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Modèle de note de frais gratuit : Excel, Word et exemple rempli
La note de frais est le document qu’un salarié remplit pour se faire rembourser les dépenses professionnelles qu’il a avancées : déplacements, repas d’affaires, indemnités kilométriques, fournitures ou abonnements.
Vous trouverez ici un modèle de note de frais gratuit en Excel (totaux automatiques) et en Word, l’explication de chaque champ, un exemple rempli et les règles de justificatifs, de TVA et de conservation que vérifie la comptabilité.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais récapitule, ligne par ligne, chaque dépense avec sa date, son objet, sa catégorie, son montant et son justificatif, puis transmet le total au manager et au service comptable pour validation et remboursement.
Elle protège les deux parties : le salarié est remboursé rapidement et l’entreprise conserve la preuve que chaque dépense est engagée dans l’intérêt de l’entreprise, ce qui conditionne sa déductibilité, la récupération de la TVA et l’exonération de cotisations sociales des remboursements.
Quand utiliser une note de frais ?
- Après un déplacement professionnel : train, avion, hôtel, taxi, péage et repas.
- Quand vous avez payé un déjeuner client, un salon professionnel ou un logiciel avec votre carte personnelle.
- Pour utiliser votre véhicule personnel et demander des indemnités kilométriques.
- Chaque mois, pour regrouper les petites dépenses récurrentes (parking, transports).
- Pour solder une avance sur frais et calculer ce qui reste à rembourser ou à restituer.
Modèle de note de frais : que mettre dans chaque champ
Les fichiers téléchargeables reprennent exactement ces champs. Gardez l’en-tête à chaque note et ajoutez une ligne par justificatif.
En-tête de la note
| Champ | Que saisir | Exemple |
|---|---|---|
| Nom du salarié | Personne qui a payé et sera remboursée. | Camille Durand |
| Service / matricule | Pour imputer la dépense au bon centre de coûts. | Ventes / M-0458 |
| Période | Première et dernière date des dépenses. | Du 6 au 8 octobre 2026 |
| Objet | Une phrase : déplacement, client ou projet. | Rendez-vous client à Lyon (Rhône Industrie) |
| Projet / centre de coûts | Code interne si votre entreprise l’utilise. | PRJ-2026-44 |
| Mode de paiement | Carte personnelle, espèces, carte entreprise. | Carte personnelle |
Lignes de dépenses (une par justificatif)
| Champ | Que saisir | Exemple |
|---|---|---|
| Date | Date figurant sur le ticket ou la facture. | 07/10/2026 |
| Catégorie | Transport, hébergement, repas, indemnités kilométriques, fournitures. | Hébergement |
| Désignation / fournisseur | Qui vous avez payé et pour quoi ; pour un repas, les invités et leur société. | Hôtel Part-Dieu, 1 nuit |
| Montant TTC | Montant payé, taxes comprises. | 132,00 |
| Dont TVA | TVA indiquée sur la facture, si l’entreprise la récupère. | 12,00 |
| N° de justificatif | Numéro reporté sur le ticket pour le rapprocher de la ligne. | J-02 |
Totaux et validation
| Champ | Que saisir | Exemple |
|---|---|---|
| Total des frais | Somme des lignes (calculée dans le fichier Excel). | 396,50 |
| Avance perçue | Avance sur frais versée avant le déplacement. | 200,00 |
| Net à rembourser | Total moins avance. | 196,50 |
| Signature du salarié et date | Atteste que les frais sont réels et professionnels. | Camille Durand, 12/10/2026 |
| Visa du responsable | Manager qui valide l’objet de la dépense. | Thomas Bernard, 13/10/2026 |
Exemple de note de frais remplie
Un déplacement de deux jours à Lyon chez un client, en euros. Chaque ligne a son justificatif et le repas indique les invités.
| Salarié | Camille Durand (M-0458), Ventes |
|---|---|
| Période | Du 6 au 8 octobre 2026 |
| Objet | Rendez-vous client à Lyon (Rhône Industrie) |
| Avance | 200,00 € |
| Validation | Thomas Bernard, directeur commercial |
Lignes de dépenses
| Date | Catégorie | Désignation | Justificatif | Montant |
|---|---|---|---|---|
| 2026-10-06 | Transport | TGV Paris–Lyon aller-retour | J-01 | 148,00 € |
| 2026-10-06 | Hébergement | Hôtel Part-Dieu, 1 nuit | J-02 | 132,00 € |
| 2026-10-07 | Repas d’affaires | Déjeuner avec 2 personnes de Rhône Industrie (A. Petit, L. Moreau) | J-03 | 86,50 € |
| 2026-10-07 | Transport | Taxi gare → site client aller-retour | J-04 | 30,00 € |
| Total des frais | 396,50 € |
Total 396,50 € − avance 200,00 € = 196,50 € à rembourser.
