Workbamiขายและจัดซื้อ
แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ฟรี พร้อมตัวอย่างและวิธีกรอก
ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าเพื่อแจ้งว่ามียอดเงินที่ต้องชำระเท่าไร สำหรับสินค้าหรือบริการอะไร และต้องชำระภายในวันไหน ใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนช่วยให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าตรวจและอนุมัติจ่ายได้เร็ว ลดการโทรถามไปมาและลดหนี้ค้างชำระ
หน้านี้มีแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ทั้ง Excel และ Word ให้ดาวน์โหลดฟรี พร้อมคำอธิบายแต่ละช่อง ตัวอย่างที่กรอกแล้วพร้อมคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินตามกฎหมายไทย
ใบแจ้งหนี้คืออะไร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารทางการค้าที่แจ้งรายการสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบแล้ว จำนวนเงิน กำหนดชำระ และช่องทางการชำระเงิน ในหลายบริษัทเรียกว่าใบวางบิล เพราะใช้ประกอบการวางบิลเพื่อให้ลูกค้านำไปตั้งเบิกจ่ายตามรอบ
ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษีโดยอัตโนมัติ ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกตามประมวลรัษฎากรและต้องมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ธุรกิจจำนวนมากจึงออกเอกสารชุดรวม เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งต้องมีข้อมูลครบตามกฎหมายด้วย
ควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อไร
- เมื่อส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จและให้เครดิตลูกค้าชำระภายหลัง
- เมื่อถึงรอบวางบิลรายเดือนของลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล
- เมื่อเรียกเก็บค่าบริการรายเดือน เช่น ค่าดูแลระบบ ค่าทำความสะอาด หรือค่าเช่า
- เมื่อเรียกเก็บเงินมัดจำหรืองวดงานตามสัญญา
- เมื่อต้องรวมการส่งของหลายครั้งในเดือนเป็นยอดเดียว
แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้: แต่ละช่องกรอกอย่างไร
ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมีช่องตามตารางด้านล่าง ควรใช้รูปแบบและเลขที่เอกสารต่อเนื่องเหมือนกันทุกฉบับ เพื่อให้ลูกค้าและสำนักงานบัญชีตรวจสอบได้ง่าย
ข้อมูลหัวเอกสาร
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เลขที่ใบแจ้งหนี้ | เรียงต่อเนื่อง ไม่ซ้ำกัน | INV-2569-0215 |
| วันที่ออกและวันครบกำหนดชำระ | วันที่ออกเอกสารและวันที่ลูกค้าต้องชำระตามเครดิตเทอม | 2 พ.ย. 2569 – ครบกำหนด 2 ธ.ค. 2569 |
| ผู้ขาย | ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และสาขา | บริษัท คลีนพลัส เซอร์วิส จำกัด สำนักงานใหญ่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0105561234567 |
| ลูกค้า | ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาของลูกค้า | บริษัท ไทยเทรดดิ้ง จำกัด สาขา 00001 |
| อ้างอิง | เลขที่สัญญา ใบสั่งซื้อ (PO) หรือใบส่งของ | PO-2569-0488 |
รายการสินค้าหรือบริการ
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| รายการ | ชื่อสินค้าหรือบริการ พร้อมงวดหรือรายละเอียด | ค่าบริการทำความสะอาดสำนักงาน เดือนตุลาคม 2569 |
| จำนวนและราคาต่อหน่วย | จำนวนหน่วยและราคาต่อหน่วยก่อนภาษี | 120 ตร.ม. × 45 บาท |
| จำนวนเงินและภาษีมูลค่าเพิ่ม | จำนวนเงินก่อนภาษีและภาษี 7% ของแต่ละรายการ | 5,400 บาท – VAT 378 บาท |
| ยอดรวม | รวมก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดชำระทั้งสิ้น | 28,087.50 บาท |
การชำระเงิน
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ช่องทางชำระ | ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี ธนาคาร หรือ QR พร้อมเพย์ | ธนาคารกสิกรไทย 123-4-56789-0 บจก. คลีนพลัส เซอร์วิส |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ระบุว่าลูกค้านิติบุคคลอาจหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการ และขอหนังสือรับรองการหักภาษี | หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของค่าบริการก่อน VAT (ถ้ามี) |
| เงื่อนไข | เครดิตเทอม ค่าปรับหรือดอกเบี้ยกรณีชำระล่าช้าตามสัญญา | เครดิต 30 วัน |
| ผู้ติดต่อ | ชื่อและเบอร์โทรฝ่ายบัญชีของผู้ขาย | คุณศิริพร 02-123-4567 |
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่กรอกแล้ว
บริษัทรับทำความสะอาดออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการเดือนตุลาคมให้ลูกค้าบริษัท ประกอบด้วยค่าบริการรายเดือน ค่าซักพรม และน้ำยากับวัสดุสิ้นเปลือง คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ทุกรายการ
| เลขที่ | INV-2569-0215 ลงวันที่ 2 พ.ย. 2569 |
|---|---|
| ลูกค้า | บริษัท ไทยเทรดดิ้ง จำกัด สาขา 00001 |
| ครบกำหนดชำระ | 2 ธ.ค. 2569 โอนเข้าบัญชีบริษัท |
| อ้างอิง | ใบสั่งซื้อ PO-2569-0488 |
| ยอดชำระทั้งสิ้น | 28,087.50 บาท (26,250 บาท + VAT 1,837.50 บาท) |
รายการที่เรียกเก็บ
| รายการ | รายละเอียด | จำนวน | ราคาต่อหน่วย (บาท) | จำนวนเงิน | ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% |
|---|---|---|---|---|---|
| ค่าบริการทำความสะอาด | รายเดือน ตุลาคม 2569 | 1 | 18,500 | ฿18,500.00 | ฿1,295.00 |
| ค่าซักพรม | พื้นที่ห้องประชุม (ตร.ม.) | 120 | 45 | ฿5,400.00 | ฿378.00 |
