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勤務表テンプレート無料ダウンロードと書き方・記入例
勤務表（勤怠表・タイムシート）は、社員が毎日何時に仕事を始めて何時に終えたか、休憩は何分か、時間外・深夜・休日労働があったかを、週や月ごとにまとめる表です。割増賃金の計算や36協定の上限管理、プロジェクト別の工数集計の根拠になります。
このページでは、すぐに使えるExcelテンプレート、項目ごとの書き方、1週間の記入例、10分でまとめる手順、よくある間違い、日本の労働基準法で押さえるべきルールを紹介します。
勤務表とは？
勤務表は、社員ごとに日付、始業・終業時刻、休憩時間、実労働時間、時間外労働を1行ずつ記録し、週・月の合計を出す書類です。出勤の有無だけを記す出勤簿とは違い、「何時間働いたか」を数字で残すことが目的です。業務内容を書く日報とも役割が異なります。
小さな会社ではExcel1枚から始めますが、人数が増えると承認の流れが大切になります。本人が毎日記録し、上長が週ごとに確認・承認し、給与担当者が月末に承認済みの数字だけを集計する、という流れを決めておくとトラブルを防げます。
勤務表はいつ使う？
- 時間外・深夜・休日労働の割増賃金を正しく計算したいとき
- 36協定の上限（原則月45時間・年360時間）を超えていないか確認するとき
- フレックスタイムやシフト勤務、在宅勤務で始業時刻が人によって違うとき
- 顧客やプロジェクトごとに工数を集計・請求するとき
- パート・アルバイトの勤務時間を管理するとき
勤務表テンプレートの項目と書き方
ダウンロードできるExcelファイルには次の項目が入っています。時刻は実際の時刻を分単位で入力し、合計は計算式に任せましょう。
基本情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 氏名・社員番号 | 同姓同名と区別できるよう社員番号も書きます。 | 佐藤 美咲（S-0215） |
| 所属・職種 | 部署、職種、担当プロジェクトを書きます。 | カスタマーサポート部 |
| 対象期間 | 週単位なら月曜〜日曜、月単位なら1日〜末日。 | 2026/10/26〜11/1 |
| 所定労働時間 | 雇用契約・就業規則で定めた1日・1週の時間。 | 1日8時間・週40時間 |
| 承認者 | 勤務時間を確認・承認する上長。 | サポート課長 高橋 健 |
日ごとの記録（表）
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 日付 | 日付と曜日。休日・休暇の日も行を残します。 | 10/28（火） |
| 始業・終業時刻 | 実際に業務を始めた・終えた時刻を24時間表記で。 | 9:00 / 20:00 |
| 休憩（分） | 昼休みなど労働時間から除く休憩時間。 | 60 |
| 実労働時間 | 終業 − 始業 − 休憩で計算します。 | 10 |
| 時間外 | 1日8時間を超えた時間。事前承認の有無も残します。 | 2（事前承認） |
| 備考（深夜・休日・案件） | 22時〜5時の深夜労働、休日労働、案件名など。 | A社システム移行対応 |
合計と承認
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 週合計 | 実労働、時間外、深夜、休日の時間をそれぞれ合計。 | 実労働43.5時間・時間外3.5時間 |
| 確認・承認日 | 本人確認と上長の承認日を残します。 | 佐藤／高橋 11/2承認 |
勤務表の記入例
カスタマーサポート担当者の1週間の例です。火曜と木曜にシステム移行対応で残業があり、いずれも事前に承認を得ています。
| 氏名 | カスタマーサポート部 佐藤 美咲 |
|---|---|
| 期間 | 2026年10月27日（月）〜10月31日（金） |
| 所定労働時間 | 1日8時間・週40時間 |
| 週合計 | 実労働43.5時間（所定40時間＋時間外3.5時間） |
| 承認 | サポート課長 高橋 健（11/2） |
今週の勤務時間
