지출결의서 양식 무료 다운로드와 작성법·작성 예시

지출결의서란?

지출결의서는 지출의 목적·내용·금액·증빙을 기록하고 담당자 → 팀장 → 대표(또는 재무 담당) 순으로 결재받는 문서입니다. 회사마다 지출품의서, 지출요청서, 경비청구서라는 이름을 쓰기도 하지만 핵심 항목은 같습니다.

품의서가 "이 돈을 써도 될까요?"라고 사전에 승인을 받는 문서라면, 지출결의서는 실제로 돈이 나가는 시점에 금액과 증빙을 확정하는 문서입니다. 규모가 작은 회사는 두 문서를 하나로 합쳐 지출결의서 한 장으로 사전 승인과 정산을 함께 처리하기도 합니다.

지출결의서는 언제 쓰나요?

• 법인카드로 식대·회의비·소모품비 등을 결제한 뒤 사용 내역을 보고할 때
• 직원이 개인 카드나 현금으로 먼저 결제하고 회사에 비용을 돌려받을 때(경비 정산)
• 출장비, 교통비, 숙박비 등 출장 후 비용을 정산할 때
• 거래처 대금, 외주비, 구독료처럼 회사 계좌에서 이체해야 하는 지출이 생겼을 때
• 가지급금(선지급한 출장비 등)을 실제 사용액으로 정산할 때

지출결의서 양식 항목별 작성법

다운로드 파일에는 아래 항목이 그대로 들어 있습니다. 회사 사정에 맞게 결재란 칸 수나 계정과목 이름만 바꿔 쓰면 됩니다.

기본 정보

지출 내역(증빙 1건당 1줄)

합계·지급·결재

지출결의서 작성 예시

영업팀이 법인카드로 거래처 미팅 식대와 회의 소모품을 결제한 경우의 예시입니다. 접대 성격의 식대는 참석자를 적고, 증빙 종류를 줄마다 구분했습니다.

지출 내역

합계 149,700원. 법인카드 결제분이라 지급 요청액은 없고, 카드전표 3매를 증빙으로 첨부했습니다.

지출결의서 작성 순서

1. 증빙부터 모읍니다. 카드 매출전표, 세금계산서, 지출증빙용 현금영수증을 결제 당일 사진으로 남깁니다.
2. 기본 정보를 적습니다. 작성일, 부서·작성자, 지출 목적을 한 줄로 적어 결재권자가 바로 이해하게 합니다.
3. 증빙 1건당 한 줄씩 내역을 씁니다. 지출일, 계정과목, 적요, 거래처, 금액을 영수증과 똑같이 옮기고 증빙 종류를 고릅니다.
4. 합계와 지급액을 확인합니다. 엑셀이 계산한 합계에서 가지급금을 빼고, 개인 결제분이 있으면 지급 계좌를 적습니다.
5. 증빙을 첨부해 결재를 올립니다. 담당 → 팀장 → 대표 순으로 결재받고, 승인된 결의서와 증빙을 회계 담당자에게 넘깁니다.

지출결의서 작성 시 자주 하는 실수

• 지출 목적을 "식대", "회의"처럼 한 단어로만 적어 결재가 반려되는 경우
• 3만원을 넘는 지출에 간이영수증만 받아 적격증빙이 없는 경우
• 기업업무추진비 식대에 참석자와 거래처명을 적지 않은 경우
• 카드 사용 내역과 개인 정산 청구에 같은 영수증을 두 번 올리는 경우
• 지출일 대신 작성일을 적어 카드 명세서와 날짜가 맞지 않는 경우
• 합계를 손으로 계산해 내역 금액과 합계가 다른 경우

지출결의서 자주 묻는 질문