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Stundenzettel Vorlage (Excel) kostenlos mit Beispiel und Regeln
Ein Stundenzettel hält fest, wann jemand angefangen und aufgehört hat, wie lange die Pause war und wie viele Stunden daraus werden. Er ist die Grundlage für die Lohnabrechnung, für Überstundenkonten und für die Arbeitszeiterfassung, die Arbeitgeber in Deutschland seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 sicherstellen müssen.
Hier finden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage mit automatischen Summen, eine Erklärung jeder Spalte, eine ausgefüllte Beispielwoche, eine einfache Routine für den Alltag und die wichtigsten Regeln aus Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz.
Was ist ein Stundenzettel?
Der Stundenzettel (auch Stundennachweis oder Arbeitszeitnachweis) ist eine Tabelle für eine Woche oder einen Monat. Jede Zeile steht für einen Arbeitstag mit Beginn, Ende, Pausendauer und den daraus berechneten Arbeitsstunden. Unten stehen die Summen, die Abweichung zur vertraglichen Arbeitszeit sowie die Unterschriften von Mitarbeiter und Vorgesetztem.
Er ist nicht dasselbe wie eine Anwesenheitsliste, die nur anwesend, abwesend oder Urlaub vermerkt, und auch kein Tagesbericht, der Tätigkeiten beschreibt. Der Stundenzettel beantwortet nur eine Frage: Wie viele Stunden wurden wann gearbeitet? Deshalb dient er für Lohn, Überstunden, Projektabrechnung und den Nachweis gegenüber Behörden.
Wann braucht man einen Stundenzettel?
- Für Minijobber und Beschäftigte in Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz
- Wenn Überstunden oder Gleitzeit über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden
- Für Teilzeitkräfte und Aushilfen mit wechselnden Einsätzen
- Wenn Arbeitszeit nach Projekten oder Kunden abgerechnet wird
- Solange noch kein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt ist
Felder der Stundenzettel Vorlage
Die Excel-Datei enthält diese Felder. Stunden werden als Dezimalzahl eingetragen (7,5 = 7 Std. 30 Min.), damit die Summen stimmen.
Kopfdaten
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Vor- und Nachname, Personalnummer. | Lena Becker, Pers.-Nr. 2087 |
| Abteilung | Team, Standort oder Kostenstelle. | Lager, Standort Kassel |
| Zeitraum | Kalenderwoche oder Monat mit Datum. | KW 45, 2.–6. November 2026 |
| Vertragliche Arbeitszeit | Wochenstunden laut Arbeitsvertrag. | 40 Stunden |
| Vorgesetzter | Person, die den Stundenzettel abzeichnet. | Thomas Wagner, Lagerleitung |
Tageszeilen
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Ein Arbeitstag pro Zeile. | Mo., 2.11. |
| Beginn und Ende | Tatsächliche Uhrzeiten, nicht der Dienstplan. | 08:00 – 16:30 |
| Pause (Min.) | Summe der unbezahlten Pausen. | 30 |
| Arbeitsstunden | Ende minus Beginn minus Pause, als Dezimalzahl. | 8 |
| Überstunden | Bei Wochen- oder Monatskonten pro Tag 0 lassen und unten saldieren. | 0 |
Summen und Freigabe
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Wochensumme | Summe aller Arbeitsstunden. | 40,25 Stunden |
| Saldo | Differenz zur vertraglichen Arbeitszeit, Übertrag aufs Arbeitszeitkonto. | +0,25 Stunden |
| Projektaufteilung | Optional: Stunden je Projekt oder Kunde. | Inventur 12 Std., Wareneingang 28,25 Std. |
| Unterschriften | Mitarbeiter und Vorgesetzter mit Datum. | Geprüft am 6.11.2026 |
Beispiel: ausgefüllter Stundenzettel
Woche einer Lagermitarbeiterin mit 40-Stunden-Vertrag. Pausen entsprechen § 4 ArbZG, der Saldo wird am Ende der Woche gebildet.
