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Modèle de demande d'approbation : faire valider une dépense avant d'agir
Avant d'acheter du matériel, de signer un contrat de prestation ou de recruter, la plupart des entreprises demandent une validation écrite : c'est la demande d'approbation (on parle aussi de demande d'engagement de dépense ou de demande d'autorisation). Elle permet au responsable de décider vite, avec les bons chiffres, et laisse une trace claire de qui a autorisé quoi.
Vous trouverez ici un modèle Word prêt à l'emploi, l'explication de chaque rubrique, un exemple rempli pour l'équipement de quatre nouveaux collaborateurs, la méthode pour obtenir une réponse rapide et les erreurs qui font revenir une demande.
Qu'est-ce qu'une demande d'approbation ?
La demande d'approbation est un document interne qui présente une dépense ou une action envisagée, sa justification et son coût, et qui recueille l'accord des personnes habilitées avant toute commande. Elle intervient en amont : le bon de commande, la facture et la note de frais viennent ensuite.
Une bonne demande répond en une page à quatre questions : quoi, pourquoi maintenant, combien et quelles alternatives ont été écartées. Le circuit de validation (manager, contrôle de gestion, direction) dépend du montant et des délégations de pouvoirs de l'entreprise ; indiquez-le dès l'en-tête pour éviter les allers-retours.
Quand faire une demande d'approbation ?
- Achat de matériel, de logiciels ou d'abonnements au-delà du seuil fixé par la politique d'achats
- Signature d'un contrat de prestation, de location ou de maintenance
- Ouverture d'un poste ou recours à un intérimaire ou à un freelance
- Dépense non prévue au budget ou dépassement d'une ligne budgétaire
- Engagement envers un nouveau fournisseur ou un partenaire
- Événement, salon ou déplacement collectif à financer
Le modèle de demande d'approbation, rubrique par rubrique
Le fichier Word reprend ces rubriques dans cet ordre. Remplissez d'abord l'objet et le montant total : c'est ce que le valideur lit en premier.
En-tête
| Rubrique | Comment la remplir | Exemple |
|---|---|---|
| N° de demande | Numéro unique pour retrouver la demande et la relier au bon de commande. | DA-2026-0147 |
| Date | Date de la demande et date limite de décision souhaitée. | 3 novembre 2026, décision avant le 10 novembre |
| Demandeur et service | Nom, fonction, service et centre de coûts imputé. | Claire Martin, responsable RH, centre de coûts RH-01 |
| Circuit de validation | Personnes qui doivent valider, dans l'ordre, selon le montant. | Manager RH → Contrôle de gestion → Direction générale |
Contenu de la demande
| Rubrique | Comment la remplir | Exemple |
|---|---|---|
| Objet | Une phrase qui dit ce que vous demandez et pour combien. | Équipement informatique de 4 nouveaux arrivants : 6 320 € HT |
| Contexte et besoin | Pourquoi cette dépense, pourquoi maintenant, ce qui se passe si on ne fait rien. | 4 recrutements au 1er décembre ; sans poste équipé, intégration retardée d'une semaine |
| Alternatives étudiées | Options comparées (location, reconditionné, report) et raison du choix. | Location 36 mois écartée : coût total supérieur de 18 % |
| Bénéfices attendus | Gain chiffré ou risque évité, à quelle échéance. | Postes opérationnels dès le premier jour |
| Pièces jointes | Devis, comparatif, budget de l'année, fiche fournisseur. | 2 devis comparés, extrait du budget RH 2026 |
Détail du budget
| Rubrique | Comment la remplir | Exemple |
|---|---|---|
| Poste | Ce qui sera acheté ou payé. | Ordinateur portable 14 pouces |
| Détail | Référence, durée ou caractéristiques. | 16 Go RAM, garantie 3 ans |
| Quantité | Nombre d'unités. | 4 |
| Prix unitaire HT | Prix du devis retenu, hors TVA. | 1 150,00 € |
| Montant HT | Quantité × prix unitaire. | 4 600,00 € |
Exemple de demande d'approbation remplie
Demande du service RH pour équiper quatre nouveaux collaborateurs. Le valideur voit l'objet, le total et la date limite avant même de lire le détail.