| น้ำยาและวัสดุสิ้นเปลือง | ตามรายการแนบ | 1 | 2,350 | ฿2,350.00 | ฿164.50 |
| รวม | ฿26,250.00 | ฿1,837.50 |
ตรวจทาน: 26,250 บาท + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 1,837.50 บาท = 28,087.50 บาท หากลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย ยอดโอนจริงจะน้อยกว่านี้ และควรได้รับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพื่อใช้ยื่นภาษี
ดาวน์โหลดฟรี
ฟรี ไม่ต้องสมัคร เปิดได้ใน Excel, Google ชีต, Numbers, Word และ LibreOffice
เปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน Nobami ออฟฟิศบนเว็บ แล้วแก้ไขได้ทันที
วิธีออกใบแจ้งหนี้ 6 ขั้นตอน
- ตรวจสัญญา ใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อ จำนวน ราคา และเงื่อนไขต้องตรงกับที่ลูกค้าอนุมัติ และใส่เลขที่ PO ของลูกค้าเสมอ เพราะฝ่ายบัญชีลูกค้ามักใช้จับคู่เอกสาร
- ออกเลขที่เอกสารถัดไป ใช้เลขที่ต่อเนื่องไม่ซ้ำ หากออกผิดให้ยกเลิกและออกใหม่โดยมีหลักฐานอ้างอิง ไม่ลบทิ้ง
- กรอกข้อมูลผู้ขายและลูกค้าให้ครบ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา ต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัทหรือข้อมูลที่ลูกค้าแจ้ง
- ใส่รายการและคำนวณภาษี จำนวน × ราคาต่อหน่วย = จำนวนเงิน แล้วคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% และยอดรวม ตรวจการปัดเศษสตางค์
- ระบุวันครบกำหนดและช่องทางชำระ ระบุเลขบัญชี ชื่อบัญชี และแจ้งเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ชัด เพื่อให้ยอดโอนตรงกัน
- ส่งเอกสารและติดตามการชำระ วางบิลตามรอบของลูกค้า เมื่อได้รับเงินแล้วออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีตามที่กฎหมายกำหนด
ข้อควรรู้ในประเทศไทย: ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้น และใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีรายการตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร ชื่อ ชนิด ปริมาณ และมูลค่าสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีที่แยกออกจากมูลค่า และวันเดือนปีที่ออก ใบแจ้งหนี้ทั่วไปที่ไม่มีรายการเหล่านี้จึงใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้
สำหรับการให้บริการ ความรับผิดเสียภาษีมูลค่าเพิ่มโดยทั่วไปเกิดเมื่อได้รับชำระเงิน จึงนิยมออกใบแจ้งหนี้ก่อน แล้วออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินเมื่อรับเงิน ส่วนการขายสินค้าความรับผิดมักเกิดเมื่อส่งมอบ อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้อยู่คือร้อยละ 7 ตามพระราชกฤษฎีกาลดอัตราที่ขยายเวลาเป็นระยะ ควรตรวจสอบอัตราปัจจุบันจากกรมสรรพากร
ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลมักหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายค่าบริการ และต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้ขาย ผู้ประกอบการที่ต้องการลดงานเอกสารกระดาษสามารถใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ของกรมสรรพากรได้
แหล่งอ้างอิง
- กรมสรรพากร (The Revenue Department) (ตรวจสอบเมื่อ 2 พฤศจิกายน 2569)
- กรมสรรพากร: ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt (ตรวจสอบเมื่อ 2 พฤศจิกายน 2569)
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมาย อัตราภาษีและรายละเอียดใบกำกับภาษีอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือสำนักงานบัญชีของท่าน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในใบแจ้งหนี้
- ใช้ใบแจ้งหนี้แทนใบกำกับภาษีทั้งที่ข้อมูลไม่ครบตามมาตรา 86/4
- ไม่ระบุสาขาหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า ทำให้ลูกค้าใช้เอกสารไม่ได้
- ไม่ใส่เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า ทำให้ฝ่ายบัญชีลูกค้าตั้งเบิกไม่ได้
- คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มหรือการปัดเศษสตางค์ผิด
- ไม่แจ้งเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย ทำให้ยอดเงินเข้าบัญชีไม่ตรงและติดตามยาก
- ส่งใบแจ้งหนี้ช้ากว่ารอบวางบิล ทำให้ได้รับเงินช้าไปอีกหนึ่งรอบ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร
ใบแจ้งหนี้แจ้งยอดที่ต้องชำระ ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารภาษีที่ผู้จด VAT ต้องออกตามกฎหมาย ส่วนใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว สามารถรวมเป็นเอกสารชุดเดียวได้หากข้อมูลครบตามกฎหมาย
ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลเหมือนกันไหม
ในทางปฏิบัติมักใช้แทนกัน ใบวางบิลอาจรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับเพื่อวางบิลครั้งเดียวตามรอบของลูกค้า
ร้านที่ไม่ได้จด VAT ออกใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่
ได้ แต่ห้ามเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มและห้ามออกใบกำกับภาษี ให้แสดงเฉพาะราคาสินค้าหรือบริการ
ใบแจ้งหนี้ต้องประทับตราบริษัทหรือไม่
กฎหมายไม่บังคับให้ประทับตรา แต่ลูกค้าบางรายกำหนดให้มีตราและลายมือชื่อผู้มีอำนาจ ควรสอบถามเงื่อนไขการวางบิลของลูกค้า
ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร
ใบเสนอราคาเสนอราคาก่อนลูกค้าตัดสินใจซื้อ ส่วนใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบแล้วตามราคาที่ตกลง