| Mitarbeiterin | Lena Becker, Lager Kassel |
|---|---|
| Zeitraum | KW 45, 2.–6. November 2026 |
| Vertragliche Arbeitszeit | 40 Stunden pro Woche |
| Gearbeitet | 40,25 Stunden |
| Saldo | +0,25 Stunden aufs Arbeitszeitkonto |
Stunden dieser Woche
| Datum | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Arbeitsstunden | Überstunden |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo., 2.11. | 08:00 | 16:30 | 30 | 8 | 0 |
| Di., 3.11. | 08:00 | 17:30 | 45 | 8,75 | 0 |
| Mi., 4.11. | 07:30 | 16:00 | 30 | 8 | 0 |
| Do., 5.11. | 08:00 | 18:15 | 45 | 9,5 | 0 |
| Fr., 6.11. | 08:00 | 14:00 | 0 | 6 | 0 |
Rechnung: 8 + 8,75 + 8 + 9,5 + 6 = 40,25 Std. Gegenüber 40 Vertragsstunden ergibt sich ein Plus von 0,25 Std. Am Freitag sind genau 6 Std. ohne Pause zulässig, weil § 4 ArbZG eine Pause erst bei mehr als 6 Std. verlangt.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
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Stundenzettel führen in 5 Schritten
- Zeitraum und Sollzeit festlegen. Woche oder Monat sowie die Vertragsstunden eintragen. Daran misst sich jedes Plus oder Minus.
- Täglich eintragen. Beginn, Ende und Pause am selben Tag notieren, nicht am Freitag aus dem Gedächtnis. Beim Mindestlohn gilt eine Frist von sieben Tagen.
- In Dezimalstunden rechnen. 7 Std. 45 Min. sind 7,75. So rechnet Excel die Summen richtig.
- Wochensaldo bilden. Summe mit der Sollzeit vergleichen und das Ergebnis aufs Arbeitszeitkonto übertragen oder als Überstunden ausweisen.
- Abzeichnen und aufbewahren. Mitarbeiter und Vorgesetzter unterschreiben. Die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Rechtliche Hinweise für Deutschland
Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten; sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Bei mehr als 6 bis zu 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden von 45 Minuten vorgeschrieben (§ 4 ArbZG).
Arbeitgeber müssen die über 8 Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind sie darüber hinaus verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen.
Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein sauber geführter Stundenzettel erfüllt diese Anforderungen, wenn er vollständig und zeitnah ausgefüllt wird.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 3 ArbZG (Arbeitszeit) (Stand 3. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 4 ArbZG (Ruhepausen) (Stand 3. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise) (Stand 3. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 17 MiLoG (Dokumentation) (Stand 3. November 2026)
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.
Häufige Fehler
- Dienstplanzeiten statt tatsächlicher Zeiten eintragen
- Minuten und Dezimalzahlen mischen (7,30 statt 7,5)
- Pausen nicht abziehen oder bei über 6 Stunden ganz weglassen
- Den Stundenzettel erst am Monatsende aus dem Gedächtnis ausfüllen
- Überstunden ohne Freigabe oder ohne Übertrag aufs Arbeitszeitkonto
- Nachweise vor Ablauf von zwei Jahren entsorgen
Häufige Fragen zum Stundenzettel
Ist ein Stundenzettel Pflicht?
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen (BAG 1 ABR 22/21). Die Form ist bisher nicht vorgeschrieben; ein Stundenzettel auf Papier oder in Excel ist zulässig, solange er vollständig und zeitnah geführt wird.
Wie rechne ich Minuten in Dezimalstunden um?
Minuten durch 60 teilen: 15 Min. = 0,25, 30 Min. = 0,5, 45 Min. = 0,75. 8 Std. 45 Min. sind also 8,75.
Zählen Pausen zur Arbeitszeit?
Ruhepausen nach § 4 ArbZG sind keine Arbeitszeit und werden abgezogen. Kurze Unterbrechungen, in denen man arbeitsbereit bleibt, können anders zu bewerten sein; im Zweifel gilt Ihre Betriebsvereinbarung.
Was unterscheidet Stundenzettel, Anwesenheitsliste und Tagesbericht?
Die Anwesenheitsliste zeigt anwesend oder abwesend, der Tagesbericht beschreibt Tätigkeiten, der Stundenzettel zählt die gearbeiteten Stunden für Lohn und Arbeitszeitkonto.
Funktioniert die Vorlage in LibreOffice oder Google Tabellen?
Ja. Die .xlsx-Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice Calc, Numbers und Google Tabellen, die Summenformeln bleiben erhalten.