WorkbamiBáo cáo & họp
Mẫu nhật ký công việc hằng ngày: tải miễn phí và ví dụ
Nhật ký công việc (báo cáo công việc hằng ngày) ghi lại những việc đã làm trong ngày, vướng mắc còn tồn đọng và kế hoạch cho ngày mai. Ở công trường, bộ phận bảo trì, chăm sóc khách hàng, kinh doanh thị trường hay làm việc từ xa, nhật ký giúp quản lý nắm tình hình mà không cần thêm cuộc họp.
Trang này cung cấp mẫu nhật ký công việc bằng Excel và Word, hướng dẫn từng mục, một ví dụ thực tế, cách ghi trong 10 phút cuối ngày và những lỗi khiến nhật ký trở nên vô ích.
Nhật ký công việc là gì?
Nhật ký công việc là biểu mẫu ngắn, điền vào cuối ngày, liệt kê các đầu việc đã thực hiện cùng kết quả, các vấn đề phát sinh và kế hoạch ngày hôm sau. Trong xây dựng thường gọi là nhật ký thi công; ở văn phòng gọi là báo cáo công việc hằng ngày.
Nhật ký không thay cho báo cáo tuần mà là dữ liệu gốc để tổng hợp báo cáo tuần. Ghi đều đặn, nó cho biết ai làm gì và khi nào, làm căn cứ khi tính giờ công cho khách hàng và giải thích chậm trễ bằng dữ kiện có ngày tháng.
Khi nào nên dùng nhật ký công việc?
- Ở công trường hoặc khi đi lắp đặt, để ghi hạng mục đã làm, vật tư nhận và thời tiết
- Trong thời gian thử việc, để nhân viên mới báo cáo tiến độ
- Khi làm việc từ xa, thay cho cuộc gọi cập nhật mỗi sáng
- Khi hợp đồng tính phí theo giờ, cần chứng minh thời gian làm cho khách
- Để viết báo cáo tuần nhanh, không phải nhớ lại vào chiều thứ Sáu
Các mục trong mẫu nhật ký công việc
File tải về có đúng các mục dưới đây theo thứ tự này. Ghi ngắn gọn, mỗi đầu việc một dòng.
Thông tin chung
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày | Thứ và ngày tháng, mỗi ngày một bản. | Thứ Hai, 02/11/2026 |
| Họ tên, bộ phận | Họ tên, phòng ban hoặc công trình. | Trần Minh Khoa, Tổ kỹ thuật |
| Giờ làm việc | Giờ vào, giờ ra và nghỉ giữa ca. Chỉ là chấm công chính thức nếu công ty quy định như vậy. | 8:00 – 17:00, nghỉ trưa 1 giờ |
| Địa điểm | Công trình, khách hàng hoặc làm tại nhà. | Chung cư Sunrise, Quận 7 |
| Thời tiết (hiện trường) | Cần cho công trường vì thường là lý do chậm tiến độ. | Mưa đến 10:00, hoãn việc ngoài trời |
Công việc trong ngày
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Thời gian | Khung giờ hoặc thời lượng ước tính. | 8:00 – 10:00 |
| Nội dung công việc | Việc đã làm, bắt đầu bằng động từ. | Bảo trì máy lạnh tầng 5 |
| Kết quả | Phần đã xong hoặc đo được. | Vệ sinh 12/12 dàn lạnh |
| Trạng thái | Hoàn thành, đang làm hoặc vướng mắc. | Hoàn thành |
Vướng mắc và kế hoạch
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Vướng mắc | Thiếu gì, ảnh hưởng ra sao, ai cần quyết định. | Thiếu gas R32, cần trưởng ban quản lý duyệt mua |
| Kế hoạch ngày mai | Hai đến bốn việc ưu tiên. | Nạp gas máy lạnh phòng 5.08 |
| Ghi chú | Thông tin cần cho tổ hoặc khách hàng. | Thang máy B bảo trì thứ Tư |
Ví dụ nhật ký công việc đã điền
Ví dụ của một kỹ thuật viên bảo trì tòa nhà. Quản lý nhìn vào là biết việc nào xong và việc nào cần quyết định.
