WorkbamiSDM & absensi
Surat izin cuti: template gratis, cara mengisi, dan contoh
Surat izin cuti yang jelas membuat atasan cepat menyetujui, rekan kerja tahu siapa yang menangani pekerjaan Anda, dan HR memotong saldo cuti dengan benar. Baik cuti tahunan, izin sakit, cuti menikah, izin setengah hari, maupun cuti di luar tanggungan, isinya sama: jenis cuti, tanggal mulai dan kembali bekerja, jumlah hari, dan siapa penggantinya.
Di halaman ini Anda bisa mengunduh template surat izin cuti dalam format Word dan Excel, membaca penjelasan setiap kolom, melihat contoh yang sudah diisi, mengikuti langkah pengajuan, dan memahami aturan pokok dalam UU Ketenagakerjaan.
Apa itu surat izin cuti?
Surat izin cuti atau formulir permohonan cuti adalah dokumen yang diajukan karyawan kepada atasan langsung dan bagian HR untuk meminta izin tidak masuk kerja pada periode tertentu. Isinya mencakup jenis cuti, tanggal mulai, tanggal kembali bekerja, jumlah hari, alasan singkat, karyawan pengganti, lampiran, serta kolom persetujuan atasan.
Dokumen ini menjadi bukti tertulis bagi kedua pihak: karyawan menunjukkan bahwa ia sudah mengajukan izin sesuai prosedur, atasan bisa mengatur jadwal tim, dan HR mencatat sisa cuti serta menghitung upah dengan tepat. Banyak perusahaan sudah memakai aplikasi cuti, tetapi kolom yang perlu diisi tetap sama dengan template ini.
Kapan perlu membuat surat izin cuti?
- Saat mengambil cuti tahunan, misalnya untuk liburan atau mudik Lebaran
- Saat mengajukan izin karena menikah, istri melahirkan, atau ada keluarga yang meninggal
- Saat izin setengah hari atau satu hari untuk keperluan pribadi
- Saat meminta cuti di luar tanggungan perusahaan
- Saat melengkapi dokumen untuk izin mendadak yang sudah disampaikan lewat telepon
Isi template dan cara mengisinya
File unduhan memuat kolom berikut dengan urutan yang sama. Isi selengkapnya agar atasan bisa langsung memutuskan tanpa bertanya lagi.
Data karyawan
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Sesuai data kepegawaian. | Rina Wulandari |
| Divisi dan jabatan | Departemen, jabatan, dan lokasi kantor bila ada lebih dari satu. | Divisi Pemasaran, staf media sosial |
| NIK karyawan | Nomor induk karyawan yang dipakai untuk penggajian. | MKT-1094 |
| Kontak selama cuti | Isi hanya jika Anda bersedia dihubungi untuk keadaan darurat; jika tidak, tulis “tidak dapat dihubungi”. | Darurat saja: 0812-3456-7890 |
Rincian cuti
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Jenis cuti | Cuti tahunan, izin sakit, izin menikah, cuti di luar tanggungan, lainnya. | Cuti tahunan |
| Periode | Tanggal mulai, tanggal selesai, dan tanggal kembali bekerja; untuk setengah hari sebutkan pagi atau siang. | 22–26 Desember, masuk kembali 29 Desember |
| Jumlah hari | Hari kerja yang dipotong, tanpa hari libur mingguan dan libur nasional. | 4 hari kerja (25 Desember libur nasional) |
| Alasan | Cukup satu kalimat; tidak perlu detail kondisi kesehatan. | Liburan akhir tahun bersama keluarga |
| Pengganti dan serah terima | Siapa menangani tugas apa dan di mana dokumennya. | Andi Pratama: jadwal unggahan dan balasan komentar |
| Lampiran | Surat dokter, undangan pernikahan, atau dokumen lain bila perusahaan memintanya. | Tidak ada |
| Persetujuan atasan | Disetujui, ditolak, atau usulan tanggal lain, dengan nama, tanggal, dan tanda tangan. | Disetujui 1 Desember, Dewi Lestari |
Contoh surat izin cuti yang sudah diisi
Seorang staf media sosial mengajukan cuti tahunan menjelang akhir tahun dan menyiapkan daftar serah terima sebelum berangkat.
| Karyawan | Rina Wulandari, Divisi Pemasaran |
|---|---|
| Jenis cuti | Cuti tahunan |
| Periode | 22–26 Desember, masuk kembali 29 Desember |
| Jumlah hari | 4 hari kerja |
| Tanggal pengajuan | 24 November |
Daftar serah terima pekerjaan
| Pekerjaan | Pengganti | Catatan | Tenggat |
|---|---|---|---|
| Jadwal unggahan Instagram | Andi Pratama | Konten sudah dijadwalkan sampai 26 Desember | Setiap hari |
| Balas komentar dan pesan | Andi Pratama | Gunakan template jawaban di folder bersama | Setiap hari |
| Laporan kampanye Desember | Dewi Lestari | Data tersedia di dasbor iklan | 30 Desember |
| Koordinasi dengan agensi desain | Sari Hidayat | Brief banner Januari sudah dikirim | 24 Desember |
Tips: lampirkan daftar serah terima pada surat izin cuti dan aktifkan balasan otomatis email dengan nama pengganti.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
6 langkah mengajukan cuti agar cepat disetujui
- Cek sisa cuti. Lihat di slip gaji atau aplikasi HR berapa hari cuti tahunan yang masih tersedia.
- Lihat jadwal tim. Sepakati dengan rekan pengganti agar tidak cuti bersamaan dan hindari periode sibuk seperti tutup buku.
- Isi template dengan tanggal yang jelas. Tuliskan tanggal mulai, tanggal masuk kembali, jumlah hari kerja, dan pagi atau siang bila setengah hari.
- Siapkan daftar serah terima. Catat pekerjaan yang berjalan, pengganti, catatan penting, dan tenggatnya.
- Ajukan sesuai batas waktu perusahaan. Ikuti peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama dan lampirkan dokumen bila diminta.
- Simpan surat yang sudah disetujui. Arsipkan salinan bertanda tangan atau bukti persetujuan di aplikasi untuk pencocokan saldo cuti.
Aturan cuti di Indonesia
Pasal 79 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah oleh UU No. 6 Tahun 2023 (Cipta Kerja), mewajibkan pengusaha memberi cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja bekerja 12 bulan secara terus-menerus. Pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, yang juga dapat mengatur istirahat panjang.
Pasal 93 mengatur izin tidak masuk kerja dengan tetap dibayar upahnya, antara lain pekerja menikah 3 hari, menikahkan anak 2 hari, mengkhitankan atau membaptiskan anak 2 hari, istri melahirkan atau keguguran 2 hari, serta suami atau istri, orang tua atau mertua, anak atau menantu meninggal dunia 2 hari. Pekerja yang sakit dan tidak dapat bekerja juga tetap dibayar sesuai ketentuan, biasanya dengan surat keterangan dokter.
Detail prosedur, batas waktu pengajuan, dan bukti yang diminta umumnya ditetapkan dalam peraturan perusahaan, jadi periksa dokumen tersebut sebelum mengisi formulir.
Sumber
- JDIH BPK: UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (dicek 30 Oktober 2026)
- JDIH BPK: UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja (dicek 30 Oktober 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Utamakan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan arahan bagian HR.
Kesalahan umum saat membuat surat izin cuti
- Hanya menulis tanggal terakhir cuti tanpa tanggal masuk kembali
- Menghitung hari Sabtu, Minggu, atau libur nasional sebagai hari cuti
- Berangkat cuti sebelum ada persetujuan tertulis
- Menulis alasan sakit secara terlalu rinci
- Tidak menunjuk pengganti sehingga pelanggan dan rekan kerja bingung
- Lupa melampirkan bukti untuk izin menikah atau keluarga meninggal bila diminta
Pertanyaan umum tentang surat izin cuti
Berapa hari sebelumnya surat izin cuti harus diajukan?
Undang-undang tidak menetapkan batas waktu yang sama untuk semua perusahaan; biasanya diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Ajukan sedini mungkin, terutama untuk cuti panjang atau musim mudik.
Berapa hari cuti tahunan menurut undang-undang?
Paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja 12 bulan secara terus-menerus. Perusahaan boleh memberikan lebih banyak.
Apakah izin menikah memotong cuti tahunan?
Izin menikah termasuk izin tidak masuk kerja dengan tetap dibayar menurut Pasal 93, sehingga pada umumnya tidak diambil dari jatah cuti tahunan. Pastikan dengan peraturan perusahaan Anda.
Bagaimana cara izin setengah hari?
Gunakan template yang sama, pilih setengah hari, dan tulis pagi atau siang agar HR memotong 0,5 hari dengan benar, bila perusahaan mengenal cuti setengah hari.
Apakah file bisa dibuka di Google Docs atau WPS?
Bisa. File Word (.docx) terbuka di Google Docs, WPS Writer, dan LibreOffice; file Excel (.xlsx) di Google Spreadsheet, WPS Spreadsheets, dan LibreOffice Calc.