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Formulario de solicitud de vacaciones y permisos: plantilla gratis, ejemplo y guía
El formulario de solicitud de vacaciones sirve para comunicar a la empresa, por escrito y con antelación, qué tipo de ausencia quieres, en qué fechas y quién se encargará de tu trabajo mientras no estés. En muchas empresas el mismo formulario se usa también para permisos retribuidos, días de asuntos propios, bajas cortas, medias jornadas y permisos sin sueldo.
En esta página puedes descargar gratis la plantilla en Word y Excel, ver qué escribir en cada campo, copiar un ejemplo completo con plan de traspaso de tareas, seguir un proceso de aprobación sencillo y evitar los errores que hacen que te devuelvan la solicitud.
¿Qué es un formulario de solicitud de vacaciones?
Es un documento interno de aprobación. La persona trabajadora indica el tipo de ausencia, las fechas de inicio y fin, el número de días, un motivo breve y quién la sustituye. El responsable aprueba o propone otras fechas, y Recursos Humanos utiliza la solicitud aprobada para descontar el saldo de días, calcular la nómina y registrar la asistencia.
Un buen formulario responde en segundos a la pregunta real del responsable: ¿seguirá funcionando el equipo durante la ausencia? Por eso el traspaso de tareas es tan importante como las fechas. El motivo puede ser breve. Nunca hace falta detallar un diagnóstico médico; si la empresa pide justificante, se entrega aparte a Recursos Humanos.
¿Cuándo se usa?
- Antes de disfrutar de las vacaciones anuales o de medio día libre
- Para un permiso retribuido por matrimonio, fallecimiento, hospitalización de un familiar o mudanza
- Después de una ausencia imprevista por enfermedad, para regularizar el registro
- Para cumplir un deber público, como formar parte de una mesa electoral o acudir a un juzgado
- Cuando pides días de asuntos propios o un permiso sin sueldo
Cómo rellenar el formulario campo por campo
Los archivos descargables contienen exactamente estos campos. Rellénalos todos para que tu responsable pueda aprobar sin tener que preguntarte nada.
Datos de la persona solicitante
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Tal como figuran en el sistema de Recursos Humanos. | Lucía Fernández Ruiz |
| Departamento y puesto | Área, equipo y puesto. | Ventas, ejecutiva de cuentas |
| Número de empleado | Para que RR. HH. identifique la solicitud. | VT-0457 |
| Contacto durante la ausencia | Solo si la política lo prevé: cómo y cuándo localizarte en una urgencia. | Móvil, solo urgencias, de 10:00 a 11:00 |
Datos de la ausencia
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tipo de ausencia | Vacaciones, permiso retribuido, asuntos propios, enfermedad, deber público o permiso sin sueldo. | Vacaciones |
| Fechas y días | Primer y último día y número de días según tu convenio (laborables o naturales). Medio día cuenta 0,5. | Del lunes 17 al viernes 21 de noviembre, 5 días laborables |
| Motivo | Una línea breve, sin datos médicos. | Vacaciones anuales |
| Sustitución y traspaso | Quién asume cada tarea, con su conformidad previa. | Javier Gómez: pedidos y presupuestos |
| Justificantes | Solo cuando la empresa los exige. | Certificado de matrimonio (permiso retribuido) |
| Aprobaciones | Firma de la persona solicitante, decisión del responsable y visto bueno de RR. HH., con fechas. | L. Fernández → M. Ortega (responsable) → RR. HH. |
Ejemplo de solicitud de vacaciones
Una ejecutiva de cuentas pide una semana de vacaciones. Las fechas y la sustitución van arriba; el traspaso de tareas está en la tabla para que el responsable vea que nada se queda parado.
| Solicitante | Lucía Fernández Ruiz, ejecutiva de cuentas, Ventas |
|---|---|
| Tipo de ausencia | Vacaciones anuales retribuidas |
| Fechas | Del lunes 17 al viernes 21 de noviembre de 2026 |
| Días | 5 laborables (saldo 14 → 9) |
| Sustituto | Javier Gómez (traspaso confirmado el 10 de noviembre) |
Traspaso de tareas
| Tarea | Responsable | Qué hacer | Dónde está la información |
|---|---|---|---|
| Pedidos de clientes de noviembre | Javier Gómez | Confirmar cantidades antes del día 18 | CRM > Pedidos |
| Presupuestos nuevos | Javier Gómez | Responder en un día laborable; descuentos con visto bueno de la responsable | Tarifa de precios v3 |
| Informe semanal | Marta Ortega (responsable) | Se agrupa con el de la semana siguiente | Carpeta de informes |
| Reclamaciones de clientes | Atención al cliente | Llamar solo en casos urgentes | Manual de reclamaciones |
Consejo: acuerda el traspaso con tu sustituto antes de enviar la solicitud. Los responsables aprueban mucho más rápido cuando la sustitución ya está confirmada.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo pedir vacaciones o permisos en seis pasos
- Consulta tu saldo y el calendario del equipo. Revisa los días que te quedan y comprueba que las fechas no coinciden con entregas importantes ni con demasiadas ausencias del equipo.
