WorkbamiRH et temps de travail
Formulaire de demande de congé : modèle gratuit, exemple et règles
Une demande de congé claire évite les allers-retours avec le manager, les oublis de passation et les malentendus sur le nombre de jours décomptés. Qu'il s'agisse de congés payés, d'un congé pour mariage, d'une demi-journée ou d'un congé sans solde, le principe est le même : dire quoi, quand, combien de jours, et qui reprend vos dossiers.
Vous trouverez ici un formulaire de demande de congé à télécharger en Word et Excel, l'explication de chaque rubrique, un exemple rempli, les étapes pour faire valider la demande et les règles françaises à connaître.
Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?
C'est le document par lequel un salarié demande à son employeur l'autorisation de s'absenter sur une période précise. Il précise le type de congé, les dates de départ et de retour, le nombre de jours ouvrables ou ouvrés décomptés, la personne qui assure la continuité du travail et, à la fin, la décision du responsable avec la date.
Le formulaire sert de trace écrite : le salarié prouve qu'il a demandé à temps, le manager planifie les absences de l'équipe et le service RH ou paie met à jour le solde de congés. Même si votre entreprise utilise un logiciel, la logique des champs reste la même que sur ce modèle.
Quand utiliser une demande de congé ?
- Pour poser des congés payés, en particulier pendant la période des vacances d'été
- Pour un congé pour événement familial : mariage, PACS, naissance, décès d'un proche
- Pour une demi-journée, un pont ou une récupération (RTT) selon l'accord de l'entreprise
- Pour demander un congé sans solde ou un congé exceptionnel
- Pour régulariser par écrit une absence urgente déjà annoncée oralement
Les rubriques du formulaire et comment les remplir
Le fichier téléchargeable reprend ces rubriques dans le même ordre. Remplissez tout ce qui permet au responsable de décider sans vous rappeler.
Salarié
| Rubrique | Ce qu'il faut écrire | Exemple |
|---|---|---|
| Nom et prénom | Votre nom tel qu'il figure sur la fiche de paie. | Camille Martin |
| Service et poste | Équipe, fonction et, si besoin, site. | Service client, conseillère senior |
| Matricule | Numéro de salarié utilisé par la paie, s'il existe. | FR-0482 |
| Contact pendant l'absence | Seulement si vous acceptez d'être joint en cas d'urgence ; sinon, indiquez « non joignable ». | Urgences uniquement : 06 12 34 56 78 |
Détail du congé
| Rubrique | Ce qu'il faut écrire | Exemple |
|---|---|---|
| Type de congé | Congés payés, RTT, événement familial, sans solde, autre. | Congés payés |
| Période | Date et heure de départ, date de reprise, matin ou après-midi pour une demi-journée. | Du lundi 4 août au vendredi 15 août inclus, reprise le 18 août |
| Nombre de jours | Jours ouvrables ou ouvrés décomptés selon la règle de l'entreprise. | 10 jours ouvrés (12 jours ouvrables) |
| Motif | Une phrase suffit ; pas de détail médical ni de justification personnelle superflue. | Vacances d'été |
| Remplaçant et dossiers transmis | Qui reprend quoi, et où se trouvent les documents. | Julien Petit : file des réclamations, dossiers clients grands comptes |
| Justificatif | Acte de mariage, acte de naissance, etc., uniquement pour les congés qui l'exigent. | Copie de l'acte de naissance (congé naissance) |
| Décision du responsable | Accordé, refusé ou dates proposées, avec nom, date et signature. | Accordé le 2 juin, Sophie Bernard |
Exemple de demande de congé remplie
Une conseillère pose deux semaines de congés payés en août et organise la reprise de ses dossiers avant de partir.
| Salarié | Camille Martin, service client |
|---|---|
| Type de congé | Congés payés |
| Période | 4 au 15 août, reprise le lundi 18 août |
| Jours décomptés | 10 jours ouvrés |
| Demande envoyée le | 2 juin (plus de deux mois avant le départ) |
Dossiers transmis
| Dossier | Repris par | Consigne | Échéance |
|---|---|---|---|
| File des réclamations | Julien Petit | Traiter sous 48 h, escalader au-delà de 200 € | Quotidien |
| Client Atelier Duval | Julien Petit | Relance du devis déjà envoyée | 8 août |
| Rapport mensuel qualité | Sophie Bernard | Données dans le dossier partagé « Qualité » | 11 août |
| Formation des nouveaux arrivants | Inès Laurent | Supports à jour, session du 6 août | 6 août |
Astuce : joignez le tableau de passation à la demande et activez votre message d'absence avec le nom du remplaçant.
