WorkbamiTài chính & phê duyệt
Mẫu giấy đề nghị thanh toán chi phí: tải Excel, Word và ví dụ
Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ nhân viên lập để đề nghị công ty hoàn lại các khoản chi phí công việc đã tự ứng trước như công tác phí, tiếp khách, văn phòng phẩm hay phí phần mềm. Kế toán dựa vào giấy này và hóa đơn đi kèm để duyệt chi.
Trang này cung cấp mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng Excel (tự cộng tổng) và Word, hướng dẫn ghi từng mục, ví dụ đã điền và những lưu ý về hóa đơn, chứng từ kế toán ở Việt Nam.
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Đây là chứng từ ghi rõ người đề nghị, nội dung, số tiền và chứng từ gốc kèm theo, sau đó được trưởng bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi thủ quỹ chi tiền hoặc chuyển khoản. Trong chế độ kế toán doanh nghiệp, mẫu này thường được tham khảo theo Mẫu số 05-TT (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và có thể điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp.
Giấy đề nghị thanh toán khác với giấy đề nghị tạm ứng: tạm ứng là xin tiền trước khi chi, còn đề nghị thanh toán là quyết toán số tiền thực tế đã chi dựa trên hóa đơn, đồng thời trừ đi khoản đã tạm ứng.
Khi nào cần lập giấy đề nghị thanh toán?
- Sau chuyến công tác: vé máy bay, tàu xe, khách sạn, taxi, phụ cấp lưu trú
- Khi nhân viên tự trả tiền tiếp khách, hội nghị hoặc quà tặng đối tác
- Khi mua văn phòng phẩm, phần mềm, tài liệu bằng thẻ hoặc tiền cá nhân
- Khi tổng hợp các chi phí nhỏ phát sinh trong tháng như gửi xe, xăng xe
- Khi quyết toán khoản tạm ứng công tác và tính số tiền còn phải chi hoặc phải hoàn lại
Cách ghi từng mục trong mẫu giấy đề nghị thanh toán
File tải về có đầy đủ các mục dưới đây. Doanh nghiệp có thể đổi tên khoản mục chi phí và phần ký duyệt cho phù hợp với quy chế nội bộ.
Thông tin chung
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày lập | Ngày lập giấy đề nghị. | 29/10/2026 |
| Họ tên, bộ phận | Người đề nghị và phòng ban để hạch toán chi phí đúng bộ phận. | Nguyễn Thu Hà, Phòng Kinh doanh |
| Thời gian phát sinh | Từ ngày đến ngày của các khoản chi. | 13/10–15/10/2026 |
| Nội dung thanh toán | Ghi ngắn gọn lý do chi: công tác ở đâu, gặp khách hàng nào, dự án nào. | Công tác Đà Nẵng gặp khách hàng Công ty Biển Xanh |
| Mã dự án / bộ phận | Nếu doanh nghiệp theo dõi chi phí theo dự án. | DA-2026-09 |
| Hình thức thanh toán | Tiền mặt hoặc chuyển khoản; ghi số tài khoản nếu chuyển khoản. | Chuyển khoản – Vietcombank |
Chi tiết khoản chi (mỗi chứng từ một dòng)
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày trên hóa đơn hoặc biên lai. | 13/10/2026 |
| Khoản mục | Công tác phí, tiếp khách, văn phòng phẩm, vận chuyển… | Công tác phí |
| Diễn giải | Nội dung cụ thể; với tiếp khách ghi rõ đơn vị và số người. | Vé máy bay HN–ĐN khứ hồi |
| Số tiền | Số tiền đã thanh toán, gồm thuế GTGT. | 2.980.000 |
| Số hóa đơn / chứng từ | Số hóa đơn điện tử hoặc biên lai kèm theo. | HĐ 0001234 |
| Mã số thuế người bán | Giúp kế toán kiểm tra hóa đơn hợp lệ. | 0101234567 |
Tổng cộng và ký duyệt
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tổng số tiền đề nghị | Cộng các dòng chi tiết (file Excel tự tính) và ghi bằng chữ. | 6.850.000 (Sáu triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng) |
| Số đã tạm ứng | Khoản tạm ứng trước chuyến công tác. | 5.000.000 |
| Số còn được thanh toán | Tổng trừ tạm ứng; âm nghĩa là phải hoàn lại. | 1.850.000 |
| Kèm theo | Số lượng chứng từ gốc đính kèm. | 4 chứng từ gốc |
| Ký duyệt | Người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc. | Hà / Trưởng phòng Minh / KTT Lan / GĐ |
Ví dụ giấy đề nghị thanh toán đã điền
Ví dụ quyết toán chuyến công tác Đà Nẵng 3 ngày. Mỗi dòng có hóa đơn đi kèm, khoản tiếp khách ghi rõ đơn vị và số người.
