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Urlaubsantrag Vorlage: kostenloses Formular mit Muster und Tipps
Ein sauber ausgefüllter Urlaubsantrag spart Rückfragen, verhindert Doppelbelegungen im Team und dokumentiert, wann der Urlaub beantragt und genehmigt wurde. Ob Erholungsurlaub, Sonderurlaub zur Hochzeit, halber Tag oder unbezahlter Urlaub: Entscheidend sind klare Daten, die Zahl der Urlaubstage und eine geregelte Vertretung.
Hier finden Sie eine kostenlose Urlaubsantrag Vorlage als Word- und Excel-Datei, eine Erklärung aller Felder, ein ausgefülltes Muster, den Ablauf bis zur Genehmigung und die wichtigsten Regeln aus dem Bundesurlaubsgesetz.
Was ist ein Urlaubsantrag?
Mit dem Urlaubsantrag bittet eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber, Urlaub für einen bestimmten Zeitraum zu gewähren. Der Antrag nennt die Urlaubsart, den ersten und letzten Urlaubstag, die Zahl der beanspruchten Arbeitstage, den Resturlaub und die Vertretung. Am Ende stehen Genehmigung oder Ablehnung mit Datum und Unterschrift.
Rechtlich wird Urlaub vom Arbeitgeber gewährt, nicht einfach genommen. Wer ohne Genehmigung in den Urlaub fährt, riskiert eine Abmahnung. Der schriftliche Antrag schafft deshalb Klarheit für beide Seiten und ist die Grundlage für die Urlaubsplanung und die Urlaubskartei der Personalabteilung.
Wann brauchen Sie einen Urlaubsantrag?
- Für Erholungsurlaub, etwa die Sommerferien oder Brückentage
- Für Sonderurlaub bei Hochzeit, Geburt oder Todesfall, sofern Vertrag oder Tarif ihn vorsehen
- Für einen halben Urlaubstag oder einzelne Tage
- Für unbezahlten Urlaub, etwa für eine längere Reise
- Für die Übertragung von Resturlaub ins nächste Jahr, wenn Ihr Betrieb das schriftlich verlangt
Felder der Urlaubsantrag Vorlage und wie Sie sie ausfüllen
Die Download-Dateien enthalten genau diese Felder. Füllen Sie sie so aus, dass die Führungskraft ohne Rückfrage entscheiden kann.
Angaben zur Person
| Feld | Was Sie eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Vor- und Nachname wie in der Personalakte. | Lena Schneider |
| Abteilung und Position | Team, Funktion und ggf. Standort. | Vertrieb Innendienst, Sachbearbeiterin |
| Personalnummer | Nummer aus der Lohnabrechnung, falls vorhanden. | 10458 |
| Erreichbarkeit im Urlaub | Nur angeben, wenn Sie freiwillig für Notfälle erreichbar sein wollen; sonst „nicht erreichbar“. | Nicht erreichbar |
Angaben zum Urlaub
| Feld | Was Sie eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Urlaubsart | Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Gleittag usw. | Erholungsurlaub |
| Zeitraum | Erster und letzter Urlaubstag; bei halben Tagen vormittags oder nachmittags. | Mo. 4.8. bis Fr. 15.8., erster Arbeitstag 18.8. |
| Anzahl Urlaubstage | Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage; dazu Resturlaub nach dem Antrag. | 10 Tage, Resturlaub danach 12 Tage |
| Grund | Bei Erholungsurlaub nicht nötig; bei Sonderurlaub kurz den Anlass. | Hochzeit (Sonderurlaub laut Tarifvertrag) |
| Vertretung und Übergabe | Wer übernimmt welche Aufgaben, wo liegen die Unterlagen? | Jonas Weber: Kundenanfragen und Angebote |
| Nachweis | Nur bei Sonderurlaub, etwa Heiratsurkunde. | Kopie der Heiratsurkunde |
| Genehmigung | Genehmigt, abgelehnt oder Alternativtermin, mit Name, Datum, Unterschrift. | Genehmigt am 3.6., Petra Wagner |
Muster: ausgefüllter Urlaubsantrag
Eine Sachbearbeiterin im Vertrieb beantragt zwei Wochen Sommerurlaub und regelt vorab die Vertretung.