Téléchargement gratuit
Gratuit, sans inscription. S’ouvre dans Excel, Google Sheets, Numbers, Word et LibreOffice.
Ouvrez le fichier téléchargé dans Nobami, notre bureautique en ligne, pour le modifier tout de suite.
Comment remplir une note de frais
- Conservez tous les justificatifs. Photographiez les tickets le jour même et demandez une facture au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA.
- Remplissez l’en-tête. Nom, service, période, objet et centre de coûts, pour que le valideur comprenne sans relancer.
- Ajoutez une ligne par justificatif. Date, catégorie, fournisseur et montant tels qu’ils figurent sur le ticket, avec son numéro.
- Calculez les indemnités kilométriques. Indiquez les kilomètres, la puissance fiscale et appliquez le barème retenu par l’entreprise.
- Vérifiez totaux et avance. Laissez le tableur additionner les lignes et déduire l’avance, puis contrôlez le résultat.
- Signez et envoyez pour validation. Joignez les justificatifs et transmettez la note à votre responsable dans le délai prévu.
Règles en France : justificatifs, URSSAF et conservation
Les remboursements de frais professionnels sont exclus de l’assiette des cotisations sociales lorsqu’ils sont justifiés (frais réels) ou versés sous forme d’allocations forfaitaires dans les limites fixées par l’URSSAF. Les indemnités kilométriques sont généralement calculées selon le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale.
Pour récupérer la TVA, l’entreprise a besoin d’une facture à son nom ; certaines dépenses, comme l’hébergement des salariés, n’ouvrent pas droit à déduction. Les justificatifs papier peuvent être numérisés selon les conditions de copie fiable prévues par la réglementation.
Les pièces justificatives comptables se conservent dix ans (article L123-22 du Code de commerce) ; le droit de contrôle fiscal s’exerce en général sur six ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales).
Sources
- URSSAF : frais professionnels (vérifié le 29 octobre 2026)
- Légifrance : Code de commerce, article L123-22 (vérifié le 29 octobre 2026)
- impots.gouv.fr : barème kilométrique (vérifié le 29 octobre 2026)
Information générale, qui ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Les barèmes et plafonds évoluent : vérifiez auprès de votre expert-comptable ou de la source officielle.
Erreurs fréquentes sur une note de frais
- Joindre le ticket de carte bancaire au lieu du ticket détaillé ou de la facture.
- Laisser l’objet vide ou écrire seulement « réunion ».
- Oublier le nom des invités et de leur société pour un repas d’affaires.
- Mélanger des dépenses personnelles avec des frais professionnels.
- Déclarer deux fois le même justificatif (carte entreprise et note de frais).
- Calculer les indemnités kilométriques sans indiquer les kilomètres ni la puissance fiscale.
Questions fréquentes sur la note de frais
Que doit contenir une note de frais ?
L’identité du salarié et son service, la période et l’objet, une ligne par dépense avec date, catégorie, fournisseur, montant TTC et numéro de justificatif, le total, l’avance déduite et les signatures du salarié et du responsable.
Un ticket de carte bancaire suffit-il ?
Non, il ne détaille pas la dépense. Joignez le ticket de caisse détaillé ou la facture, au nom de l’entreprise si elle doit récupérer la TVA.
Les notes de frais sont-elles soumises à cotisations ?
Non, si les frais sont professionnels et justifiés, ou si les allocations forfaitaires respectent les limites URSSAF. Au-delà, le surplus est réintégré dans la rémunération.
Puis-je utiliser ce modèle dans Google Sheets ?
Oui. Importez le fichier .xlsx dans Google Drive et ouvrez-le avec Google Sheets ; les formules de total fonctionnent. La version Word s’ouvre dans Google Docs.
Combien de temps conserver les notes de frais ?
Dix ans pour les pièces comptables selon le Code de commerce ; le contrôle fiscal porte en général sur six ans.