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Formulario de solicitud de aprobación: plantilla gratis, ejemplo y cómo rellenarlo
Una solicitud de aprobación es el documento que se presenta antes de gastar dinero o comprometer a la empresa: comprar equipos, firmar con un proveedor, contratar a una persona o reservar un evento. Sirve para que la pregunta "¿puedo seguir adelante?" no se quede en un correo perdido y la decisión quede registrada con nombre, fecha y motivo.
En esta página encontrarás un formulario de solicitud de aprobación gratis en Word, la explicación de cada campo, un ejemplo completo con desglose de presupuesto, los pasos para que te lo firmen antes y los errores que más a menudo hacen que la solicitud vuelva atrás.
¿Qué es una solicitud de aprobación?
La solicitud de aprobación (también llamada solicitud de autorización de gasto o propuesta de compra) explica qué quieres hacer, por qué, cuánto costará y para cuándo necesitas la decisión. Recorre un circuito de firmas, por ejemplo solicitante → responsable de equipo → director de área → dirección financiera, según la política de autorizaciones de la empresa. Solo cuando firma la última persona se emite el pedido o se firma el contrato.
No es lo mismo que una nota de gastos, que sirve para recuperar dinero ya gastado, ni que una orden de compra, que es el documento que se envía al proveedor una vez aprobada la compra. El orden habitual es: solicitud de aprobación → orden de compra → factura → pago. Respetarlo protege a quien solicita y a la empresa, porque cada compromiso tiene un aprobador identificado y una justificación por escrito.
¿Cuándo se necesita una solicitud de aprobación?
- Antes de comprar ordenadores, licencias de software o mobiliario por encima de tu límite de gasto
- Antes de firmar con una agencia, una consultora, un arrendador o un proveedor de software
- Antes de ampliar la plantilla, renovar un contrato temporal o aprobar horas extra
- Antes de cerrar un evento, una feria, una formación o un viaje con presupuesto
- Cuando el gasto no estaba previsto en el presupuesto anual o lo supera
Cómo rellenar el formulario, campo por campo
El archivo descargable incluye estos campos en este orden. Piensa que quien aprueba leerá primero el asunto, el importe y la propuesta: pon arriba lo que necesitas que decida.
Datos de la solicitud y circuito de aprobación
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| N.º de solicitud y fecha | Referencia interna y fecha de presentación. | SA-2026-031, 2 de noviembre de 2026 |
| Solicitante y departamento | Nombre, área y contacto para dudas. | Lucía Martín, Oficina técnica |
| Circuito de aprobación | Personas que firman, por orden, según la política de autorizaciones. | Jefa de oficina → Director de operaciones → Gerencia |
| Áreas que revisan | Departamentos que deben dar su visto bueno antes (finanzas, prevención, compras). | Administración (presupuesto), Prevención de riesgos |
Contenido de la solicitud
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Asunto | Una línea con lo que quieres hacer. | Renovación de 15 sillas de oficina ergonómicas |
| Motivo y antecedentes | Por qué ahora y qué pasa si no se hace, en dos o tres frases. | Las sillas actuales tienen 9 años y hay 4 quejas por molestias de espalda |
| Detalle | Cantidades, proveedor y plazos. | 15 sillas y 6 reposapiés, entrega antes del 30 de noviembre |
| Alternativas comparadas | Dos o tres presupuestos u opciones y por qué eliges una. | Proveedor A 289 €/silla frente a B 335 €/silla → A |
| Beneficio esperado | Resultado medible y cuándo se revisará. | Cero quejas posturales en la revisión de marzo |
| Anexos | Presupuestos, comparativa, ficha técnica, informe de prevención. | 2 presupuestos y ficha técnica |
Desglose del presupuesto
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Concepto | Lo que se va a pagar. | Silla ergonómica |
| Descripción | Características o forma de cálculo. | Respaldo de malla, apoyo lumbar |
| Cantidad | Solo números. | 15 |
| Precio unitario (€) | Indica bajo la tabla si incluye IVA. | 289 |
| Importe | Cantidad × precio unitario. El total debe coincidir con el importe del encabezado. | 4.335 |
Ejemplo de solicitud de aprobación: renovación de sillas de oficina
La responsable de la oficina técnica pide aprobación para renovar las sillas. Quien firma puede decidir solo con el resumen; la tabla muestra a qué se destina el dinero.
