya |
| Kasbon | Rp2.500.000 |
| Persetujuan | Manajer Sales → Finance |
Rincian biaya
| Tanggal | Kategori | Keterangan | Bukti | Jumlah |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-13 | Transportasi | Kereta Jakarta–Surabaya pulang pergi | B-01 | Rp 1.450.000 |
| 2026-10-13 | Akomodasi | Hotel di Surabaya, 2 malam | B-02 | Rp 1.300.000 |
| 2026-10-14 | Jamuan | Makan siang dengan 3 orang dari PT Nusantara Makmur | B-03 | Rp 735.000 |
| 2026-10-14 | Transportasi | Taksi online stasiun – hotel – kantor klien | B-04 | Rp 240.000 |
| Total | Rp 3.725.000 |
Total Rp3.725.000 dikurangi kasbon Rp2.500.000, perusahaan membayar kekurangan Rp1.225.000.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Langkah mengisi form reimbursement
- Kumpulkan semua bukti. Foto kuitansi di hari yang sama dan minta faktur atas nama serta NPWP perusahaan bila memungkinkan.
- Isi data pengaju. Nama, divisi, periode, dan keperluan agar atasan langsung paham tanpa bertanya lagi.
- Satu bukti satu baris. Tanggal, kategori, keterangan, dan jumlah harus sama dengan bukti, lengkap dengan nomornya.
- Periksa total dan kasbon. Biarkan Excel menjumlahkan, lalu kurangi kasbon dan tulis jumlah dalam huruf.
- Lampirkan bukti dan ajukan. Kirim ke atasan dan bagian keuangan sebelum batas waktu yang diatur perusahaan.
Catatan untuk Indonesia: faktur pajak dan penyimpanan dokumen
Agar PPN yang dibayar bisa dikreditkan sebagai pajak masukan, perusahaan perlu faktur pajak yang mencantumkan nama dan NPWP perusahaan. Struk atau kuitansi biasa tetap bisa menjadi bukti biaya internal, tetapi umumnya tidak dapat dipakai untuk mengkreditkan PPN.
Biaya jamuan (entertainment) baru dapat dibebankan secara fiskal jika dibuatkan daftar nominatif yang memuat tanggal, tempat, jumlah, nama relasi, dan jenis usahanya. Karena itu formulir reimbursement sebaiknya mencatat nama perusahaan dan peserta jamuan.
Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia (UU KUP Pasal 28 ayat 11).
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak: faktur pajak dan PPN (dicek 29 Oktober 2026)
- JDIH BPK: Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (dicek 29 Oktober 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Ketentuan dapat berubah; pastikan dengan konsultan pajak atau sumber resmi sebelum menerapkannya.
Kesalahan yang sering terjadi
- Faktur tidak mencantumkan nama atau NPWP perusahaan.
- Keperluan hanya ditulis "meeting" tanpa tempat dan klien.
- Biaya jamuan tidak mencantumkan nama perusahaan dan jumlah orang.
- Jumlah dalam huruf tidak sama dengan angka.
- Satu bukti diklaim dua kali, lewat kartu kredit perusahaan dan lewat reimbursement.
- Lupa mengurangi kasbon yang sudah diterima.
Pertanyaan umum tentang form reimbursement
Apa bedanya form reimbursement dan kasbon?
Kasbon adalah uang muka yang diminta sebelum biaya dikeluarkan. Form reimbursement diajukan setelah biaya dibayar, berdasarkan bukti, sekaligus untuk mempertanggungjawabkan kasbon.
Apa saja isi form reimbursement?
Data pengaju dan divisi, periode dan keperluan, satu baris per biaya berisi tanggal, kategori, keterangan, jumlah, dan nomor bukti, total klaim, kasbon yang dikurangkan, serta tanda tangan pengaju dan atasan.
Apakah struk belanja cukup sebagai bukti?
Untuk penggantian internal biasanya cukup. Namun untuk mengkreditkan PPN, perusahaan memerlukan faktur pajak atas nama dan NPWP perusahaan.
Berapa lama dokumen reimbursement disimpan?
Dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan selama 10 tahun menurut UU KUP.
Bisakah dibuka di Google Spreadsheet?
Bisa. File .xlsx dapat dibuka di Google Spreadsheet, WPS, dan Excel, dan rumus totalnya tetap berjalan. File .docx bisa dibuka di Word atau Google Dokumen.