WorkbamiBán hàng & mua hàng
Mẫu hóa đơn bán hàng (phiếu thanh toán) và lưu ý hóa đơn điện tử
Nhiều người tìm mẫu hóa đơn trên Word hoặc Excel để gửi khách hàng một bảng kê rõ ràng: đã bán gì, bao nhiêu tiền, hạn thanh toán và chuyển khoản vào đâu. Điều quan trọng cần biết ngay: ở Việt Nam, hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng hợp lệ phải là hóa đơn điện tử theo quy định, không phải file tự tạo.
Vì vậy mẫu trên trang này là phiếu thanh toán (bảng kê đề nghị thanh toán) dùng kèm hóa đơn điện tử: để báo khách số tiền phải trả, đối chiếu công nợ và làm hóa đơn chiếu lệ khi cần. Bạn sẽ có mẫu Excel, Word miễn phí, cách điền từng mục, ví dụ có thuế GTGT và những lỗi thường gặp.
Mẫu hóa đơn này dùng để làm gì?
Hóa đơn theo nghĩa pháp lý là chứng từ do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống hóa đơn điện tử, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Chỉ hóa đơn điện tử mới dùng được để kê khai thuế và khấu trừ thuế GTGT.
Mẫu Excel, Word trên trang này là chứng từ thương mại: phiếu thanh toán, bảng kê công nợ hoặc hóa đơn chiếu lệ (proforma) gửi trước để khách chuẩn bị tiền hay làm thủ tục. Nó giúp khách kiểm tra từng dòng trước khi bạn xuất hóa đơn điện tử, và giúp bộ phận kế toán theo dõi hạn thanh toán.
Khi nào nên dùng mẫu hóa đơn (phiếu thanh toán)?
- Gửi khách bảng kê để xác nhận trước khi xuất hóa đơn điện tử
- Báo số tiền cần thanh toán theo từng đợt của hợp đồng
- Gửi hóa đơn chiếu lệ cho khách nước ngoài hoặc để khách xin duyệt chi
- Tổng hợp các lần giao hàng trong tháng để đối chiếu công nợ
- Nhắc thanh toán khi đến hạn, kèm thông tin chuyển khoản
Mẫu hóa đơn: các mục cần điền
File tải về có đủ các mục dưới đây. Hãy dùng cùng một bố cục và cách đánh số cho mọi phiếu để khách và kế toán dễ đối chiếu với hóa đơn điện tử.
Thông tin chung
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số phiếu | Đánh số liên tục, khác với số hóa đơn điện tử. | TT-2026-112 |
| Ngày lập và hạn thanh toán | Ngày lập phiếu và ngày khách phải thanh toán. | 02/11/2026 – hạn 17/11/2026 |
| Bên bán | Tên doanh nghiệp, mã số thuế (MST), địa chỉ, số điện thoại. | Công ty TNHH Sáng Tạo Xanh, MST 0312345678, Quận 3, TP.HCM |
| Bên mua | Tên đơn vị, MST, địa chỉ và người liên hệ. | Công ty CP Cà Phê Phố, MST 0109876543 |
| Căn cứ | Số hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc biên bản nghiệm thu. | Hợp đồng 15/2026/HĐDV |
Bảng kê hàng hóa, dịch vụ
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tên hàng hóa, dịch vụ | Mô tả rõ ràng, có quy cách nếu là hàng hóa. | Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu |
| Số lượng và đơn giá | Số lượng, đơn vị tính và đơn giá chưa thuế. | 20 hộp × 120.000 đ |
| Thành tiền và thuế GTGT | Thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế. | 2.400.000 đ – thuế 10%: 240.000 đ |
| Tổng cộng | Tổng tiền hàng, tổng tiền thuế và tổng thanh toán. | 22.000.000 đ |
Thanh toán
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Hình thức thanh toán | Chuyển khoản hoặc tiền mặt; với chuyển khoản ghi đủ tên tài khoản, số tài khoản, ngân hàng. | STK 0071001234567 – Vietcombank – Cty TNHH Sáng Tạo Xanh |
| Nội dung chuyển khoản | Nội dung để đối chiếu nhanh. | CPP thanh toan TT-2026-112 |
| Hóa đơn điện tử | Ghi rõ sẽ xuất hoặc đã xuất hóa đơn điện tử số mấy. | Sẽ xuất hóa đơn điện tử khi nhận đủ thanh toán |
| Ghi chú | Điều kiện phạt chậm trả (nếu có trong hợp đồng), người liên hệ kế toán. | Liên hệ kế toán: chị Lan 0901 234 567 |
Ví dụ mẫu hóa đơn đã điền
Một công ty thiết kế gửi chuỗi cà phê phiếu thanh toán cho gói nhận diện thương hiệu, danh thiếp và banner. Thuế GTGT tính 10% trong ví dụ; hãy kiểm tra mức thuế suất hiện hành cho mặt hàng của bạn.