- Elige el tipo de ausencia correcto. Vacaciones, permisos retribuidos, asuntos propios y permisos sin sueldo se pagan y se descuentan de forma distinta.
- Cuenta bien los días. Aplica lo que diga tu convenio: algunos cuentan días laborables y otros naturales. Excluye festivos cuando corresponda.
- Acuerda antes el traspaso. Haz una lista de tareas, quién las asume, qué debe hacer y dónde están los archivos, y pide su conformidad.
- Envía la solicitud con antelación. Respeta el plazo de preaviso de la empresa y adjunta los justificantes necesarios.
- Configura tu respuesta automática. Cuando te aprueben, añade la ausencia al calendario compartido y activa un mensaje automático con la fecha de vuelta y la persona que te sustituye.
Normas básicas en España y en Latinoamérica
En España, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija unas vacaciones anuales retribuidas no sustituibles por dinero de al menos 30 días naturales, salvo que el convenio colectivo o el contrato mejoren esa cifra. Las fechas se acuerdan entre empresa y persona trabajadora según el calendario de vacaciones, y la persona trabajadora debe conocerlas al menos dos meses antes del inicio.
El artículo 37.3 del mismo Estatuto regula los permisos retribuidos con preaviso y justificación, por ejemplo por matrimonio o registro de pareja de hecho, por accidente, enfermedad grave, hospitalización o fallecimiento de familiares, por traslado del domicilio habitual o para cumplir un deber público. La duración de cada permiso está en el texto vigente y muchos convenios la amplían, así que consulta la fuente oficial y tu convenio.
En Latinoamérica los días de vacaciones, la antigüedad necesaria y los permisos varían mucho entre países (por ejemplo, México, Colombia, Chile o Argentina tienen reglas distintas). Usa el formulario para dejar constancia de la solicitud y la respuesta, y sigue la legislación local y tu contrato.
Fuentes
- BOE: Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado), arts. 37 y 38 (consultado el 30 de octubre de 2026)
Información general, no constituye asesoramiento jurídico. Los derechos dependen del país, del convenio colectivo, del contrato y de la política de la empresa.
Errores frecuentes al pedir vacaciones
- Contar mal los días porque no se sabe si el convenio usa días laborables o naturales
- Poner como sustituto a alguien que no ha aceptado o no conoce las tareas
- Incluir información médica en el motivo
- Enviar la solicitud el día anterior, sin margen para aprobarla
- Elegir mal el tipo de ausencia y que se descuente de vacaciones un permiso retribuido
- Olvidar la respuesta automática y el calendario compartido
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de vacaciones
¿Qué debe incluir un formulario de solicitud de vacaciones?
Nombre, departamento, número de empleado, tipo de ausencia, fechas de inicio y fin, número de días, un motivo breve, la persona que te sustituye, los justificantes que haga falta y las firmas de aprobación con fecha.
¿Tengo que explicar el motivo de mis vacaciones?
No. Para vacaciones basta con indicar que son vacaciones anuales. Para un permiso retribuido sí debes indicar el tipo y justificarlo, pero nunca hace falta detallar un diagnóstico médico.
¿Con cuánta antelación debo pedir las vacaciones?
Depende del calendario de vacaciones y del convenio. En España la persona trabajadora debe conocer las fechas al menos dos meses antes; muchas empresas piden las solicitudes con bastante antelación para planificar.
¿Cómo pido medio día?
Marca el tipo de ausencia, indica la fecha con mañana o tarde y cuéntalo como 0,5 días, o en horas si la empresa gestiona las ausencias por horas.
¿Puedo usar la plantilla en Google Docs?
Sí. El archivo de Word se abre en Google Docs y LibreOffice, y el de Excel en Google Sheets.