| Asunto | Renovación de 15 sillas de oficina ergonómicas |
|---|---|
| Solicitante | Lucía Martín, Oficina técnica |
| Circuito de aprobación | Jefa de oficina → Director de operaciones → Gerencia |
| Importe solicitado | 4.749,00 € sin IVA (5.746,29 € con IVA del 21 %) |
| Fecha límite de decisión | Viernes 6 de noviembre de 2026, para recibir las sillas antes del 30 |
Desglose del presupuesto
| Concepto | Descripción | Cantidad | Precio unitario (€) | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Silla ergonómica | Respaldo de malla, apoyo lumbar, 5 años de garantía | 15 | 289 | 4335,00 € |
| Reposapiés | Regulable en altura e inclinación | 6 | 39 | 234,00 € |
| Montaje y retirada | Montaje en oficina y retirada de sillas antiguas | 1 | 180 | 180,00 € |
| Total (sin IVA) | 4749,00 € |
Importes sin IVA. Con el IVA del 21 % (997,29 €), el pago previsto es de 5.746,29 €, con cargo al presupuesto de mobiliario de 2026.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
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Cómo redactar una solicitud que se apruebe rápido
- Consulta primero tus límites de autorización. La política interna decide quién firma cada importe. Si la envías a quien no corresponde, tendrás que empezar de nuevo.
- Reúne los presupuestos antes de escribir. Dos o tres presupuestos, o una comparación breve de alternativas, responden a la primera pregunta de quien aprueba: ¿por qué esta opción?
- Escribe el asunto y el importe en una línea clara. Di qué quieres hacer y cuánto cuesta, y aclara si el importe lleva IVA.
- Explica el coste de no hacer nada. Compara el problema actual con el beneficio esperado, con cifras siempre que puedas.
- Completa el desglose y revisa las cuentas. Cantidad × precio unitario debe dar cada importe, y el total debe coincidir con el resumen.
- Pide la revisión de las áreas implicadas y envía. Si administración, compras o prevención lo revisan antes, es menos probable que te lo devuelvan en el último paso.
Buenas prácticas en España: control interno y conservación de documentos
No existe un formato legal para la solicitud de aprobación: es un documento de control interno. Quién puede aprobar cada importe depende de los estatutos, de los poderes otorgados y de la política de autorizaciones de cada empresa. Conviene separar funciones: quien pide una compra no debería aprobarla y pagarla también.
Guarda la solicitud aprobada junto con el presupuesto, el pedido, la factura y el justificante de pago. El Código de Comercio (art. 30) obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento. A efectos fiscales, la Ley General Tributaria (art. 66) fija en cuatro años el plazo de prescripción, que puede ampliarse en algunos casos.
En Latinoamérica los plazos de conservación varían por país; consulta la normativa mercantil y tributaria local.
Fuentes
- BOE: Código de Comercio, artículo 30 (consultado el 1 de noviembre de 2026)
- BOE: Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 66 (consultado el 1 de noviembre de 2026)
Información general, no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Los límites de aprobación y los plazos de conservación dependen de tu país y de la política de la empresa; sigue las indicaciones de tu departamento financiero.
Errores frecuentes en las solicitudes de aprobación
- Hacer el pedido primero y pedir la aprobación después
- No indicar si el importe incluye IVA, de modo que las cifras no cuadran
- Un solo presupuesto, sin explicar por qué se elige ese proveedor
- Antecedentes muy largos y la decisión que se pide enterrada al final
- Enviar la solicitud a alguien sin autorización para ese importe
- Un total del desglose distinto del importe del resumen
Preguntas frecuentes sobre el formulario de solicitud de aprobación
¿Qué debe incluir una solicitud de aprobación?
Número y fecha, solicitante, circuito de aprobación y áreas que revisan, asunto, motivo, detalle, alternativas comparadas, beneficio esperado, desglose del presupuesto con total, fecha límite de decisión y anexos como los presupuestos.
¿En qué se diferencia de una propuesta interna o de una nota de gastos?
Una propuesta o nota interna plantea una idea o un documento en general. La solicitud de aprobación pide permiso para gastar o comprometerse antes de actuar. La nota de gastos sirve para recuperar dinero ya gastado.
¿Quién debe aprobarla?
Quien indique la política de autorizaciones para ese importe y tipo de gasto. Muchas empresas fijan tramos, por ejemplo hasta 1.000 € el responsable de equipo, hasta 10.000 € el director de área y por encima la gerencia.
¿Puedo usar un flujo de aprobación digital en lugar del formulario?
Sí, siempre que recoja la misma información y registre quién aprobó y cuándo. Un flujo digital facilita encontrar la aprobación y enlazarla con el pedido y la factura.
¿Funciona en Google Docs?
Sí. El archivo .docx se abre en Microsoft Word, Google Docs, Pages y LibreOffice.