| Số phiếu | TT-2026-112, ngày 02/11/2026 |
|---|---|
| Bên mua | Công ty CP Cà Phê Phố |
| Hạn thanh toán | 17/11/2026, chuyển khoản |
| Hóa đơn điện tử | Xuất sau khi nhận đủ thanh toán |
| Tổng thanh toán | 22.000.000 đ (20.000.000 đ + thuế GTGT 2.000.000 đ) |
Hàng hóa, dịch vụ thanh toán
| Tên hàng hóa, dịch vụ | Quy cách | Số lượng | Đơn giá (đ) | Thành tiền | Thuế GTGT 10% |
|---|---|---|---|---|---|
| Thiết kế nhận diện thương hiệu | Logo, bảng màu, bộ hướng dẫn | 1 | 15.000.000 | 15.000.000 ₫ | 1.500.000 ₫ |
| In danh thiếp | Hộp 100 tờ, giấy C300 | 20 | 120.000 | 2.400.000 ₫ | 240.000 ₫ |
| Banner cuốn | 80 × 200 cm, kèm chân | 4 | 650.000 | 2.600.000 ₫ | 260.000 ₫ |
| Tổng cộng | 20.000.000 ₫ | 2.000.000 ₫ |
Kiểm tra: 20.000.000 đ + 2.000.000 đ thuế GTGT = 22.000.000 đ. Phiếu này không thay thế hóa đơn điện tử; số liệu trên hóa đơn điện tử phải khớp với phiếu.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách lập mẫu hóa đơn (phiếu thanh toán) trong 6 bước
- Đối chiếu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Số lượng, đơn giá và điều kiện thanh toán phải đúng như hai bên đã ký.
- Đánh số phiếu theo thứ tự. Dùng một dãy số riêng, không trùng với số hóa đơn điện tử, để dễ tra cứu.
- Ghi đầy đủ thông tin hai bên. Tên, mã số thuế và địa chỉ phải đúng như sẽ in trên hóa đơn điện tử.
- Lập bảng kê và tính thuế. Số lượng × đơn giá = thành tiền; tính thuế GTGT theo thuế suất hiện hành rồi cộng tổng.
- Ghi hạn và thông tin thanh toán. Số tài khoản, ngân hàng và nội dung chuyển khoản giúp kế toán đối soát nhanh.
- Xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm. Lập hóa đơn điện tử theo thời điểm luật định, gửi khách kèm phiếu và theo dõi thanh toán.
Tại Việt Nam: hóa đơn điện tử là bắt buộc
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn tự in trên Word, Excel không có giá trị để kê khai, khấu trừ thuế.
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán. Lập phiếu thanh toán với cùng thông tin sẽ giúp tránh sai sót khi xuất hóa đơn.
Thuế suất GTGT phổ biến là 10%, nhưng một số hàng hóa, dịch vụ áp dụng 5% hoặc được giảm thuế theo từng thời kỳ. Hãy kiểm tra văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán trước khi lập phiếu.
Nguồn
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) (cập nhật đến 2 tháng 11, 2026)
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ – hệ thống văn bản (cập nhật đến 2 tháng 11, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định về hóa đơn và thuế suất có thể thay đổi; hãy kiểm tra văn bản hiện hành và hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Lỗi thường gặp khi dùng mẫu hóa đơn
- Coi file Word, Excel tự tạo là hóa đơn hợp lệ và không xuất hóa đơn điện tử
- Ghi sai mã số thuế hoặc tên bên mua, khiến hóa đơn điện tử phải điều chỉnh
- Số liệu trên phiếu và trên hóa đơn điện tử không khớp nhau
- Áp sai thuế suất GTGT hoặc không cập nhật mức giảm thuế
- Không ghi hạn thanh toán và nội dung chuyển khoản
- Mô tả hàng hóa, dịch vụ quá chung chung như “chi phí khác”
Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn
Tự làm hóa đơn bằng Excel có hợp lệ không?
Không. Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn điện tử lập trên hệ thống theo quy định. File Excel chỉ dùng làm phiếu thanh toán, bảng kê hoặc hóa đơn chiếu lệ.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma) là gì?
Là chứng từ báo giá trị hàng hóa, dịch vụ trước khi giao dịch hoàn tất, thường dùng để khách chuẩn bị thanh toán hoặc làm thủ tục. Nó không thay hóa đơn điện tử.
Báo giá, phiếu thanh toán và hóa đơn khác nhau thế nào?
Báo giá là đề xuất giá trước khi ký; phiếu thanh toán đề nghị khách trả tiền cho phần đã giao; hóa đơn điện tử là chứng từ thuế ghi nhận việc bán hàng.
Thuế GTGT trên mẫu nên ghi bao nhiêu?
Ghi đúng thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng (thường 10%, có mặt hàng 5% hoặc được giảm). Kiểm tra quy định hiện hành trước khi lập.
Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử theo quy định, đặc biệt khi doanh thu đạt ngưỡng hoặc sử dụng máy tính tiền. Hãy kiểm tra với cơ quan thuế quản lý.