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Genehmigungsantrag Vorlage: Ausgaben vorab freigeben lassen
Bevor Sie Geräte bestellen, einen Dienstleistungsvertrag unterschreiben oder eine Stelle besetzen, braucht es in den meisten Unternehmen eine Freigabe: den Genehmigungsantrag, je nach Firma auch Investitionsantrag, Bedarfsanforderung oder Ausgabenfreigabe genannt. Er gibt der entscheidenden Person alle Zahlen auf einer Seite und dokumentiert, wer was genehmigt hat.
Hier finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage, eine Erklärung aller Felder, ein ausgefülltes Beispiel für eine Messeteilnahme, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und die Fehler, an denen Anträge am häufigsten scheitern.
Was ist ein Genehmigungsantrag?
Ein Genehmigungsantrag ist ein internes Dokument, mit dem Sie eine geplante Ausgabe oder Maßnahme vorab freigeben lassen. Er beschreibt, was beschafft oder getan werden soll, warum, was es kostet und welche Alternativen geprüft wurden. Erst nach der Freigabe folgen Bestellung, Rechnung und Buchung.
Wer freigeben darf, regeln Unterschriftenregelung, Kompetenzordnung oder Budgetverantwortung im Unternehmen: kleine Beträge die Teamleitung, größere zusätzlich Controlling oder Geschäftsführung. Das Vier-Augen-Prinzip sorgt dafür, dass niemand eigene Ausgaben selbst genehmigt.
Wann brauchen Sie einen Genehmigungsantrag?
- Anschaffungen über der Wertgrenze Ihrer Einkaufsrichtlinie
- Abschluss oder Verlängerung von Dienstleistungs-, Miet- oder Wartungsverträgen
- Neue Stelle, Zeitarbeit oder externe Freelancer
- Ausgaben, die nicht im Budget eingeplant sind
- Messen, Veranstaltungen und Gruppenreisen
- Software-Abonnements mit wiederkehrenden Kosten
Die Genehmigungsantrag Vorlage Feld für Feld
Die Word-Datei enthält diese Felder in dieser Reihenfolge. Betreff und Gesamtbetrag stehen oben, denn die meisten Entscheider lesen zuerst nur diese zwei Zeilen.
Kopfdaten
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Antragsnummer | Fortlaufende Nummer, damit sich Bestellung und Rechnung zuordnen lassen. | GA-2026-0312 |
| Datum und Frist | Antragsdatum und bis wann eine Entscheidung nötig ist. | 03.11.2026, Entscheidung bis 07.11.2026 |
| Antragsteller | Name, Funktion, Abteilung und Kostenstelle. | Jonas Weber, Marketing, Kostenstelle 4100 |
| Freigabeweg | Wer in welcher Reihenfolge freigibt, je nach Betrag. | Teamleitung → Controlling → Geschäftsführung |
Antragsinhalt
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Betreff | Ein Satz: was, wofür, wie viel. | Teilnahme an der Fachmesse im Februar: 7.660 € netto |
| Anlass und Bedarf | Warum die Ausgabe nötig ist und was passiert, wenn sie ausbleibt. | Wichtigste Branchenmesse, 2025 kamen 31 qualifizierte Leads zustande |
| Geprüfte Alternativen | Welche Optionen verglichen wurden und warum diese gewählt wurde. | Gemeinschaftsstand geprüft: günstiger, aber ohne eigene Demo-Fläche |
| Erwarteter Nutzen | Messbares Ziel oder vermiedenes Risiko. | Mindestens 25 Leads, 3 Angebote bis Ende März |
| Anlagen | Angebote, Vergleich, Budgetauszug. | Angebot Messeveranstalter, 2 Angebote Standbau |
Kostenaufstellung
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Position | Was gekauft oder bezahlt wird. | Standfläche |
| Details | Größe, Dauer oder Spezifikation. | 18 m², Reihenstand |
| Menge | Anzahl der Einheiten. | 18 |
| Einzelpreis netto | Preis laut Angebot ohne Umsatzsteuer. | 210,00 € |
| Betrag netto | Menge × Einzelpreis. | 3.780,00 € |
Beispiel: ausgefüllter Genehmigungsantrag
Das Marketing beantragt die Teilnahme an einer Fachmesse. Die Geschäftsführung sieht Betreff, Gesamtbetrag und Frist, ohne die Anlagen öffnen zu müssen.