| Người đề nghị | Nguyễn Thu Hà, Phòng Kinh doanh |
|---|---|
| Thời gian | 13/10–15/10/2026 |
| Nội dung | Công tác Đà Nẵng gặp khách hàng Công ty Biển Xanh |
| Đã tạm ứng | 5.000.000 đ |
| Duyệt | Trưởng phòng → Kế toán trưởng → Giám đốc |
Chi tiết khoản chi
| Ngày | Khoản mục | Diễn giải | Chứng từ | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-13 | Công tác phí | Vé máy bay Hà Nội – Đà Nẵng khứ hồi | HĐ điện tử | 2.980.000 ₫ |
| 2026-10-13 | Công tác phí | Khách sạn 2 đêm | HĐ điện tử | 2.400.000 ₫ |
| 2026-10-14 | Tiếp khách | Ăn trưa với 3 người Công ty Biển Xanh | HĐ điện tử | 1.170.000 ₫ |
| 2026-10-14 | Đi lại | Taxi sân bay – khách sạn – văn phòng khách hàng | Biên lai | 300.000 ₫ |
| Tổng cộng | 6.850.000 ₫ |
Tổng 6.850.000 đ, trừ tạm ứng 5.000.000 đ, công ty thanh toán thêm 1.850.000 đ.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách lập giấy đề nghị thanh toán
- Thu thập hóa đơn, chứng từ. Yêu cầu hóa đơn điện tử ghi đúng tên, mã số thuế công ty ngay khi thanh toán.
- Điền thông tin chung. Ghi họ tên, bộ phận, thời gian và nội dung thanh toán để người duyệt hiểu ngay.
- Mỗi chứng từ ghi một dòng. Ngày, khoản mục, diễn giải, số tiền và số hóa đơn đúng như trên chứng từ.
- Kiểm tra tổng và số tạm ứng. Excel tự cộng tổng; trừ số đã tạm ứng và ghi số tiền bằng chữ.
- Đính kèm chứng từ và trình ký. Trình trưởng bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi chi.
Lưu ý tại Việt Nam: hóa đơn và lưu trữ chứng từ
Khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Với hóa đơn có giá trị từ ngưỡng luật định trở lên, khoản thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; ngưỡng này đã được điều chỉnh theo Luật Thuế GTGT 2024, nên hãy kiểm tra mức hiện hành.
Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Mẫu 05-TT thuộc chế độ kế toán doanh nghiệp là mẫu hướng dẫn; doanh nghiệp được tự thiết kế giấy đề nghị thanh toán phù hợp, miễn đủ nội dung cần thiết.
Nguồn
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (cập nhật đến 29 tháng 10, 2026)
- Bộ Tài chính: Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP (cập nhật đến 29 tháng 10, 2026)
Thông tin mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định có thể thay đổi; hãy xác nhận với kế toán, đơn vị tư vấn thuế hoặc văn bản chính thức trước khi áp dụng.
Những lỗi thường gặp
- Hóa đơn ghi sai tên hoặc mã số thuế công ty
- Nội dung thanh toán chỉ ghi "công tác" hay "tiếp khách" mà không rõ địa điểm, đối tác
- Khoản tiếp khách không ghi đơn vị và số người tham dự
- Số tiền bằng chữ không khớp số tiền bằng số
- Cùng một hóa đơn vừa thanh toán qua thẻ công ty vừa đề nghị hoàn ứng
- Không trừ số đã tạm ứng khi quyết toán
Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán khác giấy đề nghị tạm ứng thế nào?
Giấy đề nghị tạm ứng dùng để xin tiền trước khi chi. Giấy đề nghị thanh toán dùng sau khi đã chi, kèm hóa đơn để quyết toán số thực chi và trừ đi khoản tạm ứng.
Có bắt buộc dùng Mẫu 05-TT không?
Không bắt buộc. Đây là mẫu hướng dẫn trong chế độ kế toán doanh nghiệp; doanh nghiệp có thể tự thiết kế miễn đủ thông tin người đề nghị, nội dung, số tiền, chứng từ kèm theo và chữ ký duyệt.
Không có hóa đơn có được thanh toán không?
Công ty có thể chi theo quy chế nội bộ với biên lai hoặc bảng kê, nhưng khoản chi thiếu hóa đơn hợp pháp thường không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế.
Chứng từ thanh toán phải lưu bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
Có mở được bằng Google Trang tính hoặc WPS không?
Có. File .xlsx mở được bằng Google Trang tính, WPS và Excel, công thức cộng tổng vẫn hoạt động; file .docx mở được bằng Word hoặc Google Tài liệu.