| N° de demande | DA-2026-0147 |
|---|---|
| Demandeur | Claire Martin, Ressources humaines |
| Objet | Équipement informatique de 4 nouveaux arrivants |
| Budget total | 6 320,00 € HT, soit 7 584,00 € TTC |
| Décision attendue | Avant le 10 novembre 2026 (délai de livraison 2 semaines) |
Détail du budget
| Poste | Détail | Quantité | Prix unitaire HT (€) | Montant HT |
|---|---|---|---|---|
| Ordinateur portable 14 pouces | 16 Go RAM, garantie 3 ans | 4 | 1 150 | 4 600,00 € |
| Licence suite bureautique | Abonnement annuel | 4 | 240 | 960,00 € |
| Station d'accueil USB-C | Avec câble écran | 4 | 95 | 380,00 € |
| Installation et configuration | Forfait prestataire | 1 | 380 | 380,00 € |
| Total HT | 6 320,00 € |
Montants hors TVA. Avec la TVA à 20 % (1 264,00 €), l'engagement total est de 7 584,00 € TTC.
Téléchargement gratuit
Gratuit, sans inscription. S’ouvre dans Excel, Google Sheets, Numbers, Word et LibreOffice.
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Rédiger une demande d'approbation en 6 étapes
- Vérifiez le seuil et le circuit. Consultez la politique d'achats ou les délégations de pouvoirs pour savoir qui doit valider à partir de quel montant.
- Écrivez l'objet en une phrase. Ce que vous demandez, pour qui et pour combien. Le valideur doit comprendre sans ouvrir les pièces jointes.
- Justifiez le besoin et l'urgence. Expliquez ce qui se passe si la demande est refusée ou reportée : retard, coût, risque.
- Chiffrez ligne par ligne. Reprenez les devis, séparez HT et TVA, et vérifiez que le total correspond au budget disponible.
- Montrez les alternatives. Deux ou trois options comparées suffisent ; dites pourquoi vous avez retenu celle-ci.
- Joignez les pièces et indiquez une date limite. Devis, comparatif, extrait budgétaire. Une date de décision réaliste évite que la demande reste en attente.
En France : conservation des pièces et délégation de pouvoirs
Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés 10 ans (article L123-22 du Code de commerce). Une demande d'approbation qui justifie une dépense comptabilisée gagne à être archivée avec la facture et le bon de commande, pour pouvoir prouver qui a autorisé l'achat.
Le pouvoir d'engager l'entreprise appartient aux dirigeants, qui le délèguent souvent par écrit (délégation de pouvoirs ou de signature) avec des plafonds. Votre circuit de validation doit refléter ces délégations : une demande approuvée par une personne non habilitée ne protège ni le demandeur ni l'entreprise.
Dans le secteur public, les règles d'engagement des dépenses et de la commande publique sont spécifiques et plus strictes ; ce modèle vise les entreprises privées.
Sources
- Service Public Entreprendre : délais de conservation des documents de l'entreprise (vérifié le 1 novembre 2026)
Information générale, ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Référez-vous à votre politique interne et à votre expert-comptable.
Erreurs fréquentes
- Passer commande avant l'accord écrit, puis régulariser après coup
- Indiquer un montant sans préciser HT ou TTC
- Découper un achat en plusieurs petites demandes pour rester sous le seuil de validation
- Oublier les coûts récurrents (licences, maintenance, abonnements)
- Ne joindre qu'un seul devis alors que la politique d'achats en exige plusieurs
- Ne pas fixer de date limite, si bien que la demande reste bloquée chez un valideur
Questions fréquentes sur la demande d'approbation
Quelle différence entre une demande d'approbation et une note interne ?
La note interne informe ou propose de façon générale. La demande d'approbation demande une décision précise sur une dépense ou une action, avec un montant, un circuit de validation et une trace de l'accord.
Faut-il une demande d'approbation pour chaque achat ?
Non. La plupart des entreprises fixent un seuil : en dessous, une carte d'achat ou une note de frais suffit ; au-dessus, la validation préalable est obligatoire. Consultez votre politique d'achats.
Peut-on faire valider la demande par e-mail ?
C'est possible, mais l'accord se perd vite dans les boîtes mail. Un circuit de validation électronique garde l'historique, l'horodatage et la pièce au même endroit.
Que faire si la demande est refusée ?
Demandez le motif, ajustez le périmètre ou le calendrier et soumettez une nouvelle version en citant le numéro de la première demande.
Le modèle s'ouvre-t-il dans Google Docs ou LibreOffice ?
Oui. Le fichier Word (.docx) s'ouvre dans Google Docs, LibreOffice Writer et Pages.