Téléchargement gratuit
Gratuit, sans inscription. S’ouvre dans Excel, Google Sheets, Numbers, Word et LibreOffice.
Ouvrez le fichier téléchargé dans Nobami, notre bureautique en ligne, pour le modifier tout de suite.
Faire valider sa demande de congé en 6 étapes
- Vérifiez votre solde et la règle de décompte. Regardez sur la fiche de paie ou dans l'outil RH le nombre de jours acquis et si l'entreprise compte en jours ouvrables ou ouvrés.
- Consultez le calendrier de l'équipe. Évitez de partir en même temps qu'un collègue qui vous remplace et repérez les périodes de forte activité.
- Remplissez le formulaire avec des dates précises. Indiquez le jour de reprise et précisez matin ou après-midi pour une demi-journée afin d'éviter toute erreur de décompte.
- Préparez la passation. Listez les dossiers en cours, le nom de la personne qui les reprend et l'emplacement des documents.
- Envoyez la demande dans les délais de l'entreprise. Respectez la date limite fixée pour l'ordre des départs, surtout pour l'été, et joignez les justificatifs nécessaires.
- Conservez la réponse écrite. Gardez l'accord daté et signé ; il protège les deux parties en cas de désaccord sur les dates ou le solde.
En France : ce que prévoit le Code du travail
Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète (article L3141-3 du Code du travail). Beaucoup d'entreprises les comptent en jours ouvrés, soit 25 jours ; vérifiez la règle appliquée chez vous.
La période de prise des congés et l'ordre des départs sont fixés par accord collectif ou, à défaut, par l'employeur après avis du CSE. Une fois l'ordre des départs communiqué, l'employeur ne peut en principe plus modifier les dates moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
Le salarié a droit à des congés pour événements familiaux sans perte de salaire (articles L3142-1 et suivants), par exemple 4 jours pour son mariage ou la conclusion d'un PACS et 3 jours pour chaque naissance. Les durées pour un décès varient selon le lien de parenté ; une convention collective peut prévoir davantage. Les arrêts maladie relèvent d'un autre circuit : l'arrêt de travail du médecin, transmis à l'employeur et à l'Assurance Maladie, pas d'une demande de congé.
Sources
- Service-Public.fr : congés payés du salarié du secteur privé (vérifié le 30 octobre 2026)
- Service-Public.fr : congés pour événements familiaux (vérifié le 30 octobre 2026)
- Légifrance : Code du travail (vérifié le 30 octobre 2026)
Informations générales, pas un conseil juridique. Votre convention collective, vos accords d'entreprise et le service RH priment.
Erreurs fréquentes dans une demande de congé
- Indiquer la date du dernier jour de congé mais pas la date de reprise
- Confondre jours ouvrables et jours ouvrés, ce qui fausse le solde
- Partir avant d'avoir reçu un accord écrit
- Écrire un motif médical détaillé alors qu'une phrase neutre suffit
- Oublier la passation : clients et collègues ne savent pas à qui s'adresser
- Envoyer la demande d'été après la date limite fixée pour l'ordre des départs
Questions fréquentes sur la demande de congé
Combien de temps à l'avance faut-il demander un congé ?
Le Code du travail ne fixe pas un délai unique pour la demande du salarié ; c'est l'accord collectif ou l'employeur qui organise la période et l'ordre des départs. En pratique, demandez dès que possible et au plus tard à la date limite communiquée en interne, souvent au printemps pour l'été.
L'employeur peut-il refuser une demande de congé payé ?
Oui, l'employeur peut refuser des dates pour des raisons d'organisation, dans le respect de la période de prise et de l'ordre des départs fixés. Il ne peut pas en revanche empêcher le salarié de prendre ses congés acquis sur l'année.
Faut-il un justificatif pour un congé pour événement familial ?
L'employeur peut demander une pièce justificative, comme un acte de mariage, de naissance ou de décès. Joignez-la à la demande ou envoyez-la dès que vous l'avez.
Comment demander une demi-journée de congé ?
Utilisez le même formulaire en cochant demi-journée et en précisant matin ou après-midi. Vérifiez si votre entreprise autorise le fractionnement en demi-journées, ce qui dépend de ses règles internes.
Le formulaire s'ouvre-t-il dans Google Docs ou LibreOffice ?
Oui. Le fichier Word (.docx) s'ouvre dans Google Docs et LibreOffice Writer, le fichier Excel (.xlsx) dans Google Sheets et LibreOffice Calc.