แบบฟอร์มบันทึกการทำงานประจำวัน ดาวน์โหลดฟรีพร้อมตัวอย่าง

บันทึกการทำงานประจำวันคืออะไร

บันทึกการทำงานประจำวันเป็นแบบฟอร์มสั้น ๆ ที่กรอกตอนเลิกงาน ระบุงานที่ทำพร้อมผลลัพธ์ ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น และแผนงานของวันถัดไป ในงานก่อสร้างมักเรียกว่าบันทึกประจำวันหน้างานหรือรายงานประจำวันของผู้ควบคุมงาน ส่วนในสำนักงานมักเรียกว่ารายงานการปฏิบัติงานรายวัน

บันทึกรายวันไม่ได้มาแทนรายงานประจำสัปดาห์ แต่เป็นข้อมูลดิบที่นำไปสรุปเป็นรายงานประจำสัปดาห์อีกที ถ้ากรอกสม่ำเสมอจะย้อนดูได้ว่าใครทำอะไรเมื่อไร ใช้เป็นหลักฐานเวลาทำงานเมื่อคิดค่าบริการลูกค้าเป็นรายชั่วโมง และอธิบายสาเหตุงานล่าช้าด้วยข้อเท็จจริงที่มีวันที่กำกับ ไม่ต้องอาศัยความจำ

ควรใช้บันทึกการทำงานประจำวันเมื่อไร

• งานไซต์ก่อสร้างหรืองานติดตั้งนอกสถานที่ เพื่อบันทึกงานที่ทำ วัสดุที่รับเข้า และสภาพอากาศ
• ช่วงทดลองงาน เพื่อให้พนักงานใหม่รายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าเห็น
• ทีมที่ทำงานจากบ้านหรือทำงานต่างสถานที่ ใช้แทนการประชุมอัปเดตทุกเช้า
• งานที่คิดค่าบริการลูกค้าตามชั่วโมง ต้องมีหลักฐานเวลาที่ใช้จริง
• เพื่อเขียนรายงานประจำสัปดาห์ได้เร็ว ไม่ต้องนึกย้อนทั้งสัปดาห์ในวันศุกร์

ช่องต่าง ๆ ในแบบฟอร์มบันทึกการทำงานประจำวัน

ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมีช่องตามลำดับด้านล่างนี้ เขียนให้สั้นและเป็นข้อเท็จจริง งานหนึ่งเรื่องเขียนหนึ่งบรรทัดก็เพียงพอ

ข้อมูลทั่วไป

งานที่ทำวันนี้

ปัญหาและแผนงาน

ตัวอย่างบันทึกการทำงานประจำวันที่กรอกแล้ว

ตัวอย่างของช่างซ่อมบำรุงอาคารที่ประจำอยู่ที่อาคารลูกค้า หัวหน้างานดูแวบเดียวก็รู้ว่างานไหนเสร็จแล้วและงานไหนต้องตัดสินใจ

งานที่ทำวันนี้

เคล็ดลับ: กรอกตารางไปเรื่อย ๆ ระหว่างวัน แล้วค่อยเขียนช่องปัญหาและอุปสรรคเป็นอย่างสุดท้าย เมื่อรู้แล้วว่างานไหนยังค้างอยู่

เขียนบันทึกการทำงานประจำวันให้เสร็จใน 10 นาที

1. เปิดแบบฟอร์มตั้งแต่เช้า ใส่วันที่ สถานที่ และงานที่วางแผนไว้ก่อน ตอนเย็นจะเหลือแค่เติมผลลัพธ์
2. งานหนึ่งเรื่องเขียนหนึ่งบรรทัด ใช้คำกริยา ใส่ผลลัพธ์ที่วัดได้ และสถานะ หลีกเลี่ยงคำกว้าง ๆ อย่าง "ทำงานทั่วไป"
3. เขียนปัญหาพร้อมผลกระทบ บอกให้ชัดว่าขาดอะไร ทำให้งานไหนช้า และใครต้องเป็นคนตัดสินใจ
4. กำหนดแผนงานพรุ่งนี้ งานสำคัญ 2–4 เรื่องก็พอ และจะเป็นจุดเริ่มของบันทึกวันถัดไป
5. แนบหลักฐาน รูปถ่ายหน้างาน ใบส่งของ หรือเลขที่ใบแจ้งซ่อม ช่วยได้มากกว่าการเขียนบรรยายยาว ๆ
6. ส่งตามเวลาเดิมทุกวัน ใช้ช่องทางเดิมและเวลาเดิมทุกวัน หัวหน้างานจะได้รู้ว่าต้องดูที่ไหน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในบันทึกการทำงานประจำวัน

• เขียนแต่กิจกรรมโดยไม่มีผลลัพธ์ เช่น "ประชุม" หรือ "ตอบอีเมล"
• รอเขียนรวดเดียวทั้งสัปดาห์ในวันศุกร์ ทำให้เวลาที่บันทึกเป็นแค่การประมาณ
• บอกว่ามีปัญหา แต่ไม่บอกว่าใครต้องแก้และต้องแก้ภายในเมื่อไร
• คัดลอกบรรทัดเดิมซ้ำทุกวันจนไม่มีใครอ่าน
• ใส่ข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือเบอร์โทรลูกค้า โดยไม่จำเป็น
• เปลี่ยนรูปแบบฟอร์มบ่อยจนสรุปรวมไม่ได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบันทึกการทำงานประจำวัน