WorkbamiTài chính & phê duyệt
Mẫu tờ trình xin phê duyệt: cách viết để được duyệt nhanh
Trước khi mua thiết bị, ký hợp đồng dịch vụ hay tuyển thêm người, hầu hết doanh nghiệp yêu cầu một văn bản xin phê duyệt: tờ trình (tờ trình xin chủ trương, tờ trình phê duyệt chi phí). Tờ trình giúp người có thẩm quyền quyết định nhanh với đầy đủ số liệu và lưu lại dấu vết ai đã phê duyệt khoản chi nào.
Trang này cung cấp mẫu tờ trình dạng Word, hướng dẫn từng mục, một ví dụ hoàn chỉnh về việc mua máy in và máy chiếu cho văn phòng, các bước viết để được duyệt nhanh và những lỗi khiến tờ trình bị trả lại.
Tờ trình xin phê duyệt là gì?
Tờ trình là văn bản nội bộ trình bày một khoản chi hoặc công việc dự kiến, lý do, chi phí và các phương án đã cân nhắc, để xin ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện. Sau khi tờ trình được duyệt mới đến đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn và thanh toán.
Thẩm quyền phê duyệt theo hạn mức thường được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của công ty: trưởng phòng duyệt khoản nhỏ, kế toán trưởng và giám đốc duyệt khoản lớn. Ghi rõ luồng phê duyệt ngay phần đầu để tờ trình đến đúng người.
Khi nào cần viết tờ trình xin phê duyệt?
- Mua sắm tài sản, thiết bị vượt hạn mức trong quy chế chi tiêu
- Ký mới hoặc gia hạn hợp đồng dịch vụ, thuê, bảo trì
- Tuyển thêm nhân sự, thuê cộng tác viên hoặc đơn vị bên ngoài
- Khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch ngân sách năm
- Tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng, du lịch công ty
- Đăng ký phần mềm, dịch vụ có phí định kỳ
Mẫu tờ trình: hướng dẫn từng mục
File Word có các mục dưới đây theo đúng thứ tự. Hãy điền trích yếu và tổng kinh phí trước, vì người duyệt đọc hai dòng này đầu tiên.
Phần đầu
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số tờ trình | Số thứ tự để đối chiếu với đơn đặt hàng và hóa đơn. | Số 15/TTr-HCNS |
| Ngày và thời hạn | Ngày lập và hạn cần có quyết định. | 03/11/2026, cần duyệt trước 07/11/2026 |
| Người đề xuất | Họ tên, chức vụ, phòng ban, mã trung tâm chi phí. | Nguyễn Thị Lan, Phòng Hành chính - Nhân sự |
| Kính gửi / luồng phê duyệt | Người duyệt theo thứ tự, tùy hạn mức. | Trưởng phòng → Kế toán trưởng → Giám đốc |
Nội dung trình
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Trích yếu | Một câu: xin duyệt việc gì, bao nhiêu tiền. | V/v mua máy in và máy chiếu cho phòng họp: 35.400.000 đồng |
| Lý do, sự cần thiết | Vì sao cần chi, chi bây giờ, nếu không chi thì sao. | Máy chiếu cũ hỏng, phòng họp lớn không dùng được từ tháng 10 |
| Phương án so sánh | Các phương án đã xem xét và lý do chọn. | Sửa máy cũ: báo giá 6,5 triệu, không bảo hành |
| Hiệu quả dự kiến | Lợi ích đo được hoặc rủi ro tránh được. | Phòng họp hoạt động lại, không phải thuê ngoài |
| Hồ sơ kèm theo | Báo giá, bảng so sánh, kế hoạch ngân sách. | 3 báo giá, bảng so sánh nhà cung cấp |
Dự toán kinh phí
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Hạng mục | Tên hàng hóa, dịch vụ. | Máy chiếu phòng họp |
| Quy cách | Thông số, thời hạn bảo hành. | 4.000 lumen, bảo hành 24 tháng |
| Số lượng | Số đơn vị. | 1 |
| Đơn giá | Giá theo báo giá được chọn, chưa VAT. | 14.900.000 đ |
| Thành tiền | Số lượng × đơn giá. | 14.900.000 đ |
Ví dụ tờ trình xin phê duyệt đã điền
Phòng Hành chính - Nhân sự trình giám đốc duyệt mua thiết bị cho phòng họp. Người duyệt thấy ngay trích yếu, tổng tiền và thời hạn mà không cần mở hồ sơ kèm theo.
| Số tờ trình | 15/TTr-HCNS |
|---|---|
| Người đề xuất | Nguyễn Thị Lan, Phòng Hành chính - Nhân sự |
| Trích yếu | Mua máy in và máy chiếu cho phòng họp tầng 5 |
| Tổng kinh phí | 35.400.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) |
| Cần duyệt trước | 07/11/2026 để kịp hội nghị khách hàng ngày 20/11 |
Dự toán kinh phí
| Hạng mục | Quy cách | Số lượng | Đơn giá (đồng) | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|
| Máy in laser đa năng | In, scan, photo hai mặt | 2 | 8.500.000 | 17.000.000 ₫ |
| Máy chiếu phòng họp | 4.000 lumen, bảo hành 24 tháng | 1 | 14.900.000 | 14.900.000 ₫ |
| Màn chiếu điện | 120 inch | 1 | 2.300.000 | 2.300.000 ₫ |
| Lắp đặt, đi dây | Trọn gói | 1 | 1.200.000 | 1.200.000 ₫ |
| Tổng cộng | 35.400.000 ₫ |
Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất áp dụng tùy mặt hàng và thời điểm; kiểm tra mức thuế hiện hành trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách viết tờ trình xin phê duyệt trong 6 bước
- Xem hạn mức và người duyệt. Đối chiếu quy chế chi tiêu nội bộ để biết khoản chi này cần ai duyệt.
- Viết trích yếu trong một câu. Xin duyệt việc gì, cho ai, bao nhiêu tiền. Người duyệt phải hiểu ngay mà không cần đọc phụ lục.
- Nêu rõ lý do và tính cấp thiết. Giải thích hậu quả nếu không duyệt hoặc duyệt chậm.
- Lập dự toán từng hạng mục. Lấy số liệu từ báo giá, ghi rõ đã hay chưa gồm VAT và đối chiếu ngân sách còn lại.
- So sánh phương án. Hai đến ba phương án là đủ; nói rõ tiêu chí lựa chọn.
- Đính kèm hồ sơ và đặt thời hạn. Báo giá, bảng so sánh, kế hoạch ngân sách. Thời hạn hợp lý giúp tờ trình không bị để quên.
Lưu ý tại Việt Nam: lưu trữ chứng từ và quy chế nội bộ
Luật Kế toán 2015 (Điều 41) và các văn bản hướng dẫn quy định thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo từng loại, tối thiểu 5 năm hoặc 10 năm, có loại lưu trữ vĩnh viễn. Tờ trình đã được duyệt là căn cứ cho khoản chi, nên lưu cùng hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quy chế tài chính quy định rõ hạn mức và thẩm quyền phê duyệt. Người đề xuất không nên đồng thời là người phê duyệt khoản chi của chính mình.
Cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập áp dụng quy định riêng về thể thức văn bản và dự toán; mẫu này dành cho doanh nghiệp.
Nguồn
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (Luật Kế toán 2015) (cập nhật đến 1 tháng 11, 2026)
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ: hệ thống văn bản (cập nhật đến 1 tháng 11, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Hãy áp dụng quy chế nội bộ của công ty và hỏi ý kiến kế toán trưởng.
Lỗi thường gặp khi viết tờ trình
- Mua trước rồi mới trình duyệt bổ sung
- Không ghi rõ số tiền đã hay chưa bao gồm VAT
- Chia nhỏ một khoản mua thành nhiều tờ trình để dưới hạn mức
- Quên chi phí phát sinh định kỳ như bảo trì, bản quyền phần mềm
- Chỉ kèm một báo giá trong khi quy chế yêu cầu ba báo giá
- Không đặt thời hạn nên tờ trình nằm chờ trên bàn người duyệt
Câu hỏi thường gặp về mẫu tờ trình
Tờ trình khác gì tờ trình đề xuất hay công văn nội bộ?
Tờ trình đề xuất thường trình bày ý tưởng, kế hoạch chung. Tờ trình xin phê duyệt chi phí yêu cầu một quyết định cụ thể về khoản chi, có số tiền, người duyệt và ghi nhận ý kiến phê duyệt.
Mọi khoản chi đều phải làm tờ trình?
Không. Thường có hạn mức: dưới hạn mức có thể chi theo đề nghị thanh toán thông thường; trên hạn mức phải có tờ trình được duyệt trước.
Duyệt qua Zalo hoặc email có được không?
Có thể được chấp nhận nội bộ nhưng dễ thất lạc và khó kiểm tra. Quy trình phê duyệt điện tử lưu tờ trình, ý kiến và thời gian duyệt ở cùng một nơi.
Tờ trình bị từ chối thì làm gì?
Hỏi rõ lý do, điều chỉnh phạm vi hoặc thời điểm rồi trình lại, ghi số tờ trình cũ để tiện đối chiếu.
Có mở được mẫu bằng Google Docs không?
Có. File Word (.docx) mở được bằng Google Docs, LibreOffice Writer và WPS.