Workbami财务与审批
费用报销单模板免费下载及填写方法、范例
费用报销单是员工把垫付的差旅费、招待费、办公用品等业务支出提交给公司，经部门负责人和财务审核后领回款项的单据。一张好的报销单要让审批人一眼看清：谁、在什么时间、为了什么、花了多少钱、凭什么报。
本页提供可直接使用的费用报销单 Excel 模板（自动合计）和 Word 模板，并逐项说明填写方法，给出完整的填写范例，以及发票、电子发票和会计档案保管等注意事项。
什么是费用报销单？
费用报销单（也叫报销单、费用报销申请单）按明细记录每一笔业务支出的日期、用途、费用类别、金额和票据张数，汇总后按“经办人 → 部门负责人 → 财务 → 出纳”的流程审批付款。差旅费较多的公司还会单独使用差旅费报销单。
它和借款单不同：借款单是在出差或采购前先领取备用金，报销单则是在支出发生后凭发票等原始凭证确认实际金额，并冲销借款或补付差额。
什么时候需要填写报销单？
- 出差回来报销机票、高铁票、住宿费、市内交通费和出差补助
- 自己垫付了客户招待餐费、会议费或礼品费
- 用个人支付宝、微信或银行卡购买了办公用品、软件或资料
- 每月汇总报销通讯费、交通费等小额固定费用
- 出差前借了备用金，回来后按实际支出冲账
费用报销单模板逐项填写说明
下载的文件包含以下全部栏目，费用类别和审批栏可按公司制度修改。
基本信息
| 栏目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 报销日期 | 提交报销单的日期。 | 2026年10月29日 |
| 部门 / 报销人 | 所在部门与报销人姓名，便于费用归集到正确的部门。 | 销售部 王磊 |
| 费用期间 | 本次报销费用发生的起止日期。 | 2026年10月12日—10月14日 |
| 报销事由 | 一句话说明支出原因，如出差地点、客户、项目。 | 赴上海拜访××科技签订年度合同 |
| 项目 / 成本中心 | 需要按项目核算时填写对应编号。 | XM-2026-08 |
| 付款方式 | 个人垫付、公司卡、已借备用金等。 | 个人垫付（微信支付） |
费用明细（一张票据一行）
| 栏目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 日期 | 发票或收据上的开票、消费日期。 | 2026-10-12 |
| 费用类别 | 差旅费、交通费、业务招待费、办公费、会议费等会计科目。 | 差旅费 |
| 摘要 | 具体内容；招待费需写明客户单位和人数。 | 北京南—上海虹桥 高铁二等座 |
| 金额 | 含税实际支付金额。 | 662.00 |
| 票据类型 | 增值税专用发票、普通发票、数电票、行程单、收据等。 | 铁路电子客票（数电票） |
| 附件张数 | 该行对应的票据张数。 | 1 |
合计与审批
| 栏目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 报销金额合计（小写/大写） | 明细金额合计，并按财务要求填写大写金额。 | 2,686.00 / 贰仟陆佰捌拾陆元整 |
| 原借款 | 出差前已借的备用金。 | 2,000.00 |
| 应补 / 应退金额 | 合计减去借款，正数为应补，负数为应退。 | 应补 686.00 |
| 报销人签字 | 确认费用真实、与业务相关。 | 王磊 |
| 审批签字 | 部门负责人、财务审核、出纳付款依次签字。 | 部门经理 李娜 / 财务 陈静 |
费用报销单填写范例
以下是一次三天上海出差的报销范例。每行都对应一张票据，招待费写明了客户单位和人数。
| 报销人 | 销售部 王磊 |
|---|---|
| 费用期间 | 2026年10月12日—10月14日 |
| 报销事由 | 赴上海拜访××科技签订年度合同 |
| 原借款 | 2,000.00 元 |
| 审批 | 部门经理 李娜 → 财务 陈静 → 出纳 |
费用明细
| 日期 | 费用类别 | 摘要 | 票据 | 金额 |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-12 | 差旅费 | 北京南—上海虹桥 高铁二等座（往返） | 数电票 2 张 | ¥1,324.00 |
| 2026-10-12 | 差旅费 | 上海酒店住宿 2 晚 | 增值税专票 1 张 | ¥860.00 |
| 2026-10-13 | 业务招待费 | 宴请××科技 3 人 | 增值税普票 1 张 | ¥420.00 |
| 2026-10-13 | 交通费 | 市内打车 | 电子发票 3 张 | ¥82.00 |
| 合计 | ¥2,686.00 |
合计 2,686.00 元，冲销借款 2,000.00 元后应补付 686.00 元。
免费下载
免费，无需注册。可用 Excel、WPS、Word、Google 表格和 LibreOffice 打开。
下载后可在网页版办公软件 Nobami 中直接打开编辑。
费用报销单怎么填（步骤）
- 整理票据。 按日期整理发票、行程单和电子发票文件，确认抬头和税号是本公司。
- 填写基本信息。 写清部门、报销人、费用期间和报销事由，让审批人不用再追问。
- 逐张填写明细。 日期、费用类别、摘要、金额与票据一致，并注明票据类型和张数。
- 核对合计与借款。 Excel 自动合计后，减去备用金，确认应补或应退金额，按要求填写大写金额。
- 粘贴票据并提交审批。 把纸质票据粘贴在粘贴单上或上传电子发票，依次提交部门负责人和财务审核。
中国大陆注意事项：发票与会计档案保管
报销一般以合法有效的发票为原始凭证。企业需要抵扣进项税时应取得增值税专用发票，抬头和纳税人识别号须与公司一致。全面数字化的电子发票（数电票）已在全国推行，电子发票应以电子形式归档，避免重复报销。
根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号，2016年1月1日起施行），会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）的最低保管期限为30年，会计账簿一般也为30年。
业务招待费在企业所得税前按发生额的60%扣除，且最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰，因此招待费应单独列示、写明事由。
依据
- 财政部：《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号） (核对日期 2026年10月29日)
- 国家税务总局：全面数字化的电子发票相关公告 (核对日期 2026年10月29日)
以上为一般性信息，不构成税务或法律意见。政策可能调整，实际操作前请向会计师或税务机关确认最新规定。
填写报销单的常见错误
- 发票抬头或税号与公司不符，被财务退回
- 报销事由只写“出差”“招待”，没有地点、客户和目的
- 招待费没有写明客户单位和人数
- 同一张电子发票重复打印、重复报销
- 大写金额与小写金额不一致
- 超过公司规定的报销期限才提交
费用报销单常见问题
报销单和借款单有什么区别？
借款单用于支出前先向公司借备用金；报销单用于支出后凭发票确认实际金额，同时冲销借款或补付差额。
没有发票可以报销吗？
原则上需要合法有效的发票。确实无法取得时，应按公司制度提供收据、付款记录和情况说明并经审批，但这类支出通常不能在企业所得税前扣除。
电子发票怎么报销？
保存电子发票原文件（OFD/PDF/XML），在报销单上注明发票号码，并通过系统或台账查重，防止同一发票重复报销。
报销单大写金额怎么写？
使用“零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿元角分整”等中文大写数字，例如 2,686.00 元写作“贰仟陆佰捌拾陆元整”。
可以用 WPS 或腾讯文档打开吗？
可以。.xlsx 文件可在 WPS 表格、腾讯文档和 Excel 中打开，合计公式仍然有效；.docx 文件可用 WPS 文字或 Word 打开。