WorkbamiNhân sự & chấm công
Mẫu đơn xin nghỉ phép: tải miễn phí, cách viết và ví dụ
Một lá đơn xin nghỉ phép rõ ràng giúp quản lý duyệt nhanh, đồng nghiệp biết ai xử lý công việc khi bạn vắng mặt và phòng nhân sự trừ đúng số ngày phép. Dù là nghỉ phép năm, nghỉ nửa ngày, nghỉ cưới, nghỉ tang hay nghỉ không lương, nội dung cốt lõi vẫn giống nhau: nghỉ loại gì, từ ngày nào đến ngày nào, bao nhiêu ngày và ai nhận bàn giao.
Trang này cung cấp mẫu đơn xin nghỉ phép bản Word và Excel, giải thích từng mục, một ví dụ điền sẵn, các bước để đơn được duyệt và những quy định chính của Bộ luật Lao động 2019.
Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là văn bản người lao động gửi quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự để xin nghỉ trong một khoảng thời gian cụ thể. Đơn ghi loại nghỉ, ngày bắt đầu, ngày quay lại làm việc, số ngày nghỉ, lý do ngắn gọn, người nhận bàn giao và phần ý kiến phê duyệt của cấp trên.
Đơn giúp hai bên có bằng chứng bằng văn bản: người lao động chứng minh đã xin phép đúng thủ tục, quản lý sắp xếp nhân sự, còn phòng nhân sự cập nhật số ngày phép còn lại và tính lương chính xác. Nhiều công ty đã chuyển sang duyệt đơn trên phần mềm, nhưng các mục cần điền vẫn giống mẫu này.
Khi nào cần viết đơn xin nghỉ phép?
- Khi nghỉ phép năm, chẳng hạn nghỉ du lịch, về quê dịp lễ
- Khi nghỉ việc riêng có hưởng lương như kết hôn hoặc có người thân qua đời
- Khi xin nghỉ nửa ngày hoặc một ngày để giải quyết việc cá nhân
- Khi xin nghỉ không hưởng lương
- Khi cần bổ sung đơn cho lần nghỉ đột xuất đã báo trước qua điện thoại
Các mục trong mẫu đơn và cách điền
File tải về có đủ các mục dưới đây theo đúng thứ tự. Hãy điền đầy đủ để quản lý có thể duyệt mà không cần hỏi lại.
Thông tin người lao động
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Họ và tên | Ghi đúng như trong hồ sơ nhân sự. | Nguyễn Thị Lan |
| Bộ phận, chức vụ | Phòng ban, vị trí công việc, chi nhánh nếu có. | Phòng Kế toán, kế toán tổng hợp |
| Mã nhân viên | Mã số dùng trong bảng lương hoặc chấm công. | NV0215 |
| Liên hệ khi nghỉ | Chỉ ghi nếu bạn đồng ý được liên hệ khi khẩn cấp; nếu không, ghi “không liên hệ”. | Chỉ khi khẩn cấp: 0912 345 678 |
Thông tin nghỉ
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Loại nghỉ | Nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ không lương, nghỉ ốm. | Nghỉ việc riêng (kết hôn) |
| Thời gian nghỉ | Từ ngày, đến ngày, ngày đi làm lại; với nửa ngày ghi rõ sáng hay chiều. | Từ 10/12 đến 12/12, đi làm lại ngày 13/12 |
| Số ngày nghỉ | Số ngày làm việc được tính, không tính ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ. | 3 ngày |
| Lý do | Một câu ngắn gọn, không cần mô tả chi tiết về sức khỏe. | Tổ chức lễ cưới |
| Người nhận bàn giao | Ai xử lý công việc nào, tài liệu để ở đâu. | Trần Minh Đức: đối chiếu công nợ, hồ sơ thuế |
| Giấy tờ kèm theo | Giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử… nếu công ty yêu cầu. | Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn |
| Ý kiến phê duyệt | Đồng ý, không đồng ý hoặc đề xuất ngày khác, kèm họ tên, ngày, chữ ký. | Đồng ý, 25/11, Trưởng phòng Phạm Hương |
Ví dụ đơn xin nghỉ phép đã điền
Một nhân viên kế toán xin nghỉ 3 ngày để tổ chức đám cưới và lập danh sách bàn giao trước khi nghỉ.