| Ngày | Thứ Hai, 02/11/2026 |
|---|---|
| Họ tên | Trần Minh Khoa, Tổ kỹ thuật |
| Giờ làm việc | 8:00 – 17:00 (nghỉ trưa 1 giờ) |
| Địa điểm | Chung cư Sunrise, Quận 7 |
| Vướng mắc | Thiếu gas R32: cần duyệt mua trước thứ Ba 10:00 |
Công việc trong ngày
| Thời gian | Nội dung công việc | Kết quả | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 8:00 – 8:30 | Giao ca, kiểm tra an toàn | Biên bản giao ca đã ký | Hoàn thành |
| 8:30 – 10:30 | Bảo trì máy lạnh tầng 5 | Vệ sinh 12/12 dàn lạnh | Hoàn thành |
| 10:30 – 12:00 | Kiểm tra máy lạnh phòng 5.08 | Thiếu gas, chưa nạp được | Vướng mắc |
| 13:00 – 15:30 | Thay đèn hành lang tầng 3–6 | 28/40 bóng đã thay | Đang làm |
| 15:30 – 17:00 | Cập nhật phiếu yêu cầu và ảnh | 9 phiếu đã đóng | Hoàn thành |
Mẹo: điền bảng trong ngày, để mục vướng mắc lại cuối cùng khi đã biết việc nào còn mở.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách ghi nhật ký công việc trong 10 phút
- Mở mẫu từ đầu giờ sáng. Ghi ngày, địa điểm và việc dự kiến; cuối ngày chỉ cần bổ sung kết quả.
- Mỗi đầu việc một dòng. Động từ, kết quả đo được và trạng thái. Tránh ghi chung chung như "xử lý việc khác".
- Ghi vướng mắc kèm ảnh hưởng. Nêu rõ thiếu gì, làm chậm việc gì và ai cần quyết định.
- Lập kế hoạch ngày mai. Hai đến bốn việc ưu tiên, cũng là điểm bắt đầu của nhật ký hôm sau.
- Đính kèm bằng chứng. Ảnh hiện trường, phiếu giao hàng hoặc mã phiếu yêu cầu thay cho mô tả dài.
- Gửi vào giờ cố định. Cùng kênh, cùng giờ mỗi ngày để quản lý biết tìm ở đâu.
Lưu ý tại Việt Nam: thời giờ làm việc và dữ liệu cá nhân
Theo Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ trong một ngày và không quá 48 giờ trong một tuần. Nhật ký công việc giúp theo dõi khối lượng việc, nhưng việc làm thêm giờ cần được thỏa thuận và ghi nhận theo quy chế của doanh nghiệp, không chỉ dựa vào nhật ký.
Trong xây dựng, nhật ký thi công là hồ sơ quản lý chất lượng công trình theo quy định chuyên ngành; mẫu nhật ký công việc ở đây phục vụ quản lý nội bộ và không thay thế nhật ký thi công chính thức.
Nhật ký chứa thông tin cá nhân (họ tên, giờ làm, vị trí). Chỉ ghi những gì cần thiết, giới hạn người được xem và lưu trữ theo quy chế nội bộ, phù hợp quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Nguồn
- Cổng TTĐT Chính phủ: hệ thống văn bản (Bộ luật Lao động 2019) (cập nhật đến 2 tháng 11, 2026)
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (cập nhật đến 2 tháng 11, 2026)
Thông tin mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy làm theo nội quy lao động và hướng dẫn của bộ phận nhân sự.
Lỗi thường gặp khi ghi nhật ký công việc
- Chỉ liệt kê hoạt động mà không có kết quả ("họp", "trả lời email")
- Dồn ghi cả tuần vào thứ Sáu, giờ giấc phải ước đoán
- Nêu vấn đề nhưng không nói ai cần xử lý và trước khi nào
- Sao chép nguyên các dòng giống nhau mỗi ngày
- Ghi thông tin nhạy cảm (sức khỏe, số điện thoại khách hàng) không cần thiết
- Thay đổi biểu mẫu liên tục khiến không thể tổng hợp
Câu hỏi thường gặp về nhật ký công việc
Nhật ký công việc cần ghi những gì?
Ngày, họ tên, địa điểm, giờ làm, các đầu việc kèm kết quả và trạng thái, vướng mắc, kế hoạch ngày mai và ghi chú. Ở công trường nên thêm thời tiết, nhân lực, thiết bị và vật tư nhận.
Nhật ký công việc khác báo cáo tuần thế nào?
Nhật ký là ghi chép thô mỗi ngày của chính người làm việc. Báo cáo tuần tóm tắt cả tuần cho cấp trên, nhấn mạnh kết quả, rủi ro và việc cần quyết định. Nhật ký hằng ngày là nguồn dữ liệu để viết báo cáo tuần.
Nhật ký có thay được bảng chấm công không?
Không mặc nhiên. Chỉ khi công ty quy định dùng nhật ký để chấm công và ghi đủ giờ vào, giờ ra. Nếu không, hãy chấm công trên hệ thống của công ty.
Mất bao lâu để ghi xong?
Khoảng 10 phút nếu ghi dần trong ngày. Nếu quá 15 phút, biểu mẫu đang quá chi tiết.
Có mở được bằng Google Sheets không?
Có. File Excel mở được bằng Google Sheets và LibreOffice Calc, file Word mở bằng Google Docs và LibreOffice Writer.