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Modelo de pedido de compra: download grátis, como preencher e exemplo
O pedido de compra é o documento em que a empresa compradora formaliza para o fornecedor o que vai comprar, em que quantidade, por qual preço, quando e onde quer receber e como vai pagar. Um pedido bem feito evita discussão sobre quantidade entregue ou preço cobrado e é a base para conferir a nota fiscal antes de pagar.
Nesta página você encontra um modelo de pedido de compra grátis em Excel (com totais calculados) e em Word, a explicação de cada campo, um exemplo completo de uma empresa de São Paulo, o passo a passo e os erros que mais dão dor de cabeça no setor de compras.
O que é um pedido de compra?
O pedido de compra (PC, ou purchase order) é emitido pelo comprador e enviado ao fornecedor. Ele traz um número único, os dados das duas empresas com CNPJ, a lista de itens com código, especificação, quantidade e preço unitário, o prazo e o local de entrega, a forma e o prazo de pagamento e, normalmente, a referência ao orçamento aprovado.
Ele não se confunde com o orçamento, que é a proposta do fornecedor, nem com a nota fiscal, que é o documento fiscal emitido pelo vendedor quando a mercadoria sai. O pedido é o compromisso do comprador: ao ser aceito, registra as condições combinadas da compra e venda. Por isso o número do pedido costuma ser informado pelo fornecedor na NF-e, o que facilita a conferência.
Dentro da empresa, o pedido de compra também é uma ferramenta de controle: ele só sai depois de aprovado por quem tem alçada sobre o orçamento, o que evita compras sem autorização e mostra quanto da verba já está comprometida antes mesmo de as notas chegarem.
Quando usar um pedido de compra?
- Na compra de materiais de escritório, equipamentos, insumos ou mercadorias para revenda
- Para confirmar por escrito um orçamento aprovado, citando o número dele
- Quando a política interna exige aprovação de compras acima de determinado valor
- Em entregas parceladas, com datas e quantidades diferentes por item
- Para conferir pedido, canhoto de entrega e nota fiscal antes de liberar o pagamento
Campos do pedido de compra e como preencher
O modelo para download tem todos os campos abaixo. Preencha todos: campo em branco costuma virar divergência de preço ou atraso na entrega.
Cabeçalho do pedido
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Número do pedido | Numeração única e sequencial, que deve aparecer na nota fiscal. | PC-2026-0457 |
| Data de emissão | Data em que o pedido é emitido. | 31/10/2026 |
| Comprador | Razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço de faturamento e contato. | Casa Verde Alimentos Ltda., CNPJ 12.345.678/0001-90 |
| Fornecedor | Razão social, CNPJ, endereço e vendedor responsável. | Papelaria Central Distribuidora Ltda. |
| Entrega | Endereço, data limite, horário de recebimento e responsável. | Rua Augusta, 1500, São Paulo/SP, até 10/11/2026 |
| Condições de pagamento | Prazo, forma (boleto, Pix, transferência) e frete (CIF ou FOB). | Boleto 28 dias, frete CIF |
Itens do pedido
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Descrição do item | Nome claro do produto, que o almoxarifado consiga conferir. | Cadeira de escritório ergonômica |
| Especificação / código | Código do fornecedor, marca, modelo ou medida. | Cód. CAD-ERG-02, encosto em tela |
| Quantidade | Quantidade e unidade (unidade, caixa, resma). | 4 unidades |
| Preço unitário | Valor negociado por unidade, igual ao orçamento. | R$ 879,00 |
| Valor total do item | Quantidade × preço unitário. | R$ 3.516,00 |
Condições e aprovação
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Referência do orçamento | Número e data do orçamento aprovado. | Orçamento 3389 de 27/10/2026 |
| Observações | Garantia, embalagem, multa por atraso, exigências para a nota fiscal. | Informar o número do pedido na NF-e |
| Aprovação interna | Nome, cargo e assinatura de quem aprovou a compra. | Mariana Souza, gerente administrativa |
| Aceite do fornecedor | Confirmação por escrito com prazo de entrega confirmado. | Aceite por e-mail em 31/10/2026 |
Exemplo de pedido de compra preenchido
Uma empresa de alimentos de São Paulo compra material de escritório e mobiliário a partir de um orçamento aprovado. Os impostos aparecem na nota fiscal do fornecedor.
