แบบฟอร์มขออนุมัติค่าใช้จ่าย: เขียนอย่างไรให้อนุมัติเร็ว

แบบฟอร์มขออนุมัติคืออะไร

แบบฟอร์มขออนุมัติเป็นเอกสารภายในที่อธิบายรายจ่ายหรือการดำเนินการที่วางแผนไว้ เหตุผลความจำเป็น งบประมาณ และทางเลือกที่พิจารณาแล้ว เพื่อขอความเห็นชอบจากผู้มีอำนาจก่อนผูกพันกับผู้ขายหรือผู้รับจ้าง เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงออกใบสั่งซื้อ ทำสัญญา รับใบกำกับภาษี และจ่ายเงินตามลำดับ

อำนาจอนุมัติตามวงเงินมักกำหนดไว้ในระเบียบการจัดซื้อหรือระเบียบอำนาจอนุมัติของบริษัท เช่น หัวหน้าแผนกอนุมัติวงเงินเล็ก ผู้จัดการฝ่ายบัญชีและกรรมการผู้จัดการอนุมัติวงเงินใหญ่ ควรระบุสายการอนุมัติไว้ที่ส่วนหัวของเอกสาร เพื่อให้เอกสารเดินไปถึงผู้มีอำนาจได้ถูกคนและไม่ต้องส่งกลับไปกลับมา

ต้องใช้แบบฟอร์มขออนุมัติเมื่อไร

• ซื้อทรัพย์สินหรืออุปกรณ์ที่เกินวงเงินตามระเบียบจัดซื้อ
• ทำสัญญาใหม่หรือต่อสัญญาจ้างบริการ เช่า หรือบำรุงรักษา
• เปิดอัตรากำลังใหม่ จ้างพนักงานชั่วคราว หรือจ้างฟรีแลนซ์
• รายจ่ายที่ไม่ได้อยู่ในงบประมาณประจำปี
• จัดอบรม สัมมนา งานลูกค้า หรือทริปบริษัท
• สมัครซอฟต์แวร์หรือบริการที่มีค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปี

แบบฟอร์มขออนุมัติ: วิธีกรอกทีละช่อง

ไฟล์ Word มีช่องต่าง ๆ ตามลำดับด้านล่าง ให้กรอกเรื่องที่ขออนุมัติและงบประมาณรวมก่อน เพราะผู้อนุมัติจะอ่านสองบรรทัดนี้เป็นอย่างแรก

ส่วนหัวเอกสาร

เนื้อหาที่ขออนุมัติ

รายละเอียดงบประมาณ

ตัวอย่างแบบฟอร์มขออนุมัติที่กรอกแล้ว

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลขออนุมัติจัดอบรมการบริการลูกค้าให้พนักงาน 40 คน ผู้อนุมัติเห็นเรื่อง งบประมาณรวม และกำหนดวันตัดสินใจได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดเอกสารแนบ

รายละเอียดงบประมาณ

ราคาทุกรายการรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วตามใบเสนอราคา หากใบเสนอราคาใดแยกภาษี ให้ระบุให้ชัดเจนก่อนรวมยอด

เขียนแบบฟอร์มขออนุมัติใน 6 ขั้นตอน

1. ตรวจวงเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติ ดูระเบียบการจัดซื้อหรือระเบียบอำนาจอนุมัติ ว่ารายจ่ายนี้ต้องผ่านใครบ้าง
2. เขียนเรื่องให้จบในประโยคเดียว ขออนุมัติอะไร เพื่อใคร เป็นเงินเท่าไร ผู้อนุมัติควรเข้าใจได้โดยไม่ต้องเปิดเอกสารแนบ
3. อธิบายเหตุผลและความเร่งด่วน บอกผลกระทบหากไม่อนุมัติหรืออนุมัติล่าช้า เช่น ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นหรือเสียโอกาส
4. แจกแจงงบประมาณทีละรายการ ใช้ตัวเลขจากใบเสนอราคา ระบุว่ารวมหรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม และตรวจยอดงบประมาณคงเหลือ
5. เปรียบเทียบทางเลือก สองถึงสามทางเลือกก็เพียงพอ พร้อมเกณฑ์ที่ใช้ตัดสินใจ
6. แนบเอกสารและกำหนดวันตัดสินใจ ใบเสนอราคา ตารางเปรียบเทียบ และงบประมาณ การกำหนดวันที่ชัดเจนช่วยไม่ให้เอกสารค้างอยู่ที่ผู้อนุมัติ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• สั่งซื้อไปก่อนแล้วค่อยทำเอกสารขออนุมัติย้อนหลัง
• ไม่ระบุว่ายอดเงินรวมหรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• แบ่งการซื้อครั้งเดียวออกเป็นหลายใบเพื่อให้ต่ำกว่าวงเงินอนุมัติ
• ลืมค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง เช่น ค่าบำรุงรักษา ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์
• แนบใบเสนอราคาเพียงใบเดียว ทั้งที่ระเบียบกำหนดให้เปรียบเทียบสามราย
• ไม่กำหนดวันที่ต้องการคำตอบ ทำให้เอกสารค้างอยู่ที่ผู้อนุมัติ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแบบฟอร์มขออนุมัติ