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Modelo de solicitação de aprovação: libere a despesa antes de comprar
Antes de comprar equipamentos, fechar um contrato de serviço ou abrir uma vaga, a maioria das empresas exige uma aprovação formal: a solicitação de aprovação, também chamada de pedido de aprovação de despesa ou requisição de compra. Ela dá ao gestor os números de que precisa para decidir e deixa registrado quem autorizou o gasto.
Nesta página você encontra um modelo em Word pronto para usar, a explicação de cada campo, um exemplo preenchido para a compra de cadeiras e mesas de escritório, o passo a passo para conseguir uma resposta rápida e os erros que fazem o pedido voltar.
O que é uma solicitação de aprovação?
A solicitação de aprovação é um documento interno que descreve uma despesa ou ação planejada, a justificativa, o custo e as alternativas avaliadas, e reúne a autorização das pessoas com alçada antes de qualquer compromisso com fornecedores. Ela vem antes do pedido de compra, da nota fiscal e do pagamento.
As alçadas de aprovação (quem pode aprovar até qual valor) costumam estar na política de compras ou no manual de governança. Informe o fluxo de aprovação logo no cabeçalho para evitar idas e vindas e para que o pedido chegue direto a quem decide.
Quando fazer uma solicitação de aprovação?
- Compras acima do limite definido na política de compras
- Contratação ou renovação de serviços, locação ou manutenção
- Abertura de vaga, contratação de temporários ou de prestadores PJ
- Despesas não previstas no orçamento do ano
- Eventos, feiras e viagens em grupo
- Assinaturas de software com cobrança recorrente
Modelo de solicitação de aprovação: campo a campo
O arquivo Word traz estes campos nesta ordem. Preencha primeiro o assunto e o valor total, porque é o que o aprovador lê antes de tudo.
Cabeçalho
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Nº da solicitação | Número único para relacionar com o pedido de compra e a nota fiscal. | SA-2026-0088 |
| Data e prazo | Data do pedido e até quando a decisão é necessária. | 03/11/2026, decisão até 10/11/2026 |
| Solicitante | Nome, cargo, área e centro de custo. | Fernanda Souza, Administrativo, CC 210 |
| Fluxo de aprovação | Quem aprova e em que ordem, de acordo com a alçada. | Gerente administrativo → Controladoria → Diretoria |
Conteúdo
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Assunto | Uma frase: o quê, para quê e quanto. | Mobiliário para a nova sala de atendimento: R$ 20.860,00 |
| Justificativa | Por que gastar agora e o que acontece se não for aprovado. | Equipe de atendimento cresce de 8 para 12 pessoas em dezembro |
| Alternativas avaliadas | Opções comparadas e motivo da escolha. | Locação de móveis descartada: custo maior em 24 meses |
| Benefício esperado | Ganho mensurável ou risco evitado. | Postos ergonômicos, menos afastamentos por dor lombar |
| Anexos | Orçamentos, comparativo, extrato do orçamento anual. | 3 orçamentos de fornecedores, planilha comparativa |
Detalhamento do orçamento
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Item | O que será comprado ou pago. | Cadeira ergonômica |
| Especificação | Modelo, medidas ou características. | Com apoio lombar, NR-17 |
| Quantidade | Número de unidades. | 12 |
| Valor unitário | Preço do orçamento escolhido. | R$ 1.290,00 |
| Valor total | Quantidade × valor unitário. | R$ 15.480,00 |
Exemplo de solicitação de aprovação preenchida
Pedido da área administrativa para mobiliar a nova sala de atendimento. A diretoria vê o assunto, o valor e o prazo sem precisar abrir os anexos.
| Nº da solicitação | SA-2026-0088 |
|---|---|
| Solicitante | Fernanda Souza, Administrativo |
| Assunto | Mobiliário para a nova sala de atendimento |
| Orçamento total | R$ 20.860,00 (impostos inclusos no preço) |
| Decisão até | 10/11/2026 (prazo de entrega de 15 dias) |
Detalhamento do orçamento
| Item | Especificação | Quantidade | Valor unitário (R$) | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| Cadeira ergonômica | Com apoio lombar, NR-17 | 12 | 1.290 | R$ 15.480,00 |
| Mesa de reunião | 1,80 m, tampo MDF | 2 | 2.350 | R$ 4.700,00 |
| Frete e montagem | Entrega única | 1 | 680 | R$ 680,00 |
| Total | R$ 20.860,00 |
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Como fazer uma solicitação de aprovação em 6 passos
- Confira a alçada e o fluxo. Veja na política de compras quem aprova a partir de qual valor.
- Escreva o assunto em uma frase. O quê, para quem e quanto. O aprovador precisa entender sem abrir anexos.
- Justifique a necessidade e a urgência. Explique o que acontece se o pedido for negado ou adiado.
- Detalhe o orçamento item a item. Use os valores dos orçamentos, indique se há impostos inclusos e confira o saldo do centro de custo.
- Mostre as alternativas. Duas ou três opções comparadas bastam; diga o critério da escolha.
- Anexe os documentos e defina um prazo. Orçamentos, comparativo e extrato do orçamento. Um prazo realista evita que o pedido fique parado.
No Brasil: guarda de documentos e controles internos
Documentos que comprovam despesas e lançamentos fiscais devem ser guardados enquanto o Fisco ainda puder questioná-los. Em regra, o prazo de decadência é de cinco anos (Código Tributário Nacional, art. 173), e o art. 195 determina a conservação de livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários. Arquive a solicitação aprovada junto com o pedido de compra e a nota fiscal.
Alçadas de aprovação e segregação de funções (quem pede não aprova) fazem parte do programa de integridade. A Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013) prevê que a existência de mecanismos de integridade seja considerada na aplicação de sanções às empresas.
Órgãos públicos seguem regras próprias de licitação e contratação; este modelo é voltado a empresas privadas.
Fontes
- Planalto: Código Tributário Nacional (Lei 5.172/1966) (consultado em 1 de novembro de 2026)
- Planalto: Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) (consultado em 1 de novembro de 2026)
Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico ou tributário. Siga a política interna da empresa e a orientação do seu contador.
Erros comuns
- Fechar a compra antes da aprovação e regularizar depois
- Informar o valor sem dizer se os impostos estão inclusos
- Dividir uma compra em vários pedidos pequenos para fugir da alçada
- Esquecer custos recorrentes como licenças, manutenção e frete
- Anexar um único orçamento quando a política exige três
- Não definir prazo de decisão e o pedido ficar parado na caixa de entrada
Perguntas frequentes sobre solicitação de aprovação
Qual a diferença entre solicitação de aprovação e proposta interna?
A proposta interna apresenta uma ideia ou projeto de forma geral. A solicitação de aprovação pede uma decisão concreta sobre uma despesa ou ação, com valor, alçada e registro de quem aprovou.
Toda compra precisa de solicitação de aprovação?
Não. Em geral há um valor limite: abaixo dele, cartão corporativo ou reembolso de despesas resolvem; acima, a aprovação prévia é obrigatória.
Aprovação por e-mail ou WhatsApp vale?
Pode valer internamente, mas se perde com facilidade e dificulta auditorias. Um fluxo de aprovação eletrônico guarda o pedido, a decisão e a data no mesmo lugar.
E se o pedido for negado?
Pergunte o motivo, ajuste escopo ou prazo e envie uma nova versão citando o número da solicitação original.
Posso abrir o modelo no Google Docs?
Sim. O arquivo Word (.docx) abre no Google Docs, LibreOffice Writer e Pages.