WorkbamiRR. HH. y asistencia
Plantilla de registro de horas gratis con ejemplo semanal
Un registro de horas (hoja de horas o timesheet) recoge cada día a qué hora empezó y terminó a trabajar cada persona, cuánto duraron las pausas y cuántas horas fueron extraordinarias, normalmente por semanas o por meses. Es la base para pagar bien las horas extra, controlar los límites de jornada y repartir el coste de personal entre proyectos o clientes.
En esta página tienes una plantilla de Excel gratuita, la explicación de cada campo, un ejemplo completo de una semana, los pasos para mantenerla al día en diez minutos y los errores más habituales, además de las reglas básicas del registro de jornada en España.
¿Qué es un registro de horas?
Es una tabla con una fila por día de trabajo: fecha, hora de entrada, hora de salida, pausa no retribuida, horas trabajadas y horas extra, con los totales semanales o mensuales al final. A diferencia de una lista de asistencia, que solo indica quién estuvo presente, el registro de horas mide cuánto se trabajó. Y a diferencia de un informe diario, no describe las tareas, sino la duración de la jornada.
En equipos pequeños basta una hoja de cálculo, pero conforme crece la plantilla el circuito de aprobación importa tanto como los números: la persona registra sus horas, su responsable las revisa cada semana y nóminas solo usa registros aprobados.
¿Cuándo necesitas un registro de horas?
- Para calcular y compensar correctamente las horas extraordinarias
- Con horario flexible, turnos o teletrabajo, cuando cada persona entra a una hora distinta
- Para facturar por horas o imputar costes de personal a proyectos
- Para comprobar que nadie supera de forma continuada la jornada máxima
- Para cumplir la obligación legal de registro diario de jornada
Cómo rellenar la plantilla de registro de horas
El archivo de Excel incluye estos campos. Anota las horas reales de entrada y salida, las pausas en minutos y deja que las fórmulas calculen los totales.
Datos de la persona y del periodo
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre y n.º de empleado | Nombre completo y número para que nóminas pueda cruzar los datos. | Lucía Fernández (E-318) |
| Departamento / puesto | Área, puesto y, si procede, cliente o proyecto. | Atención al Cliente, soporte técnico |
| Periodo | Semana o mes al que corresponde el registro. | 26/10/2026 – 01/11/2026 |
| Jornada pactada | Horas diarias y semanales según contrato o convenio. | 8 h/día, 40 h/semana |
| Responsable que aprueba | Persona que revisa y valida las horas. | Javier Ortega, coordinador de soporte |
Registro diario (tabla)
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Día y fecha. Deja también la fila de festivos y vacaciones. | Mar 28/10 |
| Entrada / salida | Hora real de inicio y fin en formato 24 h. | 09:00 / 20:00 |
| Pausa (min) | Tiempo de descanso no retribuido en minutos. | 60 |
| Horas trabajadas | Salida menos entrada menos pausa. | 10 |
| Horas extra | Horas por encima de la jornada pactada y quién las autorizó. | 2 (autorizadas) |
| Observaciones / proyecto | Trabajo nocturno o en festivo, código de proyecto, motivo de las horas extra. | Migración del cliente A |
Totales y firma
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Totales de la semana | Suma de horas trabajadas, ordinarias y extraordinarias. | 43,5 h en total, 3,5 h extra |
| Firma y fecha de aprobación | Conformidad de la persona y validación del responsable. | L. Fernández / J. Ortega, 02/11 |
Ejemplo de registro de horas
Semana de una técnica de soporte. El martes y el jueves se alargó la jornada por la migración de un cliente; ambas prolongaciones se autorizaron antes.