| Mitarbeiterin | Lena Schneider, Vertrieb Innendienst |
|---|---|
| Urlaubsart | Erholungsurlaub |
| Zeitraum | 4.8. bis 15.8., erster Arbeitstag 18.8. |
| Urlaubstage | 10 Arbeitstage, Resturlaub danach 12 Tage |
| Beantragt am | 2.6. |
Übergabe an die Vertretung
| Aufgabe | Vertretung | Hinweis | Termin |
|---|---|---|---|
| Kundenanfragen per E-Mail | Jonas Weber | Antwort innerhalb von 24 Stunden | laufend |
| Angebot Müller GmbH | Jonas Weber | Entwurf im Teamordner „Angebote“ | 8.8. |
| Monatliche Auftragsstatistik | Petra Wagner | Vorlage und Daten im CRM | 11.8. |
| Messevorbereitung | Aylin Kaya | Standplan bestätigt, Material bestellt | 14.8. |
Tipp: Hängen Sie die Übergabeliste an den Antrag an und richten Sie die Abwesenheitsnotiz mit dem Namen der Vertretung ein.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Nobami, unserem Web-Office, und bearbeiten Sie sie sofort.
In 6 Schritten zum genehmigten Urlaub
- Resturlaub prüfen. Sehen Sie in der Lohnabrechnung oder im Personalsystem nach, wie viele Tage Ihnen noch zustehen.
- Urlaubsplan des Teams ansehen. Stimmen Sie sich mit Ihrer Vertretung ab, damit nicht beide gleichzeitig fehlen, und meiden Sie Stoßzeiten.
- Antrag vollständig ausfüllen. Tragen Sie ersten und letzten Urlaubstag, die Zahl der Arbeitstage und bei halben Tagen die Tageshälfte ein.
- Übergabe vorbereiten. Listen Sie offene Aufgaben, Ansprechpartner und den Ablageort der Unterlagen auf.
- Rechtzeitig einreichen. Halten Sie interne Fristen ein, etwa für die Jahresurlaubsplanung, und legen Sie bei Sonderurlaub den Nachweis bei.
- Genehmigung abwarten und aufbewahren. Buchen Sie erst nach der schriftlichen Genehmigung und heben Sie diese auf.
Rechtliche Hinweise für Deutschland
Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Arbeits- oder Tarifverträge sehen häufig mehr vor.
Der Arbeitgeber muss bei der zeitlichen Festlegung die Urlaubswünsche berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen; eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig und muss dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis 31. März, genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Nach der Rechtsprechung verfällt Urlaub regelmäßig nur, wenn der Arbeitgeber auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Krankheit ist kein Urlaub: Wer arbeitsunfähig ist, meldet sich krank. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Feststellung nötig (§ 5 EFZG); gesetzlich Versicherte erhalten sie meist als elektronische AU. Erkrankt man im Urlaub, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG).
Quellen
- Gesetze im Internet: § 3 BUrlG (Dauer des Urlaubs) (Stand 30. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 7 BUrlG (Zeitpunkt, Übertragbarkeit) (Stand 30. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 5 EFZG (Anzeige- und Nachweispflichten) (Stand 30. Oktober 2026)
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Arbeitsvertrag, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und die Personalabteilung.
Häufige Fehler beim Urlaubsantrag
- Wochenenden oder Feiertage als Urlaubstage mitzählen
- Urlaub buchen, bevor der Antrag genehmigt ist
- Bei halben Tagen nicht angeben, ob vormittags oder nachmittags
- Keine Vertretung benennen, sodass Kundenanfragen liegen bleiben
- Krankheitstage als Urlaub eintragen statt sich krankzumelden
- Resturlaub bis Jahresende vergessen und interne Übertragungsfristen verpassen
Häufige Fragen zum Urlaubsantrag
Wie weit im Voraus muss ich Urlaub beantragen?
Das Gesetz nennt keine feste Frist. Viele Betriebe regeln Fristen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder über eine jährliche Urlaubsplanung. Je früher Sie beantragen, desto eher lässt sich der Wunschtermin berücksichtigen.
Darf der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen?
Ja, wenn dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter entgegenstehen, etwa aus sozialen Gründen wie schulpflichtigen Kindern. Den gesetzlichen Mindesturlaub muss der Arbeitgeber im Jahr aber ermöglichen.
Kann ein genehmigter Urlaub widerrufen werden?
Ein genehmigter Urlaub ist grundsätzlich verbindlich. Ein Widerruf oder Rückruf ist nur in seltenen Ausnahmefällen denkbar; lassen Sie sich im Zweifel von Personalabteilung oder Betriebsrat beraten.
Wie beantrage ich einen halben Urlaubstag?
Mit derselben Vorlage: Kreuzen Sie halber Tag an und geben Sie vormittags oder nachmittags an. Ob halbe Tage möglich sind, regeln Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung.
Lässt sich die Vorlage in Google Docs oder LibreOffice öffnen?
Ja. Die Word-Datei (.docx) öffnet sich in Google Docs und LibreOffice Writer, die Excel-Datei (.xlsx) in Google Tabellen und LibreOffice Calc.