| Antragsnummer | GA-2026-0312 |
|---|---|
| Antragsteller | Jonas Weber, Marketing |
| Betreff | Teilnahme an der Fachmesse im Februar 2027 |
| Gesamtbudget | 7.660,00 € netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer |
| Entscheidung bis | 07.11.2026 (Frühbucherfrist der Messe) |
Kostenaufstellung
| Position | Details | Menge | Einzelpreis netto (€) | Betrag netto |
|---|---|---|---|---|
| Standfläche | 18 m², Reihenstand | 18 | 210 | 3.780,00 € |
| Standbau | Systemstand inkl. Licht | 1 | 2.450 | 2.450,00 € |
| Hotel | 2 Personen × 3 Nächte | 6 | 135 | 810,00 € |
| Werbematerial | Flyer und Roll-up | 1 | 620 | 620,00 € |
| Summe netto | 7.660,00 € |
Alle Beträge netto. Die Umsatzsteuer kommt hinzu (19 %, für Übernachtungen 7 %) und ist bei Vorsteuerabzug kein Kostenfaktor.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Nobami, unserem Web-Office, und bearbeiten Sie sie sofort.
In 6 Schritten zum genehmigten Antrag
- Wertgrenze und Freigabeweg prüfen. Schauen Sie in Einkaufsrichtlinie oder Unterschriftenregelung, wer ab welchem Betrag freigeben muss.
- Betreff in einem Satz formulieren. Was, wofür, wie viel. Der Entscheider soll ohne Anlagen verstehen, worum es geht.
- Bedarf und Dringlichkeit begründen. Beschreiben Sie, was passiert, wenn der Antrag abgelehnt oder verschoben wird.
- Kosten positionsweise aufstellen. Übernehmen Sie die Angebotspreise, trennen Sie netto und Umsatzsteuer und prüfen Sie das verfügbare Budget.
- Alternativen vergleichen. Zwei bis drei Optionen genügen; nennen Sie das Entscheidungskriterium.
- Anlagen beifügen und Frist setzen. Angebote, Vergleich, Budgetauszug. Eine realistische Frist verhindert, dass der Antrag liegen bleibt.
Hinweise für Deutschland: Aufbewahrung und Vier-Augen-Prinzip
Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Ein Genehmigungsantrag, der einer Buchung als Beleg oder Nachweis dient, sollte daher zusammen mit Bestellung und Rechnung archiviert werden. Handelsrechtlich gilt ergänzend § 257 HGB.
Werden Anträge und Freigaben elektronisch geführt, müssen sie nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert sein (GoBD). Ein System mit Protokoll, wer wann freigegeben hat, erfüllt das leichter als weitergeleitete E-Mails.
Das Vier-Augen-Prinzip ist keine gesetzliche Pflicht für jedes Unternehmen, aber ein üblicher Bestandteil des internen Kontrollsystems: Antragsteller und Genehmigender sollten nicht dieselbe Person sein.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) (Stand 1. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen) (Stand 1. November 2026)
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Ihre internen Richtlinien und die Auskunft Ihrer Steuerberatung.
Typische Fehler
- Erst bestellen, dann den Antrag nachreichen
- Beträge ohne Angabe, ob netto oder brutto
- Eine Anschaffung in mehrere kleine Anträge aufteilen, um unter der Wertgrenze zu bleiben
- Folgekosten wie Lizenzen, Wartung oder Abos vergessen
- Nur ein Angebot beilegen, obwohl die Richtlinie drei verlangt
- Keine Entscheidungsfrist nennen, sodass der Antrag im Postfach liegen bleibt
Häufige Fragen zum Genehmigungsantrag
Was ist der Unterschied zwischen Genehmigungsantrag und internem Antrag?
Ein interner Antrag oder Vermerk kann allgemein etwas vorschlagen oder informieren. Der Genehmigungsantrag fordert eine konkrete Entscheidung über eine Ausgabe oder Maßnahme, mit Betrag, Freigabeweg und dokumentierter Zustimmung.
Ab welchem Betrag ist ein Genehmigungsantrag nötig?
Das legt jedes Unternehmen selbst fest, meist in der Einkaufsrichtlinie oder Unterschriftenregelung. Häufig sind Kleinbeträge über Firmenkarte oder Spesen abgedeckt, größere Beträge brauchen eine Vorabfreigabe.
Reicht eine Freigabe per E-Mail?
Oft ja, aber sie ist schwer wiederzufinden und nicht immer revisionssicher. Ein elektronischer Freigabeprozess speichert Antrag, Entscheidung und Zeitstempel an einem Ort.
Was tun bei Ablehnung?
Fragen Sie nach dem Grund, passen Sie Umfang oder Zeitpunkt an und reichen Sie eine neue Version mit Verweis auf die ursprüngliche Antragsnummer ein.
Kann ich die Vorlage in Google Docs oder LibreOffice öffnen?
Ja. Die Word-Datei (.docx) lässt sich in Google Docs, LibreOffice Writer und Pages öffnen.