| Persona | Lucía Fernández, Atención al Cliente |
|---|---|
| Periodo | Lunes 27 a viernes 31 de octubre de 2026 |
| Jornada pactada | 8 h/día, 40 h/semana |
| Totales | 43,5 h trabajadas: 40 ordinarias + 3,5 extraordinarias |
| Aprobado por | Javier Ortega el 02/11 |
Horas de esta semana
| Fecha | Entrada | Salida | Pausa (min) | Horas trabajadas | Horas extra |
|---|---|---|---|---|---|
| Lun 27/10 | 09:00 | 18:00 | 60 | 8 | 0 |
| Mar 28/10 | 09:00 | 20:00 | 60 | 10 | 2 |
| Mié 29/10 | 08:30 | 17:30 | 60 | 8 | 0 |
| Jue 30/10 | 09:00 | 19:30 | 60 | 9,5 | 1,5 |
| Vie 31/10 | 09:00 | 18:00 | 60 | 8 | 0 |
Horas trabajadas = salida − entrada − pausa; horas extra = lo que supera 8 h al día. Total semanal: 43,5 h, de las que 3,5 h son extraordinarias.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo llevar el registro de horas en 10 minutos a la semana
- Escribe la jornada pactada y las reglas de pausa arriba. Así queda claro desde dónde empiezan las horas extraordinarias.
- Anota las horas reales cada día. Rellenar la semana de memoria el viernes provoca errores. Registra entrada y salida antes de irte.
- Resta las pausas no retribuidas. Deja que la hoja calcule salida − entrada − pausa en lugar de escribir el total a mano.
- Separa horas extra, nocturnas y festivas. Suelen compensarse de forma distinta; anótalas aparte junto con quién las autorizó.
- Revisa el total semanal. Si alguien va camino de superar los límites, ajusta la planificación de la semana siguiente.
- Aprueba, bloquea y envía a nóminas. Nóminas usa solo registros aprobados. Cualquier corrección lleva motivo y fecha.
España: jornada, registro diario y horas extra
La duración máxima de la jornada ordinaria es de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores). Desde 2019, la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y fin de cada persona, y conservarlo durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo (artículo 34.9).
Las horas extraordinarias no pueden superar 80 al año, salvo las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes, y se retribuyen o compensan según el convenio o el contrato (artículo 35).
En Latinoamérica los límites de jornada y los recargos por horas extra varían según el país; consulta la normativa laboral local.
Fuentes
- BOE: Estatuto de los Trabajadores (arts. 34 y 35) (consultado el 3 de noviembre de 2026)
Información general, no asesoramiento jurídico. Los convenios colectivos pueden fijar condiciones distintas; consulta a tu asesoría laboral.
Errores frecuentes en el registro de horas
- Escribir cada día el mismo 09:00–18:00 en lugar de las horas reales
- Contar toda la estancia como trabajo sin restar las pausas no retribuidas
- Mezclar horas extra, nocturnas y festivas en una sola columna
- Enviar a nóminas registros sin aprobar o modificarlos después sin dejar constancia
- Borrar las filas de vacaciones y que los totales no cuadren con el control de ausencias
Preguntas frecuentes sobre el registro de horas
¿Qué diferencia hay entre registro de horas, control de asistencia e informe diario?
El control de asistencia indica si alguien estuvo presente, el informe diario describe las tareas y el registro de horas anota la entrada, la salida, las pausas y las horas extra para nóminas y control de jornada.
¿Cómo se calculan las horas trabajadas?
Hora de salida menos hora de entrada, menos las pausas no retribuidas. De 09:00 a 18:00 con una hora de pausa son 8 horas. La plantilla lo calcula con una fórmula.
¿Sirve esta plantilla como registro de jornada obligatorio?
Puede servir si recoge cada día la hora de inicio y fin, no se modifica sin control y se conserva cuatro años. Muchas empresas usan además un sistema digital para garantizar su fiabilidad.
¿Registro semanal o mensual?
El semanal detecta antes errores y excesos; el mensual facilita la nómina. Lo habitual es aprobar por semanas y totalizar por meses.
¿Puedo usarla en Google Sheets?
Sí. El archivo .xlsx se abre en Google Sheets, Numbers y LibreOffice, y las fórmulas de totales siguen funcionando.