| 日付 | 始業 | 終業 | 休憩（分） | 実労働時間 | 時間外 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10/27（月） | 9:00 | 18:00 | 60 | 8 | 0 |
| 10/28（火） | 9:00 | 20:00 | 60 | 10 | 2 |
| 10/29（水） | 8:30 | 17:30 | 60 | 8 | 0 |
| 10/30（木） | 9:00 | 19:30 | 60 | 9.5 | 1.5 |
| 10/31（金） | 9:00 | 18:00 | 60 | 8 | 0 |
計算ルール：実労働時間＝終業−始業−休憩、時間外＝1日8時間を超えた部分。週合計は実労働43.5時間、時間外3.5時間です。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
勤務表を10分でまとめる手順
- 所定労働時間と休憩のルールを最初に書きます。 雇用契約や就業規則の1日・1週の時間を上に書いておくと、どこからが時間外か明確になります。
- 毎日、退勤前に実際の時刻を記録します。 週末にまとめて記憶で書くと誤差が出ます。入退室記録やPCのログと大きくずれないようにしましょう。
- 休憩を引いて実労働時間を計算します。 Excelの計算式で自動計算し、手で数字を上書きしないようにします。
- 時間外・深夜・休日を分けて記録します。 割増率が違うため同じ欄に混ぜず、承認者も備考に残します。
- 週合計を出して36協定の上限を確認します。 月45時間に近づきそうなら、翌週の予定をすぐに調整します。
- 上長の承認後、月末に給与担当へ渡します。 承認済みの記録だけを給与に反映し、修正は理由と日付を残します。
日本の労働基準法で押さえるべきポイント
法定労働時間は休憩を除き1日8時間・1週40時間です（労働基準法第32条）。これを超えて働かせるには36協定の締結・届出が必要で、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。
休憩は労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を与える必要があります（第34条）。時間外労働には25%以上、月60時間を超える部分には50%以上の割増賃金が必要です（第37条）。
使用者は労働時間を客観的な方法で把握することが求められ、出勤簿などの労働関係の記録は5年間（当分の間は3年間）保存する義務があります（第109条）。
出典
- e-Gov法令検索：労働基準法（第32条・第34条・第37条・第109条） (2026年11月3日時点)
- 厚生労働省：時間外労働の上限規制 (2026年11月3日時点)
本ページは2026年11月3日時点の一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。変形労働時間制などの特例もあるため、就業規則や社会保険労務士の案内を優先してください。
勤務表でよくある間違い
- 実際の時刻ではなく毎日「9:00〜18:00」と同じ時刻を書いてしまう
- 休憩を引かずに出社から退社までを労働時間にしてしまう
- 時間外・深夜・休日を同じ欄に混ぜ、割増賃金の計算を誤る
- 承認前の勤務表を給与に反映したり、承認後に黙って修正したりする
- 休暇の日の行を消して、月合計と休暇記録が合わなくなる
勤務表のよくある質問
勤務表と出勤簿、日報の違いは？
出勤簿は出勤・欠勤の確認、日報はその日の業務内容の報告です。勤務表は始業・終業・休憩・時間外を時間単位で記録し、給与計算と労働時間管理に使います。
残業時間はどう計算しますか？
1日8時間または週40時間を超えた時間が時間外労働です。勤務表で時間外・深夜・休日を分けて合計しておくと、割増賃金を計算しやすくなります。
休憩時間も記録する必要がありますか？
はい。休憩は労働時間から除かれるため、記録しないと実労働時間がわかりません。6時間超で45分、8時間超で1時間が最低基準です。
勤務表は何年保存しますか？
出勤簿など労働関係の記録は5年間（当分の間は3年間）の保存義務があります。
GoogleスプレッドシートやNumbersで使えますか？
はい。.xlsxファイルはGoogleスプレッドシートやNumbersでも開け、合計の計算式もそのまま使えます。