| Número do pedido | PC-2026-0457 de 31/10/2026 |
|---|---|
| Comprador | Casa Verde Alimentos Ltda., São Paulo/SP (Mariana Souza) |
| Fornecedor | Papelaria Central Distribuidora Ltda. |
| Entrega | Até 10/11/2026, Rua Augusta, 1500, frete CIF |
| Pagamento | Boleto com vencimento em 28 dias |
| Valor total do pedido | R$ 5.900,40 (tributos destacados na NF-e conforme a operação) |
Itens do pedido
| Item | Especificação | Quantidade | Preço unitário (R$) | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| Papel A4 75 g (caixa com 10 resmas) | PAP-A4-75 | 6 | 289,9 | R$ 1.739,40 |
| Cadeira de escritório ergonômica | CAD-ERG-02 | 4 | 879 | R$ 3.516,00 |
| Toner compatível para impressora laser | TON-105A | 10 | 64,5 | R$ 645,00 |
| Total | R$ 5.900,40 |
Conferência: R$ 1.739,40 + R$ 3.516,00 + R$ 645,00 = R$ 5.900,40. Peça ao fornecedor para informar o número PC-2026-0457 na NF-e.
Download grátis
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Como fazer um pedido de compra em 6 passos
- Parta do orçamento aprovado. Copie códigos, quantidades e preços exatamente como no orçamento e registre o número dele no pedido.
- Dê um número único ao pedido. Use uma sequência como PC-ano-número para localizar cada compra e evitar pedidos duplicados.
- Liste cada item em uma linha. Descrição, especificação, quantidade e preço unitário; a planilha calcula o valor de cada item e o total.
- Defina entrega, frete e pagamento. Endereço, data, quem paga o frete (CIF ou FOB), prazo e forma de pagamento são os pontos que mais geram conflito.
- Aprove internamente. Quem tem alçada sobre o orçamento aprova antes do envio, conforme a política de compras.
- Envie e peça o aceite. Solicite confirmação por escrito e, no recebimento, confira mercadoria e nota fiscal contra o pedido antes de pagar.
No Brasil: contrato de compra e venda, NF-e e reforma tributária
Pelo Código Civil, na compra e venda um dos contratantes se obriga a transferir o domínio de certa coisa e o outro a pagar o preço (art. 481), e a proposta de contrato obriga o proponente (art. 427). O pedido de compra aceito pelo fornecedor serve como prova escrita das condições; guarde-o junto com o orçamento e a nota fiscal.
O pedido de compra não é documento fiscal. O documento fiscal da venda de mercadorias é a nota fiscal eletrônica (NF-e) emitida pelo fornecedor, com os tributos da operação, como ICMS e, quando aplicável, IPI. Por isso o modelo traz apenas o valor dos itens: a carga tributária depende do produto, do estado e do regime do fornecedor.
A reforma tributária do consumo (Lei Complementar nº 214/2025) cria a CBS e o IBS, com período de transição a partir de 2026, quando os novos tributos começam a ser informados nos documentos fiscais. Acompanhe as regras vigentes com sua contabilidade e ajuste o cadastro de fornecedores e a conferência das notas.
Fontes
- Planalto: Código Civil (Lei nº 10.406/2002), arts. 427 e 481 (consultado em 31 de outubro de 2026)
- Planalto: Lei Complementar nº 214/2025 (IBS e CBS) (consultado em 31 de outubro de 2026)
- Receita Federal (consultado em 31 de outubro de 2026)
Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico ou tributário. Confirme as regras vigentes e a sua situação com o seu contador.
Erros comuns no pedido de compra
- Descrição genérica ("material diverso") sem código, marca ou quantidade
- Preço diferente do orçamento ou sem indicar se inclui frete
- Esquecer o endereço de entrega ou o horário de recebimento
- Enviar o pedido sem a aprovação de quem tem alçada
- Não pedir que o número do pedido conste na nota fiscal
- Pagar a nota sem conferir quantidades e preços com o pedido
Perguntas frequentes sobre pedido de compra
Qual a diferença entre orçamento, pedido de compra e nota fiscal?
O orçamento é a proposta do fornecedor, o pedido de compra é a confirmação do comprador aceitando essa proposta, e a nota fiscal é o documento fiscal emitido pelo fornecedor na venda.
O pedido de compra é obrigatório?
Não há lei que obrigue, mas ele prova as condições combinadas e muitas empresas só pagam notas fiscais que informem o número de um pedido aprovado.
O pedido de compra tem valor de contrato?
Depois de aceito pelo fornecedor, registra o acordo de compra e venda. Peça sempre o aceite por escrito, nem que seja por e-mail.
Preciso colocar os impostos no pedido?
Não necessariamente. Muitas empresas informam o valor dos itens e o frete, e os tributos aparecem na NF-e. Se o orçamento já trouxer impostos, cite-os nas observações.
Posso abrir o modelo no Google Planilhas?
Sim. O arquivo Excel (.xlsx) abre no Google Planilhas e no LibreOffice, e o Word (.docx) abre no Google Docs.