| Người xin nghỉ | Nguyễn Thị Lan, Phòng Kế toán |
|---|---|
| Loại nghỉ | Nghỉ việc riêng có hưởng lương (kết hôn) |
| Thời gian | 10/12 đến 12/12, đi làm lại 13/12 |
| Số ngày | 3 ngày |
| Ngày nộp đơn | 20/11 |
Nội dung bàn giao
| Công việc | Người nhận | Ghi chú | Hạn |
|---|---|---|---|
| Đối chiếu công nợ khách hàng | Trần Minh Đức | File đối chiếu trong thư mục chung Kế toán | 11/12 |
| Chuẩn bị hồ sơ thuế tháng 11 | Trần Minh Đức | Số liệu đã khóa sổ ngày 5/12 | 12/12 |
| Duyệt đề nghị thanh toán | Phạm Hương | Trên 20 triệu đồng chuyển Giám đốc | Hằng ngày |
| Trả lời email nhà cung cấp | Lê Quốc Bảo | Mẫu trả lời đã lưu trong hộp thư chung | Hằng ngày |
Mẹo: đính kèm danh sách bàn giao vào đơn và bật trả lời tự động email kèm tên người nhận bàn giao.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
6 bước để đơn xin nghỉ phép được duyệt nhanh
- Kiểm tra số ngày phép còn lại. Xem trên phiếu lương hoặc hệ thống nhân sự để biết bạn còn bao nhiêu ngày phép năm.
- Xem lịch làm việc của nhóm. Thống nhất với người sẽ nhận bàn giao, tránh trùng lịch nghỉ và các đợt cao điểm như chốt sổ cuối tháng.
- Điền đơn với ngày cụ thể. Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày đi làm lại, số ngày và buổi sáng hay chiều nếu nghỉ nửa ngày.
- Chuẩn bị danh sách bàn giao. Liệt kê việc đang làm, người nhận, ghi chú và hạn xử lý.
- Nộp đơn đúng thời hạn quy định của công ty. Gửi sớm theo nội quy lao động và kèm giấy tờ nếu là nghỉ việc riêng.
- Lưu lại đơn đã được duyệt. Giữ bản có chữ ký hoặc xác nhận trên hệ thống để đối chiếu khi tính lương và ngày phép.
Quy định tại Việt Nam: nghỉ phép năm và nghỉ việc riêng
Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương 12 ngày làm việc nếu làm công việc trong điều kiện bình thường; số ngày cao hơn đối với một số công việc nặng nhọc, độc hại hoặc đối tượng đặc biệt. Người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải báo trước.
Điều 115 quy định nghỉ việc riêng có hưởng nguyên lương, ví dụ: bản thân kết hôn được nghỉ 3 ngày; con đẻ, con nuôi kết hôn được nghỉ 1 ngày; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, cha mẹ của vợ hoặc chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi chết được nghỉ 3 ngày. Ngoài ra người lao động có thể thỏa thuận nghỉ không hưởng lương.
Nghỉ ốm để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội cần giấy tờ của cơ sở khám chữa bệnh theo quy định về bảo hiểm xã hội; trong đơn chỉ nên ghi lý do ngắn gọn, không cần nêu chi tiết bệnh.
Nguồn
- Thư Viện Pháp Luật: Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) (cập nhật đến 30 tháng 10, 2026)
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: hệ thống văn bản (cập nhật đến 30 tháng 10, 2026)
Thông tin mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy ưu tiên nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và hướng dẫn của phòng nhân sự.
Lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ phép
- Chỉ ghi ngày nghỉ cuối cùng mà không ghi ngày đi làm lại
- Tính cả ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ vào số ngày phép
- Nghỉ trước khi đơn được duyệt
- Ghi lý do quá chi tiết về sức khỏe hoặc chuyện riêng tư
- Không bàn giao công việc, khách hàng không biết liên hệ ai
- Không kèm giấy tờ cho trường hợp nghỉ việc riêng có lương
Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ phép
Cần nộp đơn xin nghỉ phép trước bao nhiêu ngày?
Luật không quy định một mốc chung cho mọi trường hợp; thời hạn thường nằm trong nội quy lao động của công ty. Bạn nên nộp càng sớm càng tốt, nhất là khi nghỉ dài ngày hoặc vào dịp lễ Tết.
Công ty có được từ chối đơn nghỉ phép năm không?
Người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động, nên có thể đề nghị đổi ngày vì lý do công việc. Tuy vậy người lao động vẫn phải được bảo đảm quyền nghỉ hằng năm theo luật.
Nghỉ cưới được mấy ngày có lương?
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, bản thân kết hôn được nghỉ 3 ngày hưởng nguyên lương; con kết hôn được nghỉ 1 ngày. Công ty có thể cho nhiều hơn theo nội quy.
Xin nghỉ nửa ngày có dùng mẫu này được không?
Được. Chọn nghỉ nửa ngày và ghi rõ buổi sáng hoặc buổi chiều để phòng nhân sự trừ đúng 0,5 ngày phép.
File có mở được bằng Google Docs hay WPS không?
Có. File Word (.docx) mở được bằng Google Docs, WPS Writer và LibreOffice; file Excel (.xlsx) mở bằng Google Trang tính, WPS Spreadsheets và